Las rutinas de seis CEO españoles para ser más productivos

Están al frente de los equipos directivos de algunas de las startups que están pegando fuerte. Se mueven entre los 32 y los 44 años y sus ideas están transformado el mercado. Su trabajo no es a tiempo completo, sino “a vida completa”, como ellos mismos cuentan. Les preguntamos por su día a día y por algunos de sus trucos para ser más productivos.

Jesús Encinar (44 años), fundador de idealista

“En buena medida idealista ha impulsado un proceso revolucionario en el sector inmobiliario y hemos cambiado completamente cómo se busca hoy casa. Me gusta pensar que en estos quince años hemos ayudado a millones de personas a encontrar su hogar”.

Despertar: se levanta a las 8 de la mañana y lo primero que hace es revisar durante cinco minutos su agenda y su email para detectar si tiene alguna urgencia. Después hace ejercicio, sale a correr al parque de El Retiro o va a nadar una hora antes de llegar a la oficina. Así es el mantra matutino de Jesús Encinar, que en el año 2000 fundó el que hoy es el portal inmobiliario líder en España.

Aplicaciones (Apps): Encinar es de los que utilizan Apps para ser más productivo. Las que mejor le han funcionado son Dropbox (para gestionar archivos), CudaSign (para firmar documentos) y Cabify (para moverse por Madrid). Entre las aplicaciones de calendario, la que más le gusta es Week Calendar; la que trae el iPhone por defecto no le encaja.

Gestionar el email: procura responder rápido, tratando los correos como si fuesen WhatsApps con mensajes cortos de dos o tres frases. “Creo que todos apreciamos una respuesta rápida a una larga”, asegura. Borra todos los emails genéricos “del tipo querido amigo” sin leerlos; pide que le eliminen de todos los emails en que le copian sin necesidad. “Me borro de todas las newsletters que me llegan sin haberme apuntado. Digo mucho que no”.

Hábitos: “Mi mejor hábito es dormir bien, todo empieza con un buen sueño”,afirma. Por el contrario, su peor costumbre es pronunciar mal. “Estoy tan metido en mis ideas que a veces doy respuestas ininteligibles. Tengo que acordarme de pronunciar mejor”.

Antes de dormir: “Esté donde esté”siempre se mete en la cama sobre las 12 de la noche con un libro en papel. Le relaja, le ayuda a evadirse y le da perspectiva. “Una vez leí que mirar una pantalla antes de irte a dormir te dificulta el ritmo del sueño. Por eso ni veo la tele, ni el móvil, ni tableta… nada una hora antes de irme a dormir”, cuenta. Le gusta cerrar los ojos con música lenta, los nocturnos de Chopin o un oratorio de Bach. 

Iñaki Arrola (39 años), fundador de coches.com

“A través de coches.com, solo en la parte de coches nuevos, se venden más de 10.000 vehículos al año, más de lo que muchos fabricantes consiguen vender en todo el año. En enero sumaremos unos dos millones de coches vendidos”

Despertar: a las seis de la mañana le suena la alarma, algunos días para correr y otros para empezar a trabajar. “Hoy toca trabajar”, escribe Arrola en su respuesta a este cuestionario. Lo primero que hace al abandonar la cama es poner al día la aplicación Evernote en la que revisa los objetivos programados para ese día.

Apps: una elección clara; Evernote. “Sirve para recordarlo todo”, asegura. Se puede usar en móviles, ordenadores y tabletas para coger notas, crear listas, grabar voz o guardar enlaces. Permite hacer presentaciones con un clic. 

Email: lo más importante para Arrola es que el email interfiera lo menos posible en su día a día. Para conseguirlo sigue una serie de pautas como utilizarlo como si se tratase de WhatsApp y responder de manera eficaz o tratar de “educar” a la gente de su alrededor para que solo le incluyan en los emails correctos.

Hábitos: lo que hace que sus días sean más productivos es la "buena" gestión del email. Su punto flaco es que olvida muchas cosas. “Lo que no apunto, no existe”, reconoce.

Antes de dormir: entre las 22.30 y las 23 horas ya está dormido. “Lo último que hice anoche fue cuidar a mi hija. Tengo cuatro hijos y una es recién nacida. Ya sabes, a veces lloran…”.

