Entornos de alto rendimiento

Durante los últimos años, las empresas han luchado con denuedo por mantener o mejorar su posición en el mercado. Para ello, han invertido grandes sumas tanto en tecnología como en mejora de procesos y selección de talento. Sin embargo, en este camino muchas han olvidado un elemento que también resulta fundamental para mejorar su posición: el propio espacio de trabajo.

Éste no sólo refleja la organización de la empresa y su forma de hacer negocios, sino que puede desempeñar un papel decisivo a la hora de fomentar la innovación. La aplicación de esta filosofía contribuye, en gran medida, al bienestar de quienes habitan esos espacios y a mejorar los resultados.

La innovación ha demostrado ser la clave para alcanzar beneficios sostenibles. Pero innovar requiere una vocación por la mejora continua y la proactividad al cambio, actitudes ambas que se alimentan de un sutil activo, el capital intelectual.

El espacio es un elemento de fuerte influencia en el clima de trabajo y puede actuar como estimulante

¿Cómo se crea ese activo intangible de incalculable valor para las empresas llamado capital intelectual? Por un lado, con el capital humano -atrayendo, reteniendo y motivando el talento- y, por otro, con el capital social, entendido como la confianza y colaboración entre personas de estilos y competencias diferentes.

Si analizamos conjuntamente la utilización del conocimiento tácito y explícito dentro de la organización formal e informal, veremos que una gran parte de lo que ocurre en la empresa no está del todo bajo control y su contenido potencial de capital intelectual necesita ser estimulado de forma no convencional. En otras palabras, hay una organización de red por debajo de la propia organización que es necesario descubrir y saber cómo funciona si aspiramos a fomentar la comunicación. Bajo esta perspectiva, el espacio se convierte en un elemento de fuerte influencia en el clima de trabajo y puede actuar como estimulante para las personas.

Para crear valor a través del espacio de trabajo y optimizarlo son necesarias cuatro etapas: identificar los objetivos estratégicos, realizar un profundo análisis para conocer cómo trabajan las personas, diseñar las soluciones de espacio y, finalmente, ponerlas en práctica y medir los resultados.

Gracias a esta metodología se pueden conseguir espacios de alto rendimiento, eficientes y eficaces. Los seis principios de diseño que se proponen están relacionados y centrados en las personas y en el tipo de trabajo que desempeñan.

1. Aportar la privacidad necesaria. Equilibrio entre el nivel de privacidad y el de comunicación.

2. Hacer evidente el proceso de trabajo. Trasladar el trabajo y la información a las superficies verticales, para hacerla más participativa y acelerar el proceso de comunicación.

3. Optimizar la relación entre las personas y la información (física y electrónica), diseñando espacios que favorezcan dichas conexiones.

4. Estimular y atraer, transmitir la imagen. Conseguir que la oficina sea atractiva, creando una diversidad de espacios.

5. Gestionar estratégicamente los activos. Identificar los objetivos, integrar la arquitectura, el equipamiento y la tecnología y definir el adecuado nivel de flexibilidad.

6. Dar soporte a diferentes estilos de trabajo. Las personas son diferentes en lo que hacen y en cómo lo hacen. Por ello, debemos comprender bien cuáles son las diferentes actividades y tipos de trabajo que se desarrollan.

Combinando estos principios con las aplicaciones, entendidas como agrupaciones de espacios donde las actividades que se desarrollan son similares, conseguiremos crear un espacio optimizado, estimulante y capaz, por un lado, de mejorar la eficiencia y conseguir ahorros (equipamiento más eficiente, optimización de superficie y mejoras de productividad); y por otro, conseguir una mejora integral de la eficacia, optimizando la comunicación, desarrollando y liberando el talento, acelerando la toma de decisiones y fomentando la innovación.

Alejandro Pociña es presidente y consejero delegado de AF Steelcase.