La oficina alegre

En el competitivo mundo empresarial de nuestros días, el capital intelectual, constituido por el conocimiento y el compromiso del conjunto de personas que componen la organización, es un elemento clave para que las empresas consigan los mejores resultados. Las ideas son parte fundamental de este capital intelectual, pero con frecuencia los entornos de trabajo no fomentan la creatividad e inspiración de las personas.

Contar con espacios de trabajo centrados en las personas puede convertirse en una poderosa herramienta estratégica, tan importante como la tecnología, la mejora de los procesos y la selección del talento. Un espacio de trabajo, diseñado de forma óptima, aporta numerosas ventajas, ya que sirve de estímulo a la creatividad y para generar nuevas ideas.

Estimula la imaginación y crea las condiciones adecuadas para trabajar más eficazmente

Sin embargo, la optimización de los entornos de trabajo es una de las mayores carencias de las empresas. Para salvar este obstáculo se ha creado inspiration office, una herramienta que diseña espacios de trabajo pensados para obtener lo mejor de cada organización y de todas y cada una de las personas que la componen.

Para transformar un espacio de trabajo en una inspiration office, hay que modificar su diseño y funcionamiento, gracias a lo cual se puede cambiar la manera de trabajar de las personas y las organizaciones. En una inspiration office se estimula la imaginación, se conecta fácilmente a las personas con la información y se crean las condiciones adecuadas para trabajar más eficazmente. Para conseguirlo, se utilizan seis principios de diseño:

1. Aportar la privacidad necesaria; de esta forma, aumenta la interacción en el trabajo en equipo y se reducen las interrupciones.

2. Hacer evidente el proceso de trabajo; trasladando la información desde el plano horizontal al vertical.

3. Facilitar el acceso a la información; diseñando espacios de trabajo que favorezcan las conexiones entre personas, tecnología y documentación.

4. Estimular y atraer, transmitir la imagen; creando diferentes entornos, tonificantes o relajantes, según las necesidades del usuario, y propiciando los cambios de actividad.

5. Dar soporte a diferentes estilos de trabajo; diferentes espacios para cada tipo de trabajo y para cada tipo de persona.

6. Gestionar estratégicamente los activos; integrando la arquitectura, el equipamiento y la tecnología.

Los beneficios de crear una inspiration office son evidentes. Más allá de las mejoras en eficiencia, aporta unos equipamientos más eficientes, una optimización de la superficie y mejoras en la productividad. Además, se produce una mejora integral de la eficacia, mediante una optimización de la comunicación, el desarrollo y liberación del talento, la aceleración de la toma de decisiones y el fomento de la innovación.

Todos estos conceptos fueron aplicados, por ejemplo, en el caso NCR, donde se diseñó un nuevo entorno de trabajo para sus 500 empleados que estimulara la creatividad y colaboración, en su nuevo edificio de Dundee, Escocia. Los objetivos eran estimular la innovación, acelerar el speed to market, atraer y retener los talentos más brillantes del sector.

La técnica empleada fue un proceso de co-diseño, mediante la comprensión de estrategias, problemas y necesidades; definición de los objetivos del proyecto; establecimiento de métricas e indicadores; estudio de actividades y modos de trabajo; mediciones antes de la intervención; aplicación del diseño, y mediciones después de la intervención.

Los resultados fueron espectaculares. Aparte de un 20% de ahorro en la superficie, hubo mejoras de un 40% en innovación, de un 150% en la toma de decisiones, aumento de la comunicación del 14%, mejora de un 14% en los procesos de trabajo y del 75% en la estimulación del aprendizaje.

En España ya se está aplicando está metodología y compañías como PeopleMatters, han optado por crear una inspiration office en sus nuevas oficinas.

Alejandro Pociña es presidente de AF Steelcase.