Contra las cadenas de email demasiado largas: qué hacer para mantener los correos del trabajo a raya

Suele suceder al terminar las vacaciones y es algo que puede prolongarse en las primeras semanas de trabajo, incluso, acabar arrastrándose meses y meses. Hablamos de ese globito rojo que señala los correos electrónicos pendientes de abrir, esos que no hemos atendido aún y que están ahí, esperándonos, acusándonos desde el icono del email de nuestro teléfono u ordenador, recordándonos todo lo que tenemos pendiente por hacer. «2.634 mensajes sin leer». Según Noysi, una plataforma cuyo objetivo es conseguir el “zero email”, al volver a la oficina después de tres semanas de vacaciones nos esperan 30 horas de gestión de emails, o lo que es lo mismo, cinco jornadas laborales dedicadas solamente a abrir, contestar y cerrar correos electrónicos. El dato lo sacan considerando la media de 80 emails recibidos al día por parte de un trabajador medio de una oficina y al estimar que el tiempo medio en abrirlo y cerrarlo ronda los 90 segundos. Tras un parón de 15 días laborables, es lo que hay. 1200 correos esperando, mientras siguen llegando los nuevos.

La gestión del tiempo y el estrés derivado de esa llamada de atención constante son dos factores que influyen directamente en la productividad de nuestro trabajo, pero también en nuestro grado de satisfacción laboral. Como dice Alejandro Montealegre, director de MRC International People Training, una firma especializada en el desarrollo de profesionales -experto en Experiencia de Empleado, Desarrollo de Carreras, Formación y Selección, y con 15 años de experiencia en multinacionales de Consultoría de RRHH– la gestión organizacional pero también personal del tiempo en el trabajo puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso.

Para Eva Porto Soto, psicóloga especializada en RR.HH. con experiencia en el área de selección con más de un millón y medio de seguidores entre TikTok e Instagram (donde enseña trucos para orientar la carrera profesional), la clave para tener un email organizado está en aprender a priorizar. “Priorizar los correos electrónicos es clave para una gestión eficaz de la bandeja de entrada. Puedes priorizarlos en función de su importancia y urgencia. Por ejemplo, los correos electrónicos de tu jefe o clientes pueden considerarse de alta prioridad, mientras que los boletines informativos o emails promocionales pueden tener una prioridad baja. Una vez que los hayas priorizado, es importante tratarlos en consecuencia. Si un correo electrónico requiere una acción inmediata, respóndelo de inmediato. Si puede esperar, guárdalo para más adelante. Esto también puede ayudarte a mantenerte concentrado en tu trabajo y al mismo tiempo estar al tanto de las comunicaciones importantes”.

Qué hacer para no llegar a los cientos de emails pendientes

Lo primero que resalta Alejandro Montealegre es que hay que entender que el correo no es un gestor de tareas. “La rutina habitual es la de recibir un email, dejar lo que estoy haciendo, leerlo, marcarlo como no leído, ponerle una banderita, o pensar que ya me pondré con ese asunto más adelante y seguir con lo que estaba haciendo… Esto en primer lugar nos desconcentra de la tarea que estábamos haciendo y en segundo lugar hace que tengamos muchos correos en el ‘inbox’. Si por nuestra actividad recibimos muchos emails la sensación de estar completamente desbordados de trabajo puede ser muy elevada y generarnos estrés”. Una vez que entendemos esto, asegura, tenemos que buscar alternativas para la gestión de tareas y para utilizar el correo simplemente como recepción de información y archivo. Lo que antes se hacía con post-it, ahora se hace de manera digital. “Actualmente hay herramientas digitales que nos ayudan a gestionar y priorizar nuestras tareas. Por ejemplo, Microsoft to do o Google Task a nivel individual o si es a nivel colaborativo Trello y Asana, entre otras muchas”.

La recomendación de este experto es que cada vez que recibimos un email, realicemos una de estas tres acciones:

1. Si es solo informativo y no tengo que hacer nada, lo archivo.
2. Si me están pidiendo ayuda o tengo que hacer yo directamente algo, generar una tarea con la herramienta que elijamos y archivar el mensaje o eliminarlo.
3. Si es algo que puedo contestar en menos de 1 minuto, responder ya.