Angi Cabal (32 años), cofundadora de Mr. Wonderful

“Empezamos siendo dos y ahora contamos con un equipo de 50 personas trabajando en el estudio. Tenemos más de medio millón de seguidores en Facebook y 160.000 en Twitter. Hemos hecho colaboraciones con grandes marcas como Oysho, Nestlé, Smint, Control, Nocilla, Lays, Codorniu... Nuestra meta: superarnos cada día”

Despertar: “Tengo un despertador en casa que es mi hija de 18 meses que a las siete de la mañana me despierta con un mamaaaaa”, escribe Angi Cabal. Su primera actividad del día es revisar y contestar a los emails desde el móvil tomando un café y un buen bocadillo.

Apps: para ser más productiva, evita utilizar aplicaciones como WhatsApp; le quitan mucho tiempo. “Para rendir no hay nada como la capacidad de concentrase y hacer las reuniones lo más breves posibles”. Cuando se siente estresada, cuenta hasta diez con la máxima en su mente de que lo urgente es lo más importante. También lo combate con un buen champú anticaída.

Email: gestionar el correo electrónico no es su fuerte. “En Mr. Wonderful todos saben que si quieren una respuesta rápida es mejor decírmelo cara a cara”.

Hábitos: el desorden de archivos en el escritorio de su ordenador le hace sentirse menos productiva. “Por mucho que me lo proponga, la cabra tira para el monte y soy incapaz de ordenar los diferentes temas en carpetas”. Su mejor aliado es el buen humor.

Antes de dormir: Le gusta quedarse dormida en el sofá; le relaja. Sobre las once de la noche se mete en la cama.

Juan Urdiales (33 años), cofundador de Jobandtalent

“Somos una plataforma de empleo online con sede en Madrid en la que gracias a nuestra tecnología conectamos a los usuarios con las ofertas de empleo que mejor encajan con su perfil. Así, nadie pierde la oportunidad profesional de su vida. Tenemos más de dos millones de ofertas de más de 1.500 empresas de 54 países”

Despertar: “El despertador suena a las 07.45 horas de la mañana, me quedo media hora en la cama y me levanto a las 08.15”, cuenta. El desayuno es lo primero: desde los 16 años tostadas con aceite de oliva y tomate. “Es una rutina que me gusta conservar”.

Apps: “Utilizo la de recordatorios del iPhone. Lo divido en diferentes secciones: marketing, producto, ventas… Tengo actividades programadas tanto semanales como diarias y están sincronizadas con el ordenador”. No le saltan alertas automáticas, prefiere obligarse cada día a consultar las cuatro o cinco citas importantes de la jornada.

Email: para que no le colapsen, fija tres momentos del día para contestar: después del desayuno, a media mañana y por la tarde. Lo primero que hace es una criba entre los relevantes y los prescindibles. Dentro del primer grupo, separa los que requieren una respuesta suya de los que puede reenviar a otros miembros del equipo. “Esta parte hay que gestionarla muy bien”, señala.

Hábitos: “Lo peor es que muchos días acabo a las seis o las siete de la tarde y en lugar de ir a hacer deporte o a casa me quedo en la oficina. No me sale marcharme, y eso es un mal hábito que puede jugar en contra de la productividad”, asegura. Para conseguir tener la mente despejada tiene una regla de oro: dormir todos los días un mínimo de siete horas y media. “Dormir está infravalorado y es mucho más importante de lo que se piensa”.

Antes de dormir: suele leer blogs de tecnología como TechCrunch o ver un capítulo de alguna serie como House of Cards. A las 12.30 se mete en la cama. “Soy un afortunado. El estrés nunca me ha quitado el sueño”.

Marcos Alves (32 años), fundador de eltenedor.es

“Perteneciente al grupo TripAdvisor desde mayo de 2014, eltenedor.es cuenta con más de 20.000 restaurantes en nueve países, tiene más de tres millones de opiniones, seis millones de visitas mensuales y más de 3,5 millones de descargas”

Despertar: se levanta a las siete de la mañana. Ahora tiene un “nuevo y eficaz” despertador, su hijo Mateo de seis meses, que a esa hora le reclama el biberón. Lo siguiente es revisar los emails y su agenda del día. “Esto me ayuda a establecer las prioridades del día y a llegar a la oficina con un plan de actividad más claro. También a primera hora me gusta echar un vistazo a la prensa digital y a las redes sociales, especialmente a Twitter, que me permite estar al día de lo que va ocurriendo y, en ocasiones, me da ideas sobre posibles acciones o colaboraciones”.

