Gastos de empresa bajo control
La crisis y los casos de corrupción obligan a modernizar el consumo externo de los trabajadores
De no haberse suicidado el pasado 19 de julio en una finca de caza cordobesa, Miguel Blesa se hubiera enfrentado a una pena de seis años de prisión por el caso de las tarjetas black de Caja Madrid y Bankia. Salvo que prosperen sus recursos ante el Tribunal Supremo, sí cumplirán condena el exministro Rodrigo Rato y otros 63 exconsejeros y directivos de la entidad.
Las tarjetas black llevan hasta su extremo más perverso una cuestión que siempre ha supuesto un dolor de cabeza para las empresas y sus trabajadores: la gestión y control de los gastos corporativos. "Se consideran corporativos aquellos gastos de viaje y representación en los que incurren los directivos y empleados por razón de su trabajo. Y también aquellos generados por invitaciones a terceros u otros compromisos de carácter social vinculados a la empresa", resume José Ángel López Palomo, profesor de Compensación y Beneficios de la Udima. Dietas, comidas o desplazamientos son algunos de los más habituales.
Según un estudio realizado en 2015 por Sodexo, el gasto medio de empresa por empleado en concepto de gastos de viaje y representación asciende a 4.000 euros anuales. "Pero el 46% de los responsables no sabe exactamente a dónde van a parar esos gastos", objeta Miriam Martín, directora de Marketing y Comunicación de Sodexo Beneficios e Incentivos. El mismo informe revela que una de cada cinco facturas son rechazadas por el departamento financiero por no ajustarse a la política de la empresa, y que un 20% de las que sí pasan ese corte tampoco cumplen dicha política. "Los gastos son difíciles de controlar. Muchas veces porque las empresas no comunican o no se aseguran de que sus empleados conozcan bien cuál es la política interna sobre la materia", indica Martín.
En plena era de la digitalización, sorprende que en muchas compañías siga siendo práctica habitual que los empleados adelanten de su propio bolsillo los gastos generados en su trabajo. El tiempo dedicado a rellenar las famosas "hojas de gastos" es una fuente de insatisfacción laboral para el 52% de ellos, según Sodexo. "Tienen que poner el dinero, justificarlo y esperar a la posterior validación y aprobación de los gastos para que, finalmente, se les reembolse la cantidad adelantada. Además, este proceso es muchas veces manual y descentralizado, lo que incrementa la carga administrativa para empresa y empleado", comenta Martín. Para tratar de aligerar estos farragosos trámites, continúa, el mercado evoluciona hacia "sistemas pre-trip [previos al viaje] que cubran todo el ciclo del gasto y ayuden a su control incluso desde antes de producirse".
Tecnología al rescate
Captio es un 'software' español de gestión de gastos de empresa. A través de una aplicación y desde el teléfono móvil, cada empleado introduce una fotografía de las facturas que genera, lo que pasa a un sistema unificado de administración y control.
"No hay que ir guardando los 'tickets' físicos ni perder el tiempo transcribiendo las cifras a una hoja de cálculo que muchas veces llega al supervisor desordenado e incompleto", explica Tamara Navarrete, su responsable de Marketing de Canal. La aplicación, dice, también reduce el fraude y el error humano. "En las empresas grandes no hay tiempo material para revisar todas las facturas. Se seleccionan algunas al azar y esto permite que se cuelen gastos injustificados. Nuestro sistema lo evita por medio de alarmas que saltan cada vez que se detecta un 'ticket' duplicado o se excede el límite estipulado para una comida".
Casi 900 euros en una comida celebrada en un famoso restaurante con varias estrellas Michelin. Es uno de los cientos de extractos que ha trascendido del caso de las tarjetas black. Ernesto Poveda, presidente de ICSA, cree, sin embargo, que la crisis acabó con los tiempos del despilfarro. "En general, las organizaciones han adoptado políticas muy restrictivas y austeras. Partidas como los viajes se han reducido gracias a la utilización intensiva de las videoconferencias. También las comidas han reducido de manera significativa sus importes, y los regalos a clientes son ahora testimoniales".
López Palomo señala que cuanto mejor delimitada está la política de gastos de la compañía, menor margen de maniobra hay para la picaresca de empleados y directivos. "Hay cuestiones como el kilometraje o las comidas que pueden ser más susceptibles de abusos, pero no es lo habitual. Además, muchas partidas como los gastos de locomoción, el alojamiento o los vehículos de alquiler ya vienen contratados por las propias empresas".
En cuanto a las compañías, la introducción de figuras como el del responsable de cumplimiento normativo —compliance— apunta hacia una mayor transparencia en los gastos corporativos. Para Ernesto Poveda, el incremento de los controles actúa como herramienta suficientemente disuasoria frente a eventuales desmanes. "Con el actual sistema contable y fiscal, lo normal es que nadie quiera meterse en líos. Quizá de forma excepcional se produzcan irregularidades, pero en muchas ocasiones es más por desconocimiento que por mala fe".
Óscar Bastanchury, profesor del máster en Auditoría Financiera y Riesgos del Instituto de Estudios Bursátiles (IEB), no tiene una visión tan optimista. "Las irregularidades se dan porque alguien las autoriza o no las identifica de manera eficaz en su labor de supervisión", recuerda. Este experto admite la existencia de "un rango de subjetividad en la consideración de gastos corporativos que ha podido ocasionar cierto abuso en la justificación y uso de los mismos".
Bastanchury apela a una mayor responsabilidad directiva. Y se pregunta: "¿Hasta cuándo la falsa sensación de impunidad va a motivar en los administradores de las compañías la aplicación de ciertos procedimientos que incumplen con la legalidad?". Como posible solución, añade, "el rechazo social que provocan estas prácticas, la erosión para la marca corporativa que conllevan y un mensaje claro de combatirlas mediante sanciones ejemplarizantes deberían bastar para erradicar este tipo de conductas tan nocivas para la credibilidad empresarial".
