El método GTD, el Bullet Journal y otras formas de dejar de procrastinar

Es probable que estés leyendo este artículo mientras aplazas una actividad importante del trabajo o tu vida personal. A eso se le llama procrastinar, un hábito que en la mayoría de los casos es considerado negativo, ya que posponer las cosas puede dar lugar a la frustración y la acumulación de tareas pendientes. Por lo tanto, para aquellos que han identificado problemas de eficiencia o incapacidad para poner en marcha ciertas actividades, es necesario encontrar soluciones a este mal hábito.

La procrastinación no tiene una única causa, sino que influyen tanto la personalidad y los intereses de cada uno como las estrategias para saber organizarse. Es por eso que existen muchos métodos y recomendaciones para combatirla; así que lo importante es reconocer los motivos que nos llevan a procrastinar y encontrar la solución que mejor se adapte a nuestras necesidades. Para ello, en EL PAÍS Escaparate sugerimos algunos de los métodos más populares para dejar de aplazar las tareas importantes, así como los artículos básicos para ponerlos en práctica y centrarse en la productividad.

ORGANIZACIÓN

El agobio ante una larga lista de pendientes es uno de los disparadores más comunes de la procrastinación. A menudo, tener tantas cosas por hacer genera incertidumbre y no se sabe por dónde empezar o se realizan muchas actividades a la vez sin ningún orden. Para solucionarlo existen diferentes métodos de organización del tiempo y se requiere de artículos muy básicos para llevarlos a cabo.

Organízate con eficacia (GTD), de David Allen

El consultor de productividad David Allen es el creador del popular método Getting Things Done (GTD), cuyo principio establece que las personas deben liberar su mente de las tareas pendientes para concentrarse en realizarlas. Para conseguirlo es necesario guardar esa lista de tareas en un lugar específico, como un papel, una libreta o en el móvil, siempre y cuando se pueda consultar en cualquier momento. En este libro, el propio autor explica en detalle cómo utilizar su método a partir de soluciones analógicas y digitales.

Agenda AmazonBasics sin fechas marcadas

Un punto esencial del método GTD consiste en aclarar las necesidades de cada actividad y decidir los pasos que hacen falta para llevarla a cabo. Cada una de esas pequeñas acciones se pueden ordenar de manera más clara en una agenda, ya que podemos utilizar todo el espacio que haga falta y organizar las tareas en días y horarios. En ese sentido, este modelo de AmazonBasics es perfecto para dicha estrategia, ya que tiene los espacios de fechas en blanco para personalizarlos y contiene páginas para establecer objetivos generales.

Método Bullet Journal, de Ryder Carroll

El diseñador neoyorquino Ryder Carroll se propuso crear un método de organización para combatir su déficit de atención. Como resultado inventó el Bullet Journal, que consiste en utilizar una libreta con hojas punteadas para desarrollar un sistema personalizado de tareas, eventos y notas. A grandes rasgos, hay que elaborar por cuenta propia una agenda con vistas por año, mes y día en las que se elaboran listas de acciones con diferentes tipos de viñetas y que pueden extenderse según las necesidades personales. Para profundizar en esta estrategia, Carroll escribió este libro, en el que explica en detalle su origen y funcionamiento. Cabe mencionar que la popularidad del Bullet Journal ha propiciado la creación de grandes comunidades en internet para compartir consejos y capturas de las libretas que desarrollan los propios miembros.

Bullet Journal

El elemento esencial para poder llevar a cabo el método Bullet Journal es cualquier tipo de cuaderno, aunque de preferencia con hojas punteadas. Sin embargo, ésta es la libreta oficial del creador del método, que ya incluye el índice en la primera doble página, las páginas numeradas y tres marcadores de lectura, así como una guía —en inglés— para aprender los conceptos básicos de su funcionamiento.

Minutero mecánico Balvi

Hay un tipo de procrastinadores que aplazan las cosas al último momento porque trabajan mejor bajo presión. Para ellos, las estrategias que consisten en establecer plazos pueden funcionar mejor, como es el caso del método Pomodoro. Consiste en utilizar un temporizador —preferentemente, como el que sugerimos, y así escuchar cómo corre el tiempo— para cronometrar sesiones de 25 minutos de trabajo (un pomodoro), así como tener una hoja con una lista de las tareas a realizar. Cada vez que concluye un pomodoro hay que marcar una X en la tarea que se esté realizando y tomar un descanso de cinco minutos antes de iniciar un nuevo periodo de 25 minutos. Cuando se completa una tarea, ésta se tacha de la lista y se pasa a la siguiente. Además, cada cuatro pomodoros es recomendable hacer descansos más largos, de entre 15 y 30 minutos. De esta manera es más sencillo conseguir sesiones cortas de mucha concentración y constantes espacios de relajación para distraerse libremente.

