¿Excel ante su ocaso? Algunos directivos buscan ya alternativas

Resultaría francamente complicado encender un ordenador en cualquier oficina y no encontrar una herramienta prácticamente omnipresente en el entorno laboral: Excel. La popular aplicación de hojas de cálculo de Microsoft sigue siendo la alternativa principal -y casi imprescindible- para el manejo masivo de datos y operaciones. Lo de modificar una celda y ver el resultado de nuestra acción al final de la hoja en cuestión de segundos parece magia pura, pero sin embargo, este software podría enfrentarse a un futuro no tan dorado como lo es en la actualidad su presente. Algunos directivos han pulsado ya el botón de alarma al comprobar que sus empleados pasan demasiado tiempo procesando datos, y menos analizándolos.

En una entrevista concedida al Wall Street Journal, Mark Garrett, director financiero de Adobe, reconoce que quiere que sus ejecutivos dejen de utilizar la popular hoja de cálculo de Microsoft y se centren más en el análisis de los datos que en manipularlos. “No quiero que mi equipo de financieros pierda tiempo importando, exportando y manipulando datos”, explica Garrett, “quiero que se centren en lo que los datos nos dicen”. La queja se fundamenta en el tan asimilado hábito entre los directivos de manipular los Excel, un tiempo que ya se considera amortizado pero que cada vez más voces alertan de ser un auténtico sumidero en materia de productividad.

No cabe duda de que la llegada de Excel supuso todo un revulsivo en el mundo de las empresas que podían hacer cálculos de forma masiva de manera instantánea, sin embargo, alguno de estos directivos lamentan que la aplicación no haya sido capaz de adaptarse a las nuevas necesidades de la empresa moderna. ¿Y cuáles son? Básicamente manipular los datos de forma colaborativa; es decir, que la hoja de cálculo no se limite a un archivo en un disco duro concreto, sino a un documento vivo en la red, vinculado con el resto de los datos de la empresa en tiempo real.

WDesk es una de las soluciones en la nube que está recogiendo a parte de las empresas desencantadas con la hoja de cálculo tradicional. Este producto en la nube de la firma Workiva se integra con el resto de recursos de la firma y ofrece información en tiempo real a quien la consulte y sin margen de errores. El asunto de los errores no es casual, y es que uno de los argumentos esgrimidos por los jefes de departamento en contra de las hojas de cálculo convencionales es la cantidad de versiones diferentes que cada usuario puede obtener en sus cálculos. La información puede dejar de ser fidedigna.

Otras herramientas de carácter colaborativo son empleadas como alternativas en el ámbito financiero como es el caso de Zoho Finance Plus, o bien soluciones más completas como Anaplan, o incluso la propia GSuite de Google. Parece que el asunto de las hojas de cálculo sigue siendo una patata caliente que nadie quiere atender; así, un estudio llevado a cabo entre las empresas del Reino Unido por la firma FSN reveló que el 43% de las empresas británicas desconocía el número de hojas de cálculo se usaban a diario, mientras que un 60% de los encuestados reconoció dedicar demasiado tiempo a la manipulación de los datos, y posiblemente el dato más clarificador, el 71% de las empresas seguía dependiendo de las hojas de cálculo para recopilar datos.

Con todo, Microsoft no se ha quedado quieto ante este cambio de paradigma y lleva ya tiempo ofreciendo soluciones corporativas en la nube de la mano de Office 365, que cuenta con más de 120 millones de usuarios por todo el mundo, aunque la firma no especifica qué parte de los usuarios emplean la herramienta para el análisis financiero, el mayor quebradero de cabeza para los directivos que rehuyen su uso entre sus equipos.