Documentación bajo llave

Todo el mundo tiene en su casa papeles y documentos que en realidad son un estorbo, pero que nadie se atreve a tirar. Apuntes, trabajos, fotografías, libros o cartas. Ocupan cajones, estanterías y hasta habitaciones enteras. Las empresas y las administraciones públicas no guardan la documentación por puro placer: la ley las obliga a conservarla, lo que supone un verdadero problema de espacio. Archivos de Andalucía (www.archivosdeandalucia.com), una empresa con sedes en Cádiz y Sevilla, está especializada en gestión y custodia de archivos. En las dos naves que tienen en estas localidades guardan alrededor de 25 millones de folios de 30 empresas diferentes.

Hace tres años nació esta empresa, fruto de la experiencia de sus promotores en la gestión y custodia de información. Los 15 trabajadores de Archivos de Andalucía se encargan de todo el proceso, que va desde la recogida hasta su entrega a domicilio en caso de que sea solicitada. Una vez que una empresa o particular decide recuperar el espacio que ocupan sus papeles, Archivos de Andalucía hace el inventariado en sus instalaciones, recoge la documentación, la traslada a los centros de custodia, la ordena y la guarda. Además de las dos naves, que suman unos 1.000 metros cuadrados, tiene varios centros de custodia y oficinas en Cádiz, Sevilla y también en Jerez de la Frontera.

"El coste de los espacios dedicados a archivos repercute en las cuentas de resultados"

José Berasaluce, socio director de Archivos de Andalucía, explica que las empresas y organizaciones dedican metros y metros cuadrados a guardar sus archivos, lo que supone una gran pérdida de tiempo y dinero. Según sus cuentas, la documentación se duplica cada tres años aproximadamente y con esa misma rapidez se va acumulando. "Esto conlleva problemas de organización, obliga a duplicar archivos y la confidencialidad es escasa. Además, a veces es vital encontrar un papel rápidamente, lo que conlleva una pérdida de tiempo. Valiosos profesionales dedican horas a las tareas de archivos, cuando en realidad su especialización es otra distinta. Nosotros garantizamos que, en una hora, podemos servir la documentación si es necesario".

En cualquier momento, los clientes pueden solicitar que se les haga llegar una determinada documentación. Hay dos posibilidades: que la reciban en mano o que la puedan consultar por Internet. Para ello se ha puesto en marcha Archivalia, un sistema de información interactivo.

Utilizando una clave, los clientes pueden consultar en tiempo real en qué situación se encuentran sus archivos, hacer listados, estadísticas e inventarios y pedir que se les mande algún documento. La confidencialidad está garantizada, tanto en Internet como en las naves de Sevilla y Cádiz que albergan la documentación. "Hay gente que alquila garajes y cocheras para guardar sus papeles y no tienen ninguna seguridad", afirma Berasaluce. "El coste de los espacios dedicados a archivos repercuten en las cuentas de resultados".

El precio de cada archivador es de nueve céntimos al mes y cada uno de ellos puede albergar alrededor de 500 folios. "Nosotros se los ordenamos y custodiamos en naves de altísima seguridad. Cada archivo queda guardado en una caja y cada una de ellas tiene una codificación secreta", añade. Además, el cliente puede optar por poner una fecha de caducidad a su contrato. Una vez que éste expire y si no hay renovación, se procede a la destrucción certificada de los documentos una vez que el usuario ha accedido por escrito a que se realice dicha destrucción.

Los sistemas de seguridad incluyen un circuito cerrado de televisión durante las 24 horas del día, un sistema de detección y extinción de incendios, acceso restringido a las naves y la prohibición de fumar en todas las instalaciones.

Entre sus 30 clientes hay pequeñas y medianas empresas, despachos, administraciones públicas, hospitales públicos y privados, consultoras, colegios profesionales, bancos y cajas de ahorro o sociedades industriales. En el caso de los documentos hospitalarios, la empresa gestiona y organiza los archivos clínicos activos y los pasivos.

Archivos de Andalucía también organiza cursos monográficos de gestión de archivo, de posgrado y para Formación Profesional Ocupacional, así como seminarios especializados.

José Berasaluce se cansó de enviar currículos. Archivero de profesión, se dio cuenta de que nadie estaba dispuesto a contratarle. Pero, ¿contratarían sus servicios si él fuera una empresa? "Nadie en la carrera te enseña a hacer esto, pero es cuestión de echarle imaginación", afirma. Transformó sus conocimientos en actividad productiva, algo que él denomina "la segunda modernización" y nació Archivos de Andalucía.

Ahora, la empresa factura más de 156.000 euros al año y baraja planes de expansión. El objetivo es abrir una nueva nave, una sede en Córdoba y organizar un sistema de franquicias que se ubicarían por toda Andalucía.