Cómo obviar notificaciones de Slack, mensajes de WhatsApp o mails intrusivos de trabajo para poder terminar las tareas de forma eficaz

Al igual que ocurre con otras tareas cotidianas, cada vez resulta más complicado mantener la concentración en el trabajo. Notificaciones de WhatsApp o Teams, llamadas de teléfono, consultas de compañeros… No importa si la jornada se desempeña en remoto o presencial: todo a nuestro al rededor son estímulos que nos distraen de aquello en lo que debemos enfocarnos.

“Hay estudios que señalan que hemos pasado de conseguir unos 40 minutos de atención plena a tan solo ocho minutos”, indica Patricia Benayas, coach especialista en gestión de tiempo. “Recibimos constantemente mucha información y así es muy difícil concentrarse, porque debe darse una progresión. Al igual que un avión necesita un tiempo de reacción desde que despega hasta que sube y alcanza la velocidad de crucero, nosotros también necesitamos ir poco a poco enfocándonos en una tarea hasta conseguir estar plenamente concentrados”. De hecho, algunas investigaciones llevadas a cabo para analizar cómo afectan las distracciones en el trabajo han concluido que lleva unos 23 minutos de media recuperar la concentración después de una interrupción trivial.

Por tanto, poner freno al multitasking y llevar una buena planificación de la jornada son claves para conseguir que el cerebro descanse y no vaya saltando de una tarea a otra como en una máquina de pinball: “Lo primero es parar y escribir todo lo que tenemos en la cabeza, las tareas a realizar. Y, después, planificar cuándo las vamos a hacer”, recuerda la coach. “Se puede hacer una planificación semanal y luego, día a día, hacer revisiones, ver cómo se van desarrollando las distintas obligaciones e ir bloqueando el tiempo necesario para acometerlas”, indica Benayas. También sería importante no llenar todo el día de tareas, dejar huecos libres, porque siempre hay imprevistos y porque, erróneamente, “tendemos a pensar que todo nos lleva menos tiempo del que realmente nos lleva”.

Paloma Ballenato, psicóloga y docente en la Universidad Carlos III de Madrid y en Universidad de Valladolid, también incide en la necesidad de establecer plazos a la hora de organizar el trabajo. “Es preciso marcar tiempos y ajustarse a ellos, porque, en general, cualquier actividad tenderá a extenderse hasta ocupar todo el tiempo disponible para hacerla. Si anotamos el tiempo previsto para una actividad y lo comparamos después con el tiempo realmente empleado, la diferencia suele dejar en evidencia cuáles son los malversadores o ladrones de tiempo que debemos eliminar”. 

Otros enemigos comunes en la gestión del tiempo son el exceso de perfeccionismo, —que nos lleva a postergar aquello que debemos acometer por miedo a que no esté suficientemente bien— y el no saber diferenciar las tareas que son realmente prioritarias: “Se hace necesario valorar la importancia y urgencia de la actividad a tratar” recuerda la psicóloga. “A veces nos dedicamos automáticamente a atender a lo que parece urgente sin tener conciencia de si es o no importante, de si afecta o no a nuestros objetivos. Después de atender lo acuciante (urgente e importante), lo más adecuado sería trabajar sobre lo primordial (importante, aunque no urgente) y delegar aquello urgente, aunque no importante”.

Hoy en día, las interrupciones son otro de los factores que más lastran nuestra atención en el trabajo. Las expertas explican que suelen ser de dos tipos: las interrupciones externas, que no dependen de nosotros, y las distracciones internas que propiciamos nosotros mismos. ¿Qué hay que hacer para enfocarse y evitar que nos roben tantos minutos? La coach Patricia Benayas aporta algunas ideas: “Si trabajamos en equipo, podemos seguir la técnica de “proteger nuestro tiempo”. Es decir, comentar o señalar en el calendario, que de esta hora a esta hora, no se nos puede molestar.

De igual forma, cuando el problema es que nos interrumpen mucho para preguntar algo, lo que podemos hacer es “comentar que apunten todas las dudas y al final del día o en un momento que determinemos, se planteen y resuelvan todas”. Un error común, según la coach, es creer que porque nos hayan interrumpido automáticamente tenemos que paralizar lo que estamos haciendo: “A excepción de los casos muy urgentes, no tenemos por qué parar. Se apunta esa nueva tarea, se termina lo que se está haciendo, y después se acomete lo otro”.

En el caso de las distracciones, Benaya anima a perder el miedo que da silenciar completamente las notificaciones o cerrar el email  durante un tiempo. “Cuando empiezas a hacerlo te das cuenta de que no ocurre nada”, recuerda la coach. Las primeras horas del día son, por lo general, las de menos interrupciones, así que “puede ser un buen momento para acometer las tareas prioritarias y, después, el resto de cosas pueden ir saliendo poco a poco”.

¿Y qué hacemos cuándo son las reuniones las que hacen que nuestra jornada se alargue infinitamente? Además de elegir muy bien qué personas deben atenderlas, establecer un orden del día y un plan de acción, la especialista en gestión del tiempo, reduciría el número de encuentros y su duración: “Yo soy muy partidaria de reuniones por las mañanas y de diez minutos como máximo par ver cómo va el equipo, cómo evolucionan los proyectos, si alguien necesita algo en concreto, etc. Pero un encuentro muy ágil, de seguimiento, y seguir avanzando”.

Para descansar la mente y ganar en salud mental, la psicóloga Paloma Ballenato, indica que es necesario aprender a desconectar una vez que ha concluido la jornada. “Aquí intervienen procesos psicológicos importantes”, recuerda. “Por un lado, el propio nivel de exigencia y, por otro, la definición de éxito que realiza cada persona. Socialmente, se tiende a asociar el éxito con el resultado y esto puede llevarnos a desatender el proceso. A veces, somos nosotros los que nos autoimponemos ser el/la mejor profesional, estudiante, padre-madre, hijo/a, compañero/a… y posiblemente sea más funcional y saludable atender a lo que realmente necesitamos en ese momento y a lo que queremos dar prioridad. Quizá, si todo es importante, nada es importante«.

En ese sentido, la pandemia ha supuesto un retroceso, pues se han difuminado aún más las fronteras entre la vida persona y laboral, siendo más complicado establecer unos límites saludables. “Nos hemos acostumbrado a unas dinámicas agotadoras y muchas personas siguen trabajando incluso cuando llegan a casa”, recuerda Benayas. “En general, la gente no sabe estar sin hacer nada. Se sientan en el sofá a leer un libro y se sienten culpables porque creen que no están haciendo nada. Cuando esto no es así: descansar y desconectar es la base de la productividad”.

Por ello, la clave para no postergar, ir al grano, y no trabajar hasta el infinito, pasaría por ponerse límites, acotar muy bien el tiempo e interiorizar que “las cosas perfectas no existen, porque siempre se podrían estar cambiando cosas para mejorar. Así que la máxima debe ser: Mejor hecho que perfecto”, recuerda la coach. “Se pueden repasar las cosas tres veces, pero no veinte”.