¡Socorro, ya nunca acabo mi jornada a la hora que toca! 5 claves para no sobrecargarse en la era del teletrabajo

Terminar la jornada laboral a la hora pactada y desconectar por completo durante el tiempo libre es uno de los anhelos más comunes entre los trabajadores. Aunque en teoría parece sencillo, la realidad y los datos muestran que, en la práctica, no lo es tanto. Bien por un abuso del presencialismo, bien por la imposibilidad de separar el trabajo del ocio en tiempos de teletrabajo, lo cierto es que lo de poner límites a la jornada sigue siendo una tarea pendiente para muchas personas. La buena noticia es que, planteando un cambio de hábitos, y contando con cierta flexibilidad y respaldo por parte de la compañía, es posible revertirlo.

“A raíz de mi experiencia ofreciendo talleres en empresas, he notado un cambio importante en el respecto hacia el tiempo personal de de los trabajadores” explica Patricia Benayas, coach de productividad y gestión de tiempo. “Básicamente porque han visto que de esta forma sus empleados están más contentos y si están contentos trabajan mejor, son más productivos y se implican más con la empresa. Aún queda mucho por hacer, pero cada vez son más los directivos que no ven factible que te quedes en la oficina hasta las diez de la noche”.

Benayas, que también atiende consultas individuales de personas que buscan organizarse mejor, apunta algunos de los errores más habituales que cometemos: “No ponernos un horario de inicio ni de fin, no planificar nuestra semana, procrastinar (dejarlo todo para el final), hacer varias cosas a la vez, mirar las redes sociales, hacer las tareas de casa o no descansar, ya que es necesario hacer descansos y desconectar un rato”. Además, explica, otro problema muy común que suele encontrarse es “que la organización de las empresas no sea buena”. Para llevar a cabo estas transformaciones, recuerda, “se necesita un buen jefe, que sea líder y que ponga unos objetivos claros de trabajo, porque la productividad siempre va unida a objetivos”.

Claves para cambiar malos hábitos 

Según la experta en gestión del tiempo, en la primera semana de trabajo con sus clientes (suele establecer ocho sesiones semanales) ya se notan los avances. “Lo que no se puede hacer es intentar cambiar todo de golpe. Hay que ir poco a poco. Empezar por lo que nos resta más tiempo, trabajar en ello una semana y, una vez que lo has interiorizado, pasar a lo siguiente”. Estas serían algunas de las pautas básicas que podemos poner en práctica: 

Ser muy realista con el tiempo del que disponemos.

Esto es muy importante, en primer lugar, para fijarse un horario de trabajo. “Pero ese horario, no tiene porque ser de 9.00 a 17.00” –explica la coach– “sino que lo puedes amoldar a tus circunstancias personales. No se trata de hacer horas, sino de sacar trabajo adelante. Yo he asesorado a gente, por ejemplo, que trabajaba de 7.00 a 9.00 y luego de 16.00 a 19.00”. En el caso de quienes compaginan el trabajo con los cuidados, esto resulta muy interesante porque ayuda a ponerse un horario que permita compatibilizar, en la medida de lo posible, ambas funciones. Como recuerda Benayas “es mejor trabajar dos horas bien que seis mal”. Por ejemplo, “si tu sabes que los niños llegan a casa a las 16.00, lo realista es asimilar que a partir de esa hora no vas a poder trabajar o vas tener que programar tareas más lights”.

Y, en segundo lugar, hemos de ser conscientes del tiempo real que nos lleva acometer cada tarea: “Somos muy optimistas y solemos creer que nos lleva menos tiempo del que realmente nos lleva”, indica Benayas. “Muchos clientes me dicen: No, si esto en cinco minutillos está listo y la realidad es que hacerlo correctamente te lleva 15. Así que si empezamos a organizarnos contando mal el tiempo, mal vamos. Hay que planificar sabiendo lo que nos va a llevar realmente hacer cada tarea”.

Separar, en la medida de lo posible, el lugar de trabajo y el de ocio.

Aunque, dependiendo del espacio del que dispongamos en el hogar, esto no siempre resulta sencillo hemos de intentarlo. Y si no, “debemos ser muy estrictos con nuestro horario”, indica la experta. “Por ejemplo, si yo no tengo más remedio que trabajar en la mesa del comedor, a la hora convenida tengo que parar, recoger todas mis cosas y guardarlas hasta el día siguiente. No puede ser que luego llegue el momento de la cena y mis cosas sigan allí, mientras estamos cenando, porque tenemos que desconectar”.

Establecer una rutina de trabajo y otra de desconexión.

Está comprobado que ayuda a la productividad, así que según Benayas “hay que mentalizarse que debemos tener una rutina y autoorganizarnos”. Esa rutina puede incluir: “levantarse a la hora acostumbrada, desayunar, vestirse (nada de trabajar en pijama o chándal) y ponerse un horario de trabajo, que es, generalmente, lo que más cuesta”.

Además, “cuando llega nuestra hora de acabar, hay que hacer una rutina que indique al cerebro que hemos terminado”. Lo aconsejable sería “repasar la agenda con lo que tenemos para el día siguiente, apagar el ordenador y dejar nuestro escritorio recogido”. Para vencer a la tentación de conectarnos a deshoras a la tableta, el móvil u otras herramientas de trabajo en casa, la experta recomienda utilizar la función de ‘Tiempo de uso’ que incorporan la mayoría de teléfonos móviles: “A veces, simplemente miramos por instinto, así que si a partir de las siete de la tarde has bloqueado, por ejemplo, el uso del email, te obligas un poco más a pensar si realmente necesitas mirarlo o no y tener mayor autodisciplina para controlarlo”.

No caer en las listas interminables de tareas.

“Normalmente la gente trabaja con listas de tareas para organizarse”, señala Benayas. “Se crea una lista de 20 tareas, pero no las termina porque son muchísimas. En cambio, si tú planificas todas esas tareas por días, acaba un día y tus tareas, al día siguiente harás las que tienes programadas”. Visualizar la semana completa también ayuda a terminar con la carga mental. “Te sientes más tranquilo porque sabes lo que tienes que hacer”, recuerda la coach.

Teletrabajar no significa contestar emails.

Las notificaciones constantes son una fuente habitual de pérdida de concentración. Por su experiencia, Benayas señala directamente a la tarea de contestar los correos electrónicos como una de las que más tiempo restan a sus clientes. “Es un gran problema, porque mucha gente se pasa el día con el email y luego no le queda tiempo para trabajar y cumplir sus objetivos”. Al igual que aconseja silenciar el teléfono móvil al menos una hora al día para poder concentrarse, la experta en gestión del tiempo, recomienda cerrar la aplicación del email y abrirlo solo en momentos puntuales. “Está comprobado que funciona. La CEO de Yahoo, por ejemplo, que recibe miles de emails al día, solo lo consulta tres veces. Lo mismo debemos hacer nosotros: te fijas unas horas, lo miras, ves lo que es urgente, lo que debes contestar y lo que puedes dejar pasar, contestas en ese momento, y lo vuelves a cerrar hasta el siguiente intervalo que te hayas fijado. Y si es algo muy importante, que hay que resolver muy rápido, llama por teléfono”.