Aprovechar Google / la agenda (4)

SIGUIENDO CON GMAIL

Todos tenemos una agenda con los teléfonos y las direcciones de los amigos, los compañeros de trabajo y en general de todas aquellas personas, empresas o servicios de urgencia útiles para resolver algún problema. Con el uso del correo electrónico, todas estas agendas se pueden unificar en una sola a la que todos los programas de gestión de correos acceden, incluidos los que se hacen a través de la Red. Se les suelen dar el nombre de Contactos, Agenda, Listas o similar, y además de la dirección de correo electrónico (si la tiene) se puede incluir prácticamente cualquier cosa que considere relevante el titular. Al igual que las de papel, las agendas digitales son muy valiosas y quedarse sin ellas supone una gran pérdida y un soberano disgusto, tanto que muchas veces es imposible recuperar todo lo que se guardaba allí. Así que es mejor prevenir que curar. Hay que tener al día siempre los datos en nuestro ordenador, hacer varias copias de seguridad de los Contactos y actualizarlos periódicamente. Además convendría que alguna de estas copias estuviera accesible a través de la Red, así no importa cuándo y dónde se necesita, sólo hay que conectarse a Internet y acceder a todos los datos allí guardados.

CONTACTOS

Uno de los apartados que tiene el servicio de correo web de Google, Gmail, está precisamente dedicado a esto. Se llama Contactos y está al final de la Lista de carpetas. Sólo hay que hacer clic encima para abrir una nueva ventana donde aparecerá la lista (reducida o total) de los contactos guardados allí. Para crear un contacto nuevo sólo hay que hacer clic en Crear contacto. En la nueva ventana aparece una pequeña ficha para rellenar el Nombre, la Dirección de correo, incluir algunas Notas e incluso poner una imagen que lo identifique. Hecho esto, haciendo clic en Guardar el nuevo contacto quedará añadido. Una de las funciones que Gmail tiene automatizadas es añadir las direcciones de correo electrónico a Contactos cada vez que se utilizan las funciones Responder, Responder a todos o Reenviar. Si el destinatario no está en la lista de contactos, se añadirá automáticamente.

MÁS INFORMACIÓN

Si se quieren añadir más datos sobre ese contacto, sólo hay que hacer clic encima de él y después en editar información del contacto. Aparecerá la ficha básica anterior. Para introducir información adicional, se hace clic en el enlace de abajo Añadir más información... Se abrirá una nueva ventana con varios apartados llamados Secciones -Personal, Trabajo o la que se desee añadir- y dentro de ellas una serie de Campos para rellenar. Sólo hay que desplegar el submenú que hay en cada campo para elegir entre nueve opciones. Si se quiere añadir un campo, hay a la derecha de cada sección un enlace para ello, sólo hay que hacer clic encima para cada campo nuevo. Los Contactos de Gmail también sirven para ponerse en contacto con ellos a través de un chat. Si tienen cuenta en Gmail, indicará cuando está activo automáticamente. Sólo hay que hacer clic con el botón derecho encima y escoger chat (también se puede enviar un correo) para que se abra una pequeña ventana desde la que chatear en la misma pantalla del correo web Gmail.

IMPORTAR

Pero puede que ya tenga guardada una agenda de contactos, con algún otro programa, en su ordenador, o simplemente en otro lector de correo, y lo que desee sea exportarla a Gmail y así tener una copia segura y accesible desde cualquier parte. Podrá importar libretas de direcciones o contactos desde programas como Outlook, Hotmail (Live), Yahoo!, Orkut, etcétera, sólo tendrá que seguir una serie de pasos previos. Para exportarlos a Gmail, primero tendrá que localizar la libreta de direcciones, o de contactos, que quiera exportar. Luego tendrá que exportarlos a un archivo, pero teniendo mucho cuidado con que el formato de exportación sea CSV "valores separados por comas". Guarde el archivo creado en un sitio fácil de recordar. Gmail admite importar hasta 3.000 contactos de una sola vez, si tiene más divídalos en varios archivos CSV y luego importelos uno a uno. Desde los Contactos de Gmail, haga clic en Importar. Se abrirá una nueva ventana, haga clic en Examinar y localice el archivo CSV en su ordenador, haga clic en Importar contactos y todos pasarán a formar parte de Gmail.

EXPORTAR

Por ejemplo, en el caso de Microsoft Outlook y Outlook Express, hay que ir al menú Archivo y seleccionar Importar y exportar. Se abrirá una ventana de exportación en la que hay que seleccionar exportar a un archivo con valores separados por comas (Windows) y, después, elegir como carpeta que exportar la de los contactos. Verá el nombre del archivo y su terminación, que debe ser CSV, y también podrá elegir dónde desea guardarlo.