Siete ‘apps’ para organizarte mejor

Una segunda piel. No se puede describir de una forma más precisa al móvil. Por él somos capaces de dar media vuelta y regresar a casa si nos lo hemos olvidado. En una navaja multiusos que nos saca de muchos apuros, en especial, la organización personal: para los que sean despistados, el móvil puede convertirse en una garantía de no dejarse nada en el olvido, pero para los organizados en una potente herramienta con la que se pueden alcanzar grandes niveles de productividad. Valoramos tres de las mejores opciones del mundo app en este terreno.

Nivel 1. Las tareas y proyectos bajo control: TodoIst (iOS/Android) 

Es inútil, por mucho que lo intentemos, nuestro cerebro tiene su propia limitación de gigas, y nunca seremos del todo eficientes recordando citas, tareas o demás elementos que copan nuestro día a día. El gran gurú de la productividad, David Allen, lo deja claro: "El cerebro sirve para producir ideas, no almacenarlas". El mejor consejo en este terreno es registrar toda información que sea necesario recordar más adelante y dejar la mente despejada. La omnipresencia del móvil, lo convierte en perfecto para este menester. Ahora bien, ¿dónde? Son muchas las soluciones que pueden encontrarse en la Red, pero escogemos TodoIst. Esta aplicación multiplataforma permite gestionar las tareas de una forma muy sencilla, pero al mismo tiempo con muchas opciones. La aplicación —gratuita, aunque cuenta con una opción Premium que por 25 dólares al año dispara sus posibilidades— almacena toda la información que registremos en la nube y de esta manera podremos emplearla de forma cruzada tanto en el ordenador como la tableta.

TodoIst permite la creación de carpetas, para los que empleen el método GTD —siglas de Getting Things Done, el título del libro de Allen, que español se ha traducido como Organízate con eficacia—, el uso de etiquetas y recordatorios, y lo que resulta más interesante: la posibilidad de emplear el lenguaje natural. Se puede teclear "terminar el proyecto mañana" y el sistema asignará el vencimiento. La versión de pago permite además adjuntar documentos a las tareas, y crear estas reenviando correos electrónicos.

Nivel 2. El post-it virtual y vitaminado: Google Keep (Android) y Recordatorios (iOS) 

Si TodoIst nos permite registrar las tareas y asignar prioridades, documentos adjuntos y vencimientos, aún quedan huecos que cubrir para lograr el mantra: liberar nuestra cabeza de la pesada tarea de recordar cosas ¿Qué hacemos con los recordatorios que van surgiendo a lo largo del día? No tienen por qué ser necesariamente asuntos relacionados con el trabajo: hasta la cita del dentista o comprar algo en el supermercado pueden convertirse en elementos incómodos de gestionar en nuestro cerebro.

TodoIst nos permitía organizar las tareas de forma jerarquizada y llena de detalles, pero no tiene sentido llegar a este extremo para recordarnos que, simplemente, tenemos que llamar a un cliente. Para estos menesteres menores, que pueden llegar a ser innumerables, dos herramientas destacan por su sencillez e integración en el sistema: Google Keep en Android y Recordatorios en la plataforma del iPhone. La primera se debe descargar con una app aparte, mientras que la segunda viene integrada en el sistema operativo. Ambas soluciones permiten establecer recordatorios sobre la marcha y alertas que nos avisen de su vencimiento, se pueden añadir empleando los diferentes asistentes de voz, y para los más atrevidos, incluso la geolocalización, de forma que podamos establecer alertas al salir o llegar a un determinado lugar. Confiar el almacenamiento y alertas de estos elementos menores nos liberarán de una pesada carga, de forma que podamos sentirnos más libres para proyectos de más peso.

Nivel 3. Para ir aún más lejos y trabajar en equipo: Trello (iOS/Android)

Es posible que con las soluciones planteadas por el momento, el 95% de los usuarios vean sus necesidades de organización satisfechas, pero los que quieran ir todavía más lejos y exprimir el inagotable limón de la productividad en el móvil, no pueden dejar de probar Trello. Esta aplicación con servicio en la nube parte del sistema de tarjetas o también conocido como Kanban, pero no se asuste: el uso de esta aplicación que emplea el modelo freemium (gratuito en lo básico y de pago en funciones adicionales) es extremadamente sencilla de utilizar.

La idea básica reside en utilizar tarjetas virtuales en las que el usuario va anotando la información que considere pertinente. Para buscar un paralelismo, piense en la clásica comanda del restaurante que se pega en cocina para que vayan cocinando los platos pedidos de la carta, solo que en este caso no hay papel, lo gestionamos desde el móvil, y aquí viene lo bueno, porque podemos trabajar en equipo. Sí, Trello puede ser un buen tablero de corcho para uso personal en el que podemos ir anotando los proyectos, pero su fuerte es incorporar a más personas involucradas en un proyecto en concreto.

Un ejemplo no necesariamente laboral: imagine que se va a casar y quiere dejar todo bien atado con la organización. Podría crear un trello en el que añadiera como usuarios a su futura pareja, al fotógrafo, músico y responsable del catering. Todos trabajarían de forma coordinada y con información actualizada en tiempo real. El paraíso de los equipos de trabajo, en el que además los datos están accesibles en todo momento al almacenarse en la nube. 

Nivel 4. El cerebro extremo: OneNote (iOS/Android)

Hace tan solo unos meses, desde estas líneas le hubiéramos recomendado utilizar Evernote como almacén remoto, pero la firma está forzando a su base de usuarios a pasar a un modelo de pago, y por otro lado y de forma casi simultánea, la alternativa de Microsoft, OneNote, ha mejorado de manera exponencial y ofrece además de forma gratuita parte de las funciones que Evernote quiere ahora cobrar. ¿Qué es OneNote y cómo podemos aprovecharlo? Hasta ahora, hemos conocido herramientas para anotar los proyectos o tareas, registrar los recordatorios o bien trabajar en equipo sobre proyectos determinados. ¿Y las ideas? ¿Y las reuniones? Siempre ha sido práctico llevar una libretita encima para ir anotando lo que se nos vaya ocurriendo, o bien no perderse lo que se trata en una reunión, pero en 2015 y con la capacidad que ofrecen los smartphones, se pueden hacer mucho mejor estas cosas.

OneNote es básicamente un bloc de notas virtual y con capacidad ilimitada en el que podremos ir anotando por secciones configurables tanto como consideremos oportuno. Se puede crear, por ejemplo, una pestaña de reuniones en la que iremos anotando todo lo que se trata, o bien otra de ideas, donde reflejaremos lo que se nos vaya ocurriendo para considerarlo en el futuro. En realidad, este ejemplo es solo la punta del iceberg de lo que puede hacerse con esta navaja suiza de los de Redmond. El usuario no tardará en sacar provecho de todo su potencial.