Calendario de pared Finocam

Cuando una tarea se vuelve un hábito, la procrastinación desaparece, porque ya no cuesta trabajo ponerse a hacer las cosas en vez de aplazarlas. Ése es el objetivo del método atribuido al comediante estadounidense Jerry Seinfeld, que además destaca por ser uno de los más simples. Consiste en hacerse con un calendario grande de pared como el que proponemos y hacerse cargo de construir una cadena. ¿Cómo? Pues nos ponemos una o varias metas diarias y, si conseguimos realizarlas en un día, lo tachamos en el calendario. De lo contrario, lo dejamos vacío. La finalidad es enlazar la mayor cantidad de X posibles, ya que cuanto más larga sea la cadena, las tareas terminan por convertirse en hábitos.

CONCENTRACIÓN

Si el problema no reside en una falta de organización o de claridad en las tareas a realizar, sino en las distracciones constantes o el aburrimiento, también hay artículos que pueden ser de mucha ayuda para darle solución. A continuación mencionamos algunos de ellos y las recomendaciones sobre cuándo y cómo usarlos.

Bolsa para bloquear señal

Cuando el móvil no es la principal herramienta de trabajo, puede convertirse en el peor enemigo de un procrastinador, ya que ofrece un sinfín de distracciones. Para quienes se pierden constantemente en las redes sociales, los juegos u otras aplicaciones del teléfono y no requieren tenerlo disponible permanentemente para atender llamadas, correos o mensajes importantes, la solución perfecta es apagarlo o, en su lugar, utilizar esta bolsa que bloquea todas las señales del móvil, por lo que no llegarán notificaciones mientras se trabaja.

Auriculares Sony MDR-ZX110

Una forma de evitar aplazar las tareas que no son placenteras es asociarlas con una actividad de nuestro agrado y de la que se pueda disfrutar al mismo tiempo. Por ejemplo, escuchar música. Con unos auriculares que aíslen el ruido externo, como este modelo de Sony, además de disfrutar de nuestras canciones favoritas podemos evitar distracciones comunes en la oficina y centrarnos solamente en la productividad de manera animada.

Cubo de descompresión

Hay ocasiones en que la procrastinación no es más que producto del aburrimiento que provoca una determinada labor, y eso incita a distraerse con algo más entretenido. Para combatir este problema se puede optar por este cubo de descompresión, que además de ayudar a reducir la sensación de estrés, mantiene entretenida a esa parte del cerebro que se aburre y permite que el resto de la mente pueda concentrarse en lo importante. Consta de 12 lados con diferentes artilugios, como engranajes, disco giratorio, botones, bola de gel, interruptor, palanca de mando, o masaje de dedos.

RECOMPENSAS

¿Procrastinas sencillamente porque te hace falta motivación? Entonces prémiate a ti mismo cada vez que culmines una tarea o un proyecto con una recompensa para tu paladar. Si te propones consumir ese dulce, alimento o bebida que tanto te gusta solamente cuando hayas conseguido tachar todos los pendientes de tu lista, podrás centrarte más convincentemente en ese objetivo. Aquí te dejamos algunas sugerencias.

Bombones de chocolate Lindt Champs Élysées

Qué mejor motivación para un amante del chocolate que una caja con 40 bombones de la marca Lindt. Incluye cuatro sabores: Roc Noissetes Noir, de chocolate negro con trocitos de avellanas tostada relleno de praliné de avellana; Triomphe Blanc, de chocolate blanco relleno de praliné de avellanas con trocitos de avellanas tostadas; Velours Caramel, de chocolate con leche extrafino relleno de caramelo; y Café Noir, de chocolate negro relleno de notas de café.

Pack de jamón de cebo ibérico loncheado Puertoroble

Para los paladares más exigentes o las tareas más duras, una recompensa digna es este pack de jamón loncheado. Es producido en Salamanca con un 50% raza ibérica alimentada con pienso. Su corte natural y de gran calidad garantiza lonchas finas y tiernas con diferentes partes del jamón, que está sometido a 24 meses de curación. No contiene gluten ni lactosa.

Pack de 12 cervezas artesanas Kadabra

Si prefieres una recompensa digna de degustación para relajarte al final de una jornada productiva, este pack de 12 cervezas artesanas es una excelente alternativa. Incluye tres botellas de cuatro sabores: belgian white, golden ale, IPA y red ale. Están elaboradas en León con productos artesanos de proveedores locales, por lo que garantizan ingredientes y sabores frescos cocinados al momento, además de ser la primera fábrica de cerveza artesana con el sello de calidad IFS (International Food Standard), que garantiza la seguridad de los productos procesados.

*Todos los precios de compra incluidos en este artículo están actualizados a 13 de marzo de 2019.