“Es importante generar carpetas y por supuesto usar las reglas automáticas que redirigen los mensajes. La recomendación siempre es dedicarle algo de tiempo a pensar en cómo será más útil el archivo, si por nombre de cliente, por departamentos, por proyectos… ya que un mal diseño del archivo a la larga nos dará más trabajo. Una vez organizado el sistema con el que queremos trabajar y comenzar a utilizarlo habitualmente, será más sencillo lograr el compromiso final de dejar la bandeja de entrada a 0 antes de irnos a casa”, asegura.

Agenda bajo control, trabajador feliz

“El correo electrónico es una parte fundamental de la vida profesional y personal. Puede ser una fuente de información, colaboración y rendimiento. Sin embargo, una bandeja de entrada desbordada puede convertirse rápidamente en una fuente de agobio y frustración”, explica Eva Porto Soto. “La gestión eficaz de la bandeja de entrada del correo electrónico ofrece numerosos beneficios, que incluyen, entre otros, mejorar tu productividad, reducir el estrés y fortalecer relaciones profesionales”, asegura.

En efecto, todo son beneficios cuando los expertos hablan de mantener la agenda limpia: “mejora la productividad, reduce el estrés y la ansiedad, permite controlar mejor nuestro tiempo, ayuda a tomar mejores decisiones, e incluso a saber decir que no a proyectos ya que tengo mayor visión y enfoque de la situación”.

Goteo = estrés

El goteo incesante de emails mientras estamos trabajando en otra cosa es conocido entre los expertos como un detonante para la procrastinación en el trabajo. “La procrastinación puede considerarse como una respuesta emocional al estrés que te protege contra el miedo al fracaso o al juicio de los demás. Posponer trae alivio a corto plazo y socava tu felicidad y éxito a largo plazo. Es una paradoja porque al evitar la presión en realidad la estás amplificando. Cuanto más se acerca la fecha límite, más angustiado y paralizado te sientes y, a la larga, el estancamiento disminuye tu productividad y aumenta el estrés crónico”, advierte Eva Porto Soto.

“Una bandeja de entrada de correo electrónico inmanejable puede causar ansiedad y agobio, lo que lleva a una falta de productividad y concentración. La afluencia constante de mensajes nuevos puede dificultar la organización y la correcta priorización de tareas, y, asimismo, el miedo a perder correos electrónicos importantes o fechas límite puede generar una necesidad constante de revisar y responder correos electrónicos, incluso fuera del horario laboral”, añade esta experta en organización del trabajo.

“Pero no solo el goteo de emails, sino las notificaciones y cualquier distracción que nos saque del ‘flow’, momento en el que estamos orientados a la productividad y creatividad”, añade Alejandro de Montealegre. “Se pueden crear reglas automáticas y llegar a desactivar las notificaciones… esto puede sonar muy duro, ya que creemos que el mundo se cae si nos desconectamos 3 minutos, (un secreto, no suele ser así) por ello, la sugerencia que hacemos en este aspecto es trabajar por bloques y que nos cerremos actividades concretas en la agenda de 20,30 o hasta 50 minutos. Durante ese tiempo se desactiva todo y estoy al 100% concentrado en la tarea que tenía agendada, una vez pasado el tiempo puedo abrir el correo y revisar la bandeja de entrada y archivar, responder o generar otra tarea en el sistema que tenga establecido”. Otra opción, cuenta, es directamente tener la aplicación de email cerrada y abrirla a determinadas horas. Y recuerda: “La clave para que estas acciones tengan éxito pasa por respetar nuestro propio tiempo y los compromisos que adquirimos con nosotros mismos.”

