Cómo sacar todo el jugo de Dropbox

Si a alguien le preguntan por una herramienta en la nube o una solución de almacenamiento, sin duda, Dropbox será una marca recurrente en la cabeza de todos. El popular servicio en la nube fundado por el emprendedor sueco Daniel Ek, fue rompedor a la hora de ofrecer lo más parecido a un disco duro en la nube, y el que pega primero, pega dos veces. Dropbox no está, desde luego, sola en esta carrera, pero ha logrado convertirse en la referencia cuando se busca una solución para almacenar información en la red, o como pasarela de intercambio de documentos. Ahora bien ¿sabemos realmente obtener el máximo rendimiento de este servicio en la nube? Vamos con unos consejos clave.

¿Versión gratuita o de pago?

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Como se sabe, Dropbox cuenta con un modelo de negocio freemium, mediante el cual ofrece una versión gratuita en la que se pueden utilizar hasta 2GB de almacenamiento sin tener que pagar un solo euro. Esta capacidad puede resultar irrisoria para quien quiera utilizar el servicio de forma más o menos intensiva o cuando se desee utilizar como disco duro externo; sin embargo, estos 2 gigas pueden resultar suficientes para quienes quieran utilizar la herramienta para enviar adjuntos puntualmente o como plataforma de sincronización de aplicaciones en distintos dispositivos. La versión de pago cuesta 9,99 euros al mes y ofrece 1 TB de almacenamiento, pero además una serie de funciones adicionales que pueden marcar la diferencia, como la posibilidad de descargar contenido en el dispositivo (no será necesaria la conexión a internet), y sobre todo, el borrado remoto de un equipo en caso de pérdida o robo.

Compartir archivos de manera sencilla

Pero sin duda donde se ha hecho fuerte este servicio ha sido a la hora de servir como plataforma para compartir archivos o fotografías. ¿Algún adjunto de gran tamaño que ocupa mucho espacio? No hay problema: Dropbox llega al rescate, y no puede ser más fácil utilizarlo. La plataforma ofrece varias formas de compartir contenido, pero tal vez la más sencilla sea compartiendo un enlace: el sistema genera un enlace inequívoco e ininteligible (nadie que no disponga de él puede adivinarlo) mediante el cual, quien lo reciba, pueda acceder al documento. Para ello, basta con pulsar sobre el botón “Compartir” del archivo en cuestión, ya sea desde la web o desde las aplicaciones, para generar dicha URL, que pegaremos en el email o WhatsApp que deseemos enviar.

¿Facturas y recibos de gastos? Diga adiós al papel

Dropbox es muy conocido como plataforma de almacenamiento, pero quienes usan la herramienta para el trabajo saben que esta faceta es posiblemente la menos útil de todas. En este sentido, una de las funciones más útiles del servicio en la nube es sin duda el escaneado de documentos y funciona sorprendentemente bien. La idea es simple: ir eliminando todo tipo de recibos, tickets de compra o incluso facturas, almacenándolos de forma segura en un repositorio bien organizado. Si uno va a emprender un viaje de trabajo, puede olvidarse de almacenar todos los recibos para contabilizar los gastos: basta con pulsar el botón “scan” en la aplicación móvil para que la aplicación aproveche la cámara de fotos para escanear a la perfección el documento, eliminando sombras y ajustando los marcos. Los usuarios de pago podrán incluso hacer búsquedas dentro del documento generado, mientras que el reconocimiento de texto mediante OCR queda limitado a Dropbox Business.

Hacer que nuestra cuenta en Dropbox sea muy segura

Todavía hay quienes tienen miedo de almacenar información personal en la nube y desde luego, tienen sus motivos; sin embargo, la plataforma ha tomado buena nota de los errores del pasado y ofrece ahora unos estándares de seguridad que alcanzan las cotas más altas en este terreno. Así, la información almacenada se encuentra cifrada (256 bit AES y SSL/TLS), pero es casi obligado activar la verificación en dos pasos, mediante la cual, se genera un código temporal en otro dispositivo perteneciente al usuario cada vez que un nuevo equipo se conecta a la cuenta.

¿Se ha borrado algún documento y ahora se quiere recuperar? No hay problema

Otra de las ventajas de usar Dropbox como ‘disco duro’ principal para toda nuestra información consiste en poder deshacer con facilidad pasos que hemos dado en falso. En un ordenador convencional, si borramos un documento del disco duro y vaciamos la papelera, será prácticamente imposible recuperarlo; sin embargo, en la plataforma se dispone de hasta un mes para recuperar un archivo eliminando. Toda una garantía de seguridad para los más despistados.