El futuro es de las facturas sin papel

Las empresas pueden decir adiós a las facturas de papel. Un decreto aprobado en noviembre les recuerda que pueden conservar y gestionar de forma digital estos archivos, un proceso que supone importantes ahorros, en algunos casos de hasta 6,5 euros por factura. A pesar de ello, las compañías españolas no acaban de lanzarse. El miedo a la tecnología y la resistencia a cambiar procesos muy arraigados frenan el desarrollo de la facturación digital.

El coste directo de una factura varía entre 0,75 euros y 2,23 euros, sin contar el gasto del personal que se dedica a su gestión

Hace tiempo que las empresas españolas se dieron cuenta de que la gestión de facturas no es un proceso clave para su negocio. Más bien se trata de una engorrosa y costosa obligación. Una gran compañía puede gestionar más de 500.000 documentos al año, calcula Jorge Ginés, de Azierta, y está obligada a conservarlos durante cinco años a efectos fiscales.

Tienen, pues, que dedicar personal, espacio, tiempo y dinero a una tarea que no le genera ningún beneficio. Eso sin contar con las dificultades que supone gestionar documentos completamente diferentes entre sí, pues cada proveedor emite sus facturas en un formato diferente. El coste directo asociado a la gestión de cada factura varía entre los 0,75 euros y los 2,23 euros, según distintas fuentes. En ambos casos se trata de cálculos a la baja, pues el primero no tiene en cuenta el gasto en papel y ambos prescinden del coste en personal. El departamento de facturación de una gran empresa puede emplear a más de 50 trabajadores.

Un decreto aprobado en noviembre recuerda a las compañía que pueden olvidarse del papel y almacenar sus facturas en un soporte digital. La única condición es que el documento original sea accesible, por ejemplo, para un inspector de Hacienda, su contenido no se pueda modificar y esté garantizada la identidad del emisor. Es lo que Jorge Ginés llama "plastificar el documento".

La gestión digital de facturas permite ahorros importantes, coinciden todos los consultados, aunque existen pocos estudios españoles. Eprom, una empresa que acaba de presentar un programa informático para digitalizar y gestionar estos archivos, calcula que el ahorro medio puede llegar a los 6,5 euros por factura, teniendo en cuenta no sólo los costes directos, sino también el ahorro de tiempo y el incremento de la productividad de un departamento que quedaría liberado de muchas de sus funciones actuales. Sus impulsores aseguran que el proceso, desde la lectura y clasificación de la factura hasta su búsqueda, pasando por la digitalización, distribución, fotocopia y archivo, puede prolongarse durante 16 minutos en un sistema tradicional y queda reducido a 4,5 minutos con su programa.

Además de estos ahorros, la gestión digital tiene otras ventajas, como la posibilidad de hacer campañas de marketing más eficientes dirigidas a los clientes, gracias a la explotación de los datos que sobre ellos recogen sus pagos. Para el portavoz de Azertia, "la principal ventaja de la facturación electrónica es que se eliminan ineficiencias".

Pocos avances

A pesar de ello, las empresas españolas han avanzado poco en este terreno. Los sectores punteros son, lógicamente, aquellos que lidian con un número mayor de proveedores, coinciden todos los expertos consultados: gran distribución -los Carrefour, El Corte Inglés, etc.-, automoción y grandes compañías de servicios, como eléctricas, de telecomunicaciones o banca.

La mayoría ha empezado por digitalizar sus archivos, lo que exige escanear cada documento, y, en muchas ocasiones, han aprovechado para subcontratar la gestión a un tercero. Azertia ofrece este servicio a miles de empresas, entre clientes directos y sus proveedores.

El proceso es complejo, reconoce Ginés. En primer lugar, hay que poner de acuerdo a la empresa con sus proveedores, que pueden ser centenares y tener muy distinta capacidad tecnológica. Luego hay que analizar al detalle el sistema de facturación establecido -número de proveedores, procedimiento de envío y registro, etc.-, así como la capacidad tecnológica y calcular la inversión necesaria. Y por último diseñar la plataforma a medida, si es que la empresa quiere seguir gestionando sus facturas, o adaptar alguna de las existentes a las necesidades de ésta, si decide encargar esa tarea a otra compañía. Este proceso puede alargarse entre nueve meses y un año y exigir una inversión de hasta un millón de euros si la compañía decide no subcontratar el servicio, calcula el portavoz de Azertia. Si se desprende del mismo, el tiempo puede reducirse a tres meses y la inversión rondar los 60.000 euros. El coste de este tipo de servicios es muy variable y lo habitual es que las empresas especializadas en este tipo de gestión documental cobren una cantidad por cada factura.

Las pequeñas y medianas empresas son otro mundo, pues por lo general no suelen disponer de los recursos y el dinero necesarios para acometer este tipo de proyectos. Además, les aterra la tecnología. "La gestión de documentos es la asignatura pendiente de las empresas, sobre todo de las medianas y pequeñas", asegura Andrés Allende, presidente de Eprom.

Con el ojo puesto en ese mercado, esta empresa ha desarrollado un programa informático que permite digitalizar las facturas y gestionar su archivo: búsquedas con información cruzada, hacer copias en papel e incluso asociar información relacionada con el proveedor o cliente. La versión más sencilla cuesta 120 euros. "El objetivo es que se puedan hacer todas las operaciones relacionadas con las facturas". Incluso enviarlas a través de Internet.

El decreto puede actuar de "catalizador", asegura Miguel Ángel García Díez, socio de la consultora Accenture, para que estos programas y servicios se generalicen. Tendrán que superar otras barreras. Para Pablo Carvajal, gerente de Xerox, "la empresa española está en una encrucijada porque ve las ventajas de facturación digital, pero sabe también que estos documentos no tienen aún el mismo impacto en el cliente final que un papel". Eso sin contar que la firma digital, que permite garantizar la identidad de aquellos que envían documentos por medios electrónicos, está muy lejos de generalizarse. "La tecnología ya está disponible", concluye Carlos García, de Garner. Lo que hace falta es que las empresas se decidan a usarla.