Contra las cadenas de email demasiado largas

Uno de los detonantes de una bandeja de entrada saturada son los hilos de correos excesivamente largos. “Las cadenas de emails eternas con mucha gente en copia, en muchas ocasiones se suele agregar a más gente en copia para decir ‘yo ya lo avisé y nadie hizo nada’, esto no solo nos quita tiempo, sino que perjudica las relaciones del equipo. Hay que ser muy claro cuando alguien está en copia para hacer algo y se puede incluso etiquetar o simplemente es para que esté informado. Aquí entraríamos en otro tema clave de las organizaciones como la gestión de expectativas y las relaciones dentro de ellas”, apunta Alejandro de Montealegre. “Por otro lado, muchas cadenas de emails se podrían evitar con una llamada o conversación, es decir, el canal es clave. Nos hemos acostumbrado, y los estudios indican que las nuevas generaciones cada vez más, a no mantener conversaciones telefónicas o presenciales y si estamos hablando de optimizar el tiempo y ser efectivos, tenemos que saber en que momento es necesario para avanzar descolgar el teléfono”, añade este experto.

Solo lo urgente se responde al momento

“Si recibes un mensaje que solicita una respuesta a una pregunta o una contestación simple, responde el correo tan pronto lo recibas. De esta manera, podrás contestar rápidamente y pasar a otras tareas. Esto reduce el estrés de saber que estos mensajes todavía están en su bandeja de entrada y requieren una respuesta”, invita Eva Porto Soto. Sin embargo, no siempre es fácil distinguir qué correos son verdaderamente urgentes y cuáles no. Lo que nos lleva al siguiente punto.

Cómo saber si responder al momento o no

“Hay distintos criterios, como puede ser la urgencia del asunto, el tiempo que me supondría elaborar la respuesta y la más relevante desde mi punto de vista, la emoción con la que he recibido el email. Los emails se leen desde la emoción del que los recibe y hay muchas situaciones en las que estoy con mil cosas, he tenido un conflicto o diferencias de opinión con un colaborador y recibo un email, que sin ser ningún ataque, mi percepción es de ‘ya viene este a…’ necesitamos hacer una pausa y tratar de contestar de manera objetiva y centrada en los hechos”, comenta Alejandro de Montealegre. “Cuando es un asunto urgente y no tenemos el tiempo suficiente o la información necesaria para elaborar la respuesta, siempre es recomendable al menos contestar que se ha recibido y cuando se dará una respuesta, la clave será indicar el momento concreto en el que responderemos en detalle y por supuesto cumplir con ese compromiso”.

Eva Porto Soto también valora la reflexión antes de contestar: “Si alguien te envía un mensaje de correo electrónico y no estás seguro de cómo responder ya que se trata de una negociación complicada, de una situación delicada, o simplemente de una persona que te pone nervioso. Es importante que hagas una pausa. La mayoría de las veces, esa pausa no dura mucho. En cambio, solemos reaccionar sintiendo la necesidad de contestar de inmediato. Y a menudo presionamos ‘enviar’ sin pensarlo completamente. El resultado: un mensaje incómodo o incompleto que hace que el destinatario reaccione, iniciando o continuando a menudo un bucle de falta de comunicación y malentendidos. Por eso es importante que a medida que crezca la presión para responder rápidamente, el valor de hacer una pausa y pensar también deberíamos tenerlo en cuenta. De hecho, se debería trabajar para desarrollar normas de comunicación mejores y más sensatas; pero eso requeriría de tiempo y reflexión para hacerlo bien”.

Hazte plantillas y ahorrarás tiempo

Otro de los grandes trucos para no perder tiempo innecesario ante el email es el de utilizar plantillas de respuesta. “Si envías con frecuencia mensajes similares a clientes o compañeros, crea plantillas de correo electrónico que puedas localizar, copiar, pegar, editar y enviar fácilmente. Tu plantilla puede contener información básica que envíes normalmente a los destinatarios con espacios en los que puedas rellenar fácilmente con el nombre, fechas, horas y otra información adicional que desees incluir. Esto te ahorra tiempo al tener que reescribir y enviar mensajes similares constantemente”, recomienda Eva Porto Soto.

Esta serie de trucos y estrategias pueden ayudarte a tener una bandeja de entrada a raya, la mente más despejada y eliminar la sensación de estrés.