La agencia de viajes de los líderes mundiales está en Sevilla

Hay un tipo de viajero al que más que cómo es la cama o las vistas, lo que le interesa de un hotel es tener los planos actualizados de toda la planta, conocer a qué distancia se encuentra la habitación de la escalera de seguridad, si los ascensores se pueden bloquear, cuántos coches pueden aparcar en la puerta o dónde pueden apostarse los francotiradores. Se trata de los jefes de Estado y su familia, ministros, representantes en misión diplomática, miembros de organizaciones internacionales… La logística de sus viajes no solo requiere de una seguridad muy específica sobre el alojamiento, sino que todo lo que rodea a la estancia —servicio de chóferes acostumbrados a llevar a bordo personal armado y adiestrado en conducción evasiva; traductores, restaurantes o guías turísticos― precisa de un protocolo con un grado de sofisticación que no todos los proveedores están capacitados para ofrecer.

Aunque hay gobiernos que licitan la organización de este tipo de viajes, como España, y otros disponen de unidades de viajes internas, al final necesitan de un operador capaz de ponerles en contacto, en función del destino y de las necesidades, con los profesionales más capacitados y formados para este tipo de clientes y desplazamientos. En Sevilla se encuentra TOP (Plataforma para la Optimización del Turismo, en la traducción de sus siglas del inglés), la única organización del mundo que se encarga de la promoción de los viajes gubernamentales e institucionales, ayudando tanto a los proveedores como a las instituciones que requieren de sus servicios. El turismo gubernamental e institucional es un sector emergente que genera de forma directa 11.500 millones de euros solo en “viajes oficiales”, a los que habría que añadir los ingresos de los privados o de reuniones o cónclaves imprevistos surgidos al hilo de una guerra, como en el caso de Ucrania, o de la muerte de un líder político.

“Llevo trabajando en este sector desde hace 15 años y me di cuenta de que este era un segmento distinto al resto, nada que ver con las celebrities o con el turismo de congresos y eventos (conocido como MICE) y comprobé además que no estaba regulado”, explica Diego Fuentes, fundador de TOP. Su compañía ha desarrollado en los últimos cinco años, como miembro afiliado a Organización Mundial del Turismo de Naciones Unidas, un proyecto llamado Goversys (Governmental Travel Ecosystem) para ofrecer productos y servicios creados a medida de los gobiernos y las instituciones que los conecta con los proveedores de todo tipo que necesitan y que incluye también una certificación para las empresas que garantice que cumplen los requisitos de seguridad y que conocen los protocolos básicos, de manera que los jefes de Estado sepan a quién pueden contratar en cada destino. En el desarrollo de la plataforma, Fuentes y su equipo han aplicado su experiencia organizando viajes para líderes de Latinoamérica, Asía y África, cuya identidad no desvelan por motivos de seguridad y confidencialidad.

Viajes de Estado durante todo el año

“Usando big data y algoritmos de coincidencia durante dos años, detectamos que muchos de los requerimientos de este tipo de viajes coincidían en muchos casos en función del país, dependiendo del evento, de quién viajaba y decidimos crear una norma internacional, que es la única referencia técnica que existe en el sector que regula los flujos y los comportamientos de los gobiernos en cada uno de sus viajes”, explica Fuentes.

La norma se denomina International GITT Standard y su creador intelectual es Fuentes a través de TOP. “Se define como los viajes y las actividades que generan, que los representantes de las diferentes instituciones gubernamentales llevan a cabo en representación de sus países y que afectan a los receptores turísticos y culturales de este tipo de viajes”, señala Fuentes.

Fuentes ha generado una industria alrededor de lo que necesita un gobierno en este tipo de estancias. “El hándicap de muchos gobiernos o de las embajadas o consulados que tienen que gestionar los viajes es que no saben identificar a los proveedores en cada destino. En Shanghái hay 113 compañías de coches, ¿pero cuántas están especializadas en acompañar a jefes de Estado?”, señala el empresario. A través de su plataforma, los gobiernos o las agencias que trabajan para ellos podrán identificar —gracias a las normas de estandarización― qué empresas cuentan con los conocimientos y están al tanto de los protocolos adecuados para este tipo de viajes. Por el momento han identificado 256 destinos, o ciudades que están capacitadas para albergar sin problema y con conocimiento este tipo de estancias, y 65.000 proveedores, entre servicios de alojamiento, transporte terrestre (vehículos con conductor, ferroviario), transporte marítimo y aéreo (tanto comercial como privado), gastronomía, seguridad privada, comunicación, traducción e interpretación…

En este tipo de desplazamiento, el gasto medio diario puede llegar a los 8.500 euros al día, una oportunidad dado que, como puntualiza Fuentes, no son viajes estacionales. De hecho, son los únicos que se mantienen al margen de las circunstancias geopolíticas o sanitarias. “Lo estamos viendo por desgracia en el conflicto de Rusia con Ucrania, los viajes de gobierno se intensifican. Pasó también durante la pandemia, para dar sensación de seguridad. Hay viajes de este tipo en cada ciudad en todo momento, porque siempre hay un asunto diplomático, algún otro preparativo que requieren de una preparación previa”, señala.

Preparación para una organización compleja

La organización de estos viajes es compleja: desde determinar la hora de llegada del vuelo, hasta precisar en el aeropuerto el mecanismo más rápido y seguro para controlar a los miembros armados de la comitiva de seguridad que acompañan a los representantes internacionales en sus trayectos. Pero también el destino en ocasiones debe adaptarse a la infraestructura necesaria. “En un hotel de Italia tuvimos que construir puertas en medio de un pasillo que comunicaba dos suites. En un primer momento, el responsable dijo que era imposible, pero en cuanto hablamos con el director comercial internacional de la cadena lo entendió y se levantó”, recuerda Fuentes.

Su empresa también ha llegado a acuerdos con entidades de seguros que se encargan de adelantar a los proveedores el pago de sus servicios. “En 15 años que llevo en este negocio no conozco a ningún Gobierno que no haya pagado, pero muchos lo hacen tarde. Para las empresas saber que les van a pagar en tiempo y forma, incluso cuando ha habido cancelaciones, es otro incentivo”, señala Fuentes. En muchas ocasiones por seguridad se contrata en dos destinos distintos y al final solo se utiliza uno, puede haber cancelaciones de última hora, e incluso reservas en el último momento, que obligan a tener la disponibilidad absoluta de todas las habitaciones.

La diplomacia y el sentido de Estado es vital en este tipo de viajes. Su organización requiere de conocimientos precisos de protocolo para elegir qué salones en el caso de un restaurante o qué habitaciones de hotel son las adecuadas para mantener reuniones de alto nivel. “Si se trata de dos embajadas que se llevan mal, es importante saber por qué puerta y cuándo debe entrar cada una, dónde se va a colocar la mesa de seguridad…”, detalla Fuentes. También es fundamental tener preparadas actividades para los acompañantes de las delegaciones, a menudo empresarios.

Conocer cómo funcionan los protocolos es una oportunidad tanto para las empresas como para los trabajadores. “Se trata de empleo especializado y de la generación de servicios exclusivos. ¿Quién no va a querer en su negocio a personas con este tipo de conocimientos?”, apunta Fuentes. Su empresa está colaborando con la Universidad Complutense de Madrid para la impartición de un máster especializado en estas actividades tan concretas.