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Desde el Pacífico

La dificultad de adaptarse a los cambios

Para ser eficiente y productivo en el mundo físico hay que adaptar las herramientas del mundo virtual

RESULTA TAN DIFÍCIL SER eficiente en el mundo virtual como en el físico. Autor del libro Getting Things Done (Organízate con eficacia), David Allen está cada vez de moda. Invita a todos quienes tenemos demasiadas tareas dispersas a limpiar nuestras mesas de trabajo y a fragmentar nuestras actividades en tareas identificables. Para eso, recomienda tomar nota de todo lo que tenemos que hacer para conservar la capacidad de concentrarse en lo que estamos haciendo. Lo demás es cuestión de gestionar listas de actividades pendientes.

Funciona, pero necesitamos saber que tipo de aplicación nos permitiría aplicar el método cuando todo esté en Internet. Allen quisiera ayudarnos en cinco etapas:

"Para cualquier persona nacida después del 1985, entrar en el mundo del trabajo resulta un shock tecnológico", dice Business Week

Implementar todas las tareas que nos frenan puede ayudarnos a recobrar el "control de nuestra propia vida". La visión de conjunto surge si determinamos "qué hacer y cuándo"

-Interceptar; pillar las ideas al vuelo y guardarlas para procesarlas más tarde.

-Interpretar lo que quieren decir y lo que implican.

-Integrarlas en el conjunto de actividades y en la estrategia global.

-Investigar y encontrar lo que hace falta para realizarlas. La aplicación debería, por ejemplo, encontrar los correos relacionados con un contrato cuya firma es mañana.

-Mejorarlas.

Varios programas pueden ayudar en este sentido (Things, para Mac y One Note para PC, por ejemplo), pero ganaríamos mucho tiempo si tuviéramos uno solo que integre tales funcionalidades; pero la visión de conjunto ayuda. "Acerté con el libro", dijo Allen, "cuando dije que necesitábamos a la vez control y perspectiva". Implementar todas las tareas que nos frenan puede ayudarnos a recobrar el "control de nuestra propia vida" y la visión de conjunto surge si podemos determinar "qué debe hacerse y cuándo".

Matthew Glotzbach, responsable de los productos para empresas de Google, muestra "diez cosas que puedo hacer en las nubes hoy y que no podía hace un año". Se trata fundamentalmente del uso de Google Apps, desde el gmail prácticamente sin limite de espacio, hasta las vídeos de trabajo, pasando por el manejo seguro de aplicaciones en línea gracias al nuevo navegador Chrome.

La más obvia es la posibilidad de hacer todo (incluyendo el uso de Google Apps) en la calle. La más sorprendente resulta ser la traducción simultánea (por aplicaciones) del chat de Google. Le permite intercambiar tanto con indios como con españoles. Desgraciadamente dista de ser perfecto todavía.

Lo importante para Google es que 3.000 negocios nuevos se inscriben cada día. Hace un año apenas un 11% de la gente que escribe documentos de texto lo hacía en Google Docs. Llegan hoy al 20%. "La computación en las nubes ya no es una cuestión de si o no, es una cuestión de cuándo, y el cuándo es ahora", dice Glotzbach.

Responsable de tecnología para General Electrics, Sukh Grewal asegura que su empresa no tarda en aplicar algunas de las tendencias más nuevas. Las redes sociales por ejemplo. Permite que los empleados crean comunidades personales o de trabajo. El proceso es súper sencillo y no hay límites de espacio. "Nos toca limpiar y resolver los problemas de seguridad", dice. Su blog SupportCentral tiene 25 millones de visitas por día.

No todas las grandes empresas están tan avanzadas. La revista BusinessWeek cuenta la historia de Wendy Wilkes, empleada de Unilever, que se desesperó por la lentitud de su empresa ante las nuevas tecnologías. "Para cualquier persona nacida después del 1985, entrar en el mundo del trabajo resulta un shock tecnológico", escribe la revista. Se ven obligados a usar herramientas de antaño en lugar de MySpace, Facebook, Twitter o Skype.

Pero los jóvenes no hacen caso. En Unilever, la mitad de las aplicaciones usadas provienen de fuera del sistema. Es lo Forrester llama "populismo tecnológico". Wendy Wilkes mandó un correo a su jefe, quien le terminó atribuyendo un puesto nuevo: buscar aplicaciones (gratuitas, preferentemente) que se podría aplicar en la empresa. Parece un final feliz digno de Hollywood, pero ilustra la presión de los jóvenes y las nuevas empresas por integrar en el mundo laboral las herramientas que ya tienen en casa.

* Este artículo apareció en la edición impresa del Jueves, 18 de septiembre de 2008