La pesadilla de los 200 'e-mails' diarios

Lo que fue una herramienta de comunicación eficaz se está convirtiendo en una pesadilla para muchos empleados, que ven cómo se alargan las jornadas laborales debido a los requerimientos de atención del correo electrónico. Para paliar la angustia de los 200 e-mails diarios, Hewlett-Packard (HP) acaba de poner en el mercado español un producto informático para empresas que permite el almacenamiento de correos, así como recuperar los que fueron borrados por saturación del buzón.

El usuario apenas nota diferencias en la pantalla de su buzón, salvo dos rasgos que atenuarán su desasosiego. Por un lado, un icono que indica que un correo determinado ha sido enviado al nuevo almacén. La política decidida por la empresa es la que fija cuáles deben ser migrados hacia él. Por ejemplo, en función de su peso (pongamos más de dos megas, o por encima de cinco). O en el caso de que contenga varios archivos de diferentes formatos (texto en pdf más fotos en jpg, por mencionar una posibilidad de correo con bastante resolución). El usuario puede acceder al nuevo espacio de almacenamiento en todo momento. La ventaja es que los correos que se desvían hacia él no ocupan espacio en el buzón personal. Además, los e-mails migrados cuentan siempre con una clave particular que impide el acceso y manipulación por terceros.

Los correos electrónicos que se desvían hacia el nuevo espacio de almacenamiento no ocupan memoria en el buzón personal del usuario

La segunda diferencia en el buzón del usuario viene determinada por un botón de búsqueda. Al hacer clic en él, se activa una pantalla gráfica con la que acceder a toda la información archivada en la nueva plataforma de almacenamiento. Las búsquedas se pueden hacer por múltiples sistemas, incluyendo cadenas de texto o palabras sueltas. Por ejemplo, se puede escribir "recursos humanos", o el nombre de un cliente del que se quiere recuperar información que no se leyó en su día por falta de tiempo, y aparece una lista con todos los correos que contienen las palabras o los nombres buscados. También se pueden seleccionar formatos (sólo archivos de word, por poner un caso) y acotar las fechas (últimos cinco meses).

Otra ventaja, subrayada por Ignacio Aranda, consultor de Almacenamiento de HP, es que, al garantizar la integridad del correo original, se encuentra disponible en todo momento como prueba legal ante un posible litigio. "Si el usuario modifica el correo inicial, se crea un segundo documento, con nueva fecha, que sirve como prueba de su alteración", señala.