Cómo ahorrar costes en la gestión de viajes

Después del pago de nóminas y la implantación de nuevas tecnologías, los viajes de negocios se han convertido en el tercer gasto más importante de la mayoría de grandes y medianas empresas españolas, cuya presencia en otros mercados, tanto dentro como fuera de sus fronteras, es cada vez mayor. Se estima que en 2006 este tipo de viajes movió más de 4.000 millones de euros en España, según un reciente estudio de American Express.

Como consecuencia, la relación entre empresa y agencia de viajes es cada vez más estrecha, llegando ésta última a trasladar una delegación a la sede de la propia compañía. Pero gozar de este lujo tan sólo compensa a las multinacionales, cuyos negocios globalizados obligan a sus profesionales a viajar continuamente.

Esta herramienta permite determinar los proveedores de vuelo, el tipo de billete y el nivel del alojamiento que puede reservar cada empleado

Para el resto, existen otros medios para personalizar al máximo este servicio corporativo, cuya supervisión y racionalización contribuyen a reducir los costes. Entre otras iniciativas, destaca la que propone el proveedor tecnológico para agencias de viajes Amadeus, centrado en fomentar la "autoreserva", con clientes como Carlson Wagonlit Travel, AMEX, Viajes El Corte Inglés, Viajes Iberia, Marsans Viajes y Barceló Viajes, entre otros.

Después de triunfar en el mercado anglosajón, Amadeus ha impulsado en España la plataforma tecnológica Amadeus e-Travel Management, que permite a los profesionales de las empresas, a través de sus propias agencias de viajes, gestionar directamente por internet las condiciones relacionadas con sus desplazamientos comerciales, tanto nacionales como internacionales.

A través de esta herramienta, "la dirección de la empresa puede establecer políticas de viaje encaminadas a potenciar el control y el ahorro, determinando los proveedores de vuelo preferentes, el tipo de billete de avión y el nivel del alojamiento en destino que puede comprar cada empleado", entre otros factores relacionados, explica Íñigo García-Aranda, director de marketing de Amadeus España. La actual base de datos de este portal tecnológico incluye más de 70 aerolíneas de bajo coste y 80.000 hoteles en todo el mundo.

De esta manera, los profesionales pueden gestionar sus propias reservas entre el abanico de posibilidades que, en función de su cargo, les permite escoger su empresa. Y lo cierto es que a muchas compañías les está ayudando a reducir este tipo de costes: según un estudio de la Universidad de Cranfield, en Inglaterra, mediante este servicio de autoreserva las empresas pueden ahorrar más de un 25,6% en los honorarios de las agencias de viajes y un 9,1% en el gasto medio de los billetes aéreos. Eso sí, el reto consiste en "conseguir que los empleados sean autónomos".

Este servicio también ofrece otros contenidos, como partes meteorológicos, guías de ciudades, mapas de carreteras, conversores de monedas, requisitos sanitarios y de obtención de visados, concluye García-Aranda.