Compre bien para superar la crisis
Sorprende cómo las grandes organizaciones suelen desconocer el enorme potencial que representa la función de compras para la generación de valor y mejora de la cuenta de resultados, sobre todo en momentos de crisis, en los que el aumento de las ventas no está garantizado. La función de compras y aprovisionamiento garantiza el abastecimiento de materiales, equipos, productos y servicios que se necesitan para el funcionamiento de una compañía. Pero, ¿hemos de conformarnos con esto, con una mera percepción funcional? Comprar y aprovisionarse es una necesidad. Hacerlo de forma estratégica y optimizada también lo es, y en periodos de incertidumbre económica, se vuelve una prioridad.
El departamento de compras acapara el 75% de los gastos de grandes empresas
Gestionar bien la adquisición de productos mejora la cuenta de resultados
En gran parte de las empresas el gasto destinado a compras representa hasta el 75% de los costes totales, lo que pone de manifiesto el enorme potencial de mejora que una buena gestión de la función de compras supone para la rentabilidad de la empresa. El crecimiento de la competitividad en los mercados, la internacionalización de las compañías y la focalización en lo que cada uno es especialista, obliga a profesionalizar los procesos de compras y aprovisionamiento para reducir costes, aumentar la eficiencia y ganar en innovación.
No obstante, aunque en la mayoría de las grandes empresas las compras están centralizadas en un departamento especializado, la realidad es que la coordinación central se hace efectiva sólo para una pequeña parte de los productos y servicios que se adquieren, siendo los usuarios del producto o servicio quienes, en casi un 70% de los casos, se encargan del proceso de la compra y el proceso de negociación. Situación disfuncional y poco ventajosa para la empresa. Del mismo modo, otra de las deficiencias habituales es que el personal del departamento de compras se dedica principalmente a funciones puramente administrativas y logísticas o de aprovisionamiento, destinándose únicamente una mínima parte del tiempo al trabajo de análisis, comparativa de ofertas y búsqueda de proveedores o la propia negociación, a pesar de que ahí es donde radica la generación de valor.
Para conseguir un proceso optimizado y estratégico de la función de compras, las empresas deben empezar por la reorganización de tareas de acuerdo a competencias, conocimientos y especialidades de los colaboradores implicados en la organización, así como fomentar el trabajo en equipo entre los distintos departamentos. La creación de comités de compra resulta hoy de enorme utilidad para facilitar la puesta en marcha de las decisiones adoptadas. Por otra parte, el departamento de compras es el que debe centralizar las peticiones de cada área de la empresa y a partir de ahí colaborar con los usuarios del producto o servicio objeto de la compra. Conjuntamente deben decidir los proveedores a los que recurrirán y establecer los objetivos y la estrategia de negociación, si bien el comprador profesional debe protagonizar la negociación final con el proveedor.
En muchas ocasiones, las empresas recurren a especialistas externos precisamente para diseñar un plan director de mejoras e implantar una nueva metodología de trabajo, ya que es algo contrastado que, con una buena gestión de esta función, una empresa puede conseguir ahorros por encima de los dos dígitos en relación con el presupuesto asignado.
Junto a un nuevo escenario organizativo, otro elemento que puede ayudar a las organizaciones a mejorar sus compras es un uso eficiente de las nuevas tecnologías, de las herramientas informáticas aplicadas a los ámbitos del e-sourcing y el e-procurement. Los beneficios que pueden reportar son numerosos: además de mejorar el control y seguimiento simultáneo de los múltiples procesos de compras, elevan su eficiencia, agilidad y transparencia, contribuyendo así a una toma de decisión mucho más estratégica.
En definitiva, los departamentos de compra desarrollan una función básica y estratégica para la empresa. Su buena gestión beneficia al conjunto de la compañía, traduciéndose en ahorros en la cuenta de resultados.
Por ello cada vez más compañías se dan cuenta de que la reorganización de estos procesos, además de ser una inversión de rápida rentabilidad, puede significar la diferencia entre alcanzar los resultados previstos o no. Es fundamental que las organizaciones entiendan que su metodología de compras puede ser una sólida ventaja competitiva. En un mercado globalizado con cada vez mayor concurrencia de productos y servicios en apariencia similares, las empresas deberían mirar hacia dentro para tratar de diferenciarse de sus competidores. Empezar por revisar sus compras sería un buen comienzo.
José Valderrama es director general de Fullstep.
