Ponga a raya a sus ladrones de tiempo

Las empresas buscan orden. Y al mismo tiempo renovar la energía de unas plantillas agotadas por el teletrabajo. Quieren construir nuevos modelos de organización más eficientes. Es la petición más reclamada a Agustín Peralt, experto en efectividad y autor del libro Lidérate: “El trabajo en remoto ha evidenciado las carencias que había en las empresas. La más destacable es que se dedica poco tiempo a la planificación, mientras que las reuniones, el teléfono y los mails ocupan demasiado. Y esto es muy peligroso porque la inercia rara vez está asociada con lo importante”, asegura. Además, genera más estrés del deseable.

Los principales ladrones de tiempo son esos tres elementos a los que los empleados destinan la mayor parte de su jornada. Y en el caso de los directivos, “dejan la organización y el pensamiento estratégico para luego mientras se enredan en meetings y en devolver mensajes”, aprecia Peralt, quien añade que, con unas agendas cargadas hasta la extenuación, también postergan el tiempo que deberían dedicar a sus equipos.

Peralt trabaja con ejecutivos para enseñarles una metodología para organizar su tiempo denominada FASE, que se basa en poner el foco en las prioridades, destinar periodos a la atención plena, sistematizar procedimientos y cuidar la energía. “Los directivos siempre dicen que les falta tiempo, pero es porque no delegan como deberían y porque les sobran distracciones, como decir que sí a todas las reuniones a las que les invitan, que es de donde viene el mayor derroche de tiempo en España. El piloto automático es muy peligroso. Cuando eliminan sus roba tiempos y delegan ahorran un 25% de la jornada que pueden dedicar a la planificación”, asegura Peralt.

Solo cuidando nuestra energía e identificando los ladrones de tiempo se gana mucho, dice. Después toca priorizar. Uno tiene que parar una vez al mes para identificar las tareas más importantes, después una vez a la semana y una cada día para enfocarse en las prioridades y que lo urgente no acabe por dejar de lado lo importante. Trabajar de forma inteligente supone una disciplina inicial para crear hábitos. Hoy las carencias se están solucionando echándole horas al trabajo y eso provoca que la gente se queme. Además, a los ladrones de tiempo habituales se han sumado otros propios del trabajo remoto, destaca Marta Romo, cofundadora de la consultora Be Up, como son la familia y otros coworkers del hogar, tentaciones como la comida, las series televisivas o el buen tiempo, que mellan la fuerza de voluntad de la gente, o los problemas de conexión.

Es una preocupación de los departamentos de recursos humanos, que están planificando formaciones para una mejor organización, primero de los líderes, y luego del resto de la plantilla. Incluso, según Patricia Santoni, directora general de Meta 4, muchas compañías han creado un comité semanal especial para tratar el tema de la eficacia y el aprovechamiento del tiempo. “En la nueva realidad preocupa muchísimo, porque impacta no solo en la productividad, sino en la estrategia y en el presupuesto”, dice.

Y empiezan a tomar medidas como hacer las reuniones después de las 9.30 de la mañana y antes de las 17.30 de la tarde para ayudar en la conciliación, limitarlas a 20 minutos en lugar de 30, comunicar las prioridades del mes al equipo que se alinee con ellas o usar plataformas colaborativas tanto para compartir ideas como para la comunicación con los jefes de equipo. Son algunas de las soluciones que están introduciendo las empresas para una mejor organización y para sostener el espíritu de las plantillas, muy tocado por el teletrabajo. Tienen el foco puesto en que la gente ha de cuidar sus energías, pero cambiar las formas de trabajo de un equipo tiene su complejidad, advierte Peralt.

Pepsico es una de estas empresas. Utiliza el método FASE desde hace tres años y “ha sido una revolución, además de una ayuda tremenda durante el confinamiento porque aporta una metodología común y trabaja el foco y la energía, que se han convertido en las prioridades del momento”, señala Belén Moreau, su directora de recursos humanos. Con el trabajo en remoto, la empresa de bebidas ha reducido reuniones y mails; implementado una política de desconexión digital, flexibilizado horarios y animado a que la plantilla se tome vacaciones. “El día se ha alargado muchísimo porque se han desdibujado las fronteras entre lo personal y lo profesional, pero cada uno se organiza como quiere”, añade.

Para la directora general de Laboratorios Théa, Ana Fernández Larragueta, “las claves para ganar eficiencia y productividad con el método FASE han sido priorizar para poder dedicar tiempo a lo realmente importante, compartir objetivos y la claridad en la comunicación”. El programa propone dedicar tiempo de calidad, sin llamadas telefónicas ni reuniones, a diseñar los objetivos mensuales y, a partir de ahí, planificar la semana con dos momentos de alto rendimiento, es decir, 45-60 minutos para pensar sin distracciones, explica la ejecutiva, que considera que eso “te hace más eficaz, tener más tiempo y reducir, por tanto, los niveles de estrés”.

Adiós al presencialismo

El presencialismo va a desaparecer en España, opina Peralt, porque con la pandemia y la imposición del teletrabajo se ha evidenciado que existen otras formas de vigilar lo que hacen los equipos, el control que reclaman los jefes. Además, los empleados piden mayor flexibilidad y el trabajo remoto ahorra costes de oficinas. No solo eso, las organizaciones híbridas que están poniendo en marcha las grandes corporaciones van a calar en las demás empresas, aprecia.

La compañía pfsGROUP lo tiene claro. Sus más de 500 empleados trabajan ya deslocalizados. “Hemos prescindido de conceptos como horario de entrada o de salida y como mi sitio”, explica su director corporativo, José Luis Esteve, al teléfono desde Valencia. Sin haber concluido la implantación de su programa Efficient work a causa de la pandemia (queda por reformar las oficinas para convertirlas en centros de colaboración), todos sus empleados tienen horarios flexibles y pueden trabajar desde donde quieran. Su método para ganar eficiencia se basa en la orientación a resultados, que son seguidos mediante reuniones de uno a uno semanal y mensualmente y con una tecnología que ayuda en este control, además de unos indicadores que lo miden, indica Esteve, que destaca igualmente los espacios de tiempo establecidos para que la plantilla dedique al trabajo personal y a pensar, “todo está en la agenda. Si no se introduce, es como si no existiera”, admite.

Con este sistema la empresa asegura que ha ganado en efectividad y ha mejorado la conciliación de sus empleados. “La gente valora mucho la autonomía y capacidad de organización”, señala Esteve, que aprecia que las reuniones son más operativas y destaca que han eliminado las barreras geográficas a la contratación, con lo que ahora son capaces de encontrar el talento más rápido.