El servicio postal nos acerca a la Administración

La relación de las Administraciones Públicas con la digitalización es cada vez más fluida. Correos lo pone aún más fácil con el servicio de Registro Virtual, que permite digitalizar cualquier documento para enviarlo telemáticamente a los registros de las Administraciones general y autonómicas, así como a centenares de ayuntamientos y nueve universidades, entre otras entidades públicas.

En España hay más de 20.000 oficinas de registro de diversos organismos. A menudo, el ciudadano necesita relacionarse con varias de ellas, en función de quién tenga competencia en cada trámite, en un escenario de gran complejidad estructural y dispersión de competencias. Y en otros casos, los propios registros locales de pequeñas poblaciones cuentan con escaso grado de informatización, lo que imposibilita la remisión telemática a otras Administraciones.

Pero ahora puede ahorrarse el trayecto y las dudas y enviar el documento en cuestión de segundos desde alguna de las 2.396 oficinas de Correos, que cada año reciben más de 93,5 millones de visitas. “La Ley 39/2015, que entrará en vigor en octubre de 2020 –explica Carlos García, subdirector de la red de oficinas de Correos–, señala que la tramitación electrónica debe constituir la actuación habitual de las administraciones”. La idea de potenciar el servicio virtual de Correos es tanto para dar respuesta a las obligaciones que establece esta ley “como para poner a disposición de la ciudadanía la proximidad y la conveniencia de horarios” de las oficinas, añade.

Se trata, en realidad, de una extensión de un servicio “que ya existe hace tiempo”, el correo administrativo en papel. Con este tipo de carta certificada, incluido en el Servicio Postal Universal (SPU), se puede mandar desde cualquier oficina de Correos documentación en papel a los registros de las administraciones públicas. “La Oficina de Registro Virtual, ORVE, es una pasarela electrónica a esos registros, por lo que tenía sentido ofrecer las dos versiones en las oficinas”, cuenta Víctor Martín González de Haro, subdirector de Desarrollo Corporativo de Correos.

Así, desde las sedes postales es posible enviar digitalmente la documentación necesaria para la realización de la matrícula en la UNED (Universidad Nacional de Educación a Distancia), la solicitud de becas Erasmus y ayudas autonómicas a la escolarización, la solicitud de plazas en colegios públicos y concertados, la solicitud de la tarjeta sanitaria europea o la petición del duplicado del permiso de conducir, entre muchos más ejemplos de gestiones que requieren el envío de documentación a un registro y que Correos puede cursar de forma digital en pocos segundos.

El envío de la documentación se realiza mediante la aplicación ORVE, que digitaliza el papel que presenta el ciudadano en las oficinas y lo envía electrónicamente al destino al instante, sea cual sea su ubicación geográfica o el nivel de administración competente, a través del Sistema de Interconexión de Registros (SIR), que permite la comunicación inmediata entre todos los registros públicos y el intercambio de información entre ellos de forma segura y con conformidad legal. Por ahora, aparte de las administraciones estatal y autonómicas, hay más de 1.100 ayuntamientos adheridos al SIR, y por tanto, a ORVE.

Con este sistema, la Administración evita retrasos y se ahorra gastos derivados del manejo y reenvío de documentación en papel. Dado que a veces las competencias están repartidas, un 33% de los asientos registrales de media son reenviados entre entidades públicas.

Para el usuario, ORVE es más asequible que la carta certificada, ya que hablamos de 3,21 euros, IVA incluido, frente a 3,50 euros de aquella. La documentación en papel se devuelve al ciudadano, y no se custodia ni se archiva ni se reenvía: solo se vuelve a mandar la imagen de los documentos.

Tecnología aplicada

Correos está digitalizando todos sus procesos y servicios, explica Víctor Martín González de Haro. “El objetivo es evolucionar del servicio postal tradicional al mundo multicanal (papel, móvil, e-mail, buzón digital…) en todos los servicios que realizamos actualmente: entrega de notificaciones, entrega de documentos con trazabilidad, firma de contratos, correo administrativo, identificación del destinatario, prueba de entrega, sellado de tiempo, etc.”.

¿Habrá una aplicación para móvil que resuelva este tipo de gestiones? “Las aplicaciones para gestiones sencillas ya son una realidad”, cuenta Martín González de Haro. “Por ejemplo, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre tiene una con el Ayuntamiento de Soto del Real (Madrid). El problema se presenta cuando se complican esas gestiones y la identificación del ciudadano debe ser mucho más exhaustiva. En ese caso, hay que operar con certificados de uso complejo o limitado en navegadores y prevalece la identificación presencial, que se puede realizar a través de Correos”.