Apps: “La verdad es que no soy de usar apps para ser más productivo. Soy de la teoría de que cuanto más utilizas aplicaciones para organizarte, más tiempo pierdes”. La herramienta que más emplea es Outlook, nunca ha logrado acostumbrarse a Gmail, es su “reto pendiente”.

Email: para Alves, la gestión del correo es clave tanto para el seguimiento de tareas propias como las que delega en su equipo. “Suelo ordenar mis emails por remitente en la bandeja de entrada y según sean o no prioridad, los voy archivando en carpetas por día de la semana, es decir, lo que es urgente lo trato ese mismo día, lo que puede esperar lo dejo para tratarlo a lo largo de la semana. Una vez el tema está cerrado lo archivo en carpetas por departamentos y ahora que estamos en plena expansión internacional, también por países”.

Hábitos: “¿Mi mejor hábito? Creo que el hecho de revisar mis emails constantemente me ayuda a estar al día, a establecer prioridades y evita que se me acumule el trabajo, soy bastante reactivo y eso me facilita la gestión”. La peor parte es que muchas veces acaba revisando su correo fuera del horario laboral, en cenas con su pareja o con amigos. “Eso no es muy sano y me genera algún que otro problemilla con los míos”.

Antes de dormir: es “algo trasnochador” y se suele acostar sobre las dos de la madrugada. “Por las noches, una vez acostado el peque y después de cenar, es cuando más tranquilo estoy y cuándo más puedo avanzar en algunos temas de trabajo. Así que dedico un rato a gestionar emails y también aprovecho para relajarme leyendo, viendo alguna serie o algún programa de televisión como En el Aire de Buenafuente, del que soy fan”.

Sira Pérez de la Coba (37 años), fundadora de Shot & Shop

“Sin inversión en marketing, esta App (lanzada en 2013) ya cuenta con más de 100.000 descargas en dispositivos Android y Apple. Se trata de la primera aplicación que permite localizar en el mercado cualquier prenda de ropa que se fotografíe y comprarla online. Tiene una base de datos con 1,1 millón de productos de moda de más de 5.000 marcas”

Despertar: suele levantarse entre las siete y las ocho de la mañana, también en fin de semana. El móvil es lo primero que mira. “Tengo clientes en Estados Unidos y por el cambio horario suelen quedarse conversaciones inacabadas”, asegura. Mirar noticias en Twitter relacionadas con el sector ecommerce, retail y tecnología es otra de las cosas que hace antes de salir de la cama.

Apps: utiliza Trello, una herramienta de metodologías ágiles que le permite asignar tareas a otros miembros de su equipo. “Es muy útil. Se pueden planificar los objetivos semanales y luego cambiar las prioridades sobre la marcha. Todo el equipo puede seguir las indicaciones desde diferentes lugares. Se puede interactuar y modificar proyectos de forma conjunta”. Otra aplicación imprescindible es Google Calendar, que le avisa con alertas sonoras de todas sus citas o llamadas programadas.

Email: “Se dice que de aquí en adelante no va a ser suficiente. Ya necesitamos una herramienta más eficiente capaz de seleccionar los correos por temas y prioridad”. Recibe una media de 50 emails diarios y lo que más tiempo le quita es ordenarlos. Los más importantes los marca con una estrella y a lo largo del día los va contestando en función de la urgencia.

Hábitos: lo que peor lleva es comer a deshora. “Es mi asignatura pendiente, organizarme bien con eso y no cenar a las 12.30 de la madrugada cuando reviso por última vez el email”. 

Antes de dormir: “Me meto con el móvil en la cama y hago algún crucigrama. Soy de las que nunca está a más de un metro de distancia del teléfono”. Entre las 12.30 y las tres de la madrugada cierra los ojos. “Nunca tengo dos días iguales, eso es lo malo de dirigir tu propio negocio”.