Todo está en los archivos

Es cierto pero no parece verosímil: Madrid posee casi un cuarto de millón de archivos. La mayor parte de ellos pertenece a oficinas, empresas e instituciones como colegios y organizaciones privadas. Además, cuenta con un deslumbrante ramillete de archivos públicos y hemerotecas, como la Municipal, que alberga la única colección completa de The New York Times. Esta condición confiere a Madrid el rango de superpotencia archivística. Sus buques-insignia son los que atesora la Biblioteca Nacional -con la copia del Cantar de Mío Cid- en el paseo de Recoletos, 20; el Archivo Histórico Nacional, en la calle de Serrano, 113; el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, en la calle de Ramírez de Prado; y el de la Villa, que es municipal y se halla en el cuartel del Conde Duque.

Pasados 30 años se hace una criba de documentos: unos se conservan y otros son destruidos

Los archivos correspondientes a las Reales Academias, como la de la Historia, con códices del siglo XI y XII, más documentos hológrafos de los Reyes Católicos, en la calle del León; el de Bellas Artes de San Fernando, en Alcalá, 13, con dibujos de Leonardo da Vinci; o el del Palacio Real, que atesora toda la correspondencia regia, por citar tres ejemplos, son de una riqueza extraordinaria. En cuanto a los específicos, el Archivo Histórico de Protocolos, en la calle de Alberto Bosch, 4, conserva toda la documentación notarial emitida en Madrid desde 1504: cabe hallar en él desde el certificado de limpieza de sangre del padre de Miguel de Cervantes, Rodrigo, hasta documentos de libertad de esclavos, como uno del año de 1672, por parte de su propietario, un caballero de la Orden de Santiago. A todos ellos hay que añadir registros eclesiásticos, militares, nobiliarios, privados, o el fabuloso Archivo General de la Administración, en Alcalá de Henares.

La memoria documental de Madrid depende de la Subdirección General de Archivos, que supervisa el Archivo Regional, situado en la antigua fábrica de cervezas El Águila, repensada por los arquitectos Tuñón y Mansilla. Este moderno archivo consta de tres grandes edificios interconectados de vidrio y ladrillo.

Sus depósitos contienen todos los documentos generados por las consejerías del Gobierno regional -hasta la fecha, 4.141.080- y toda la documentación histórica del territorio, con un total de 5.419.869 expedientes. El documento más veterano data del año 1300 y procede de Torrelaguna, la localidad norteña de la provincia; versa sobre la prohibición, por parte del arzobispo de Toledo, señor feudal de gran parte del territorio madrileño, de la enajenación de heredades a los no vasallos.

Los documentos atraviesan cuatro fases de archivo: oficina, centrales, intermedia e histórica. Los de oficina son aquellos que guardan la materia prima, los documentos surgidos del día a día. "En Madrid existen aproximadamente unas 240.000 entidades y empresas, y cada una de ellas suele contar con un archivo", afirma Nieves Sobrino, especialista del Archivo Regional.

Cuando la consulta de estos documentos deja de ser diaria y de tener una utilidad inmediata pasan a los archivos centrales, donde permanecen un tiempo máximo de 10 años. "A medida que crece en edad, el documento va perdiendo utilidad administrativa, pero lo va ganando para el ciudadano, cruzándose así el umbral del archivo intermedio, que se dilata hasta los 30 años", señala Sobrino.

En este momento del proceso es cuando sobreviene la acción crucial del expurgo, que decide qué documentos deben pasar al archivo histórico y cuáles no son dignos ya de ser conservados. Al tratarse ésta de una encrucijada muy compleja, que requiere optar, comisiones amplias fijan los criterios a seguir de acuerdo con las leyes. Los documentos no expurgados van a parar al archivo histórico, que alberga aquellos con más de 30 años. Los demás son destruidos.

En el Archivo Regional de Madrid, que asume las fases intermedia e histórica, simultáneamente, las 94 personas de su plantilla realizan incesantemente tareas de recepción de documentos, de descripción para su normalización y su puesta al servicio -gratuito- del ciudadano. Hay salas de consulta -1.870 investigadores el pasado año- con 42 puestos, así como cabinas para la microfilmación. Además, el Archivo Regional cuenta con dos colecciones fotográficas, del periodista Martín Santos Yubero y del murciano Cristóbal Portillo, con 500.000 y 1.500.000 de negativos, respectivamente.

El mayor número de demandas de documentos históricos suele versar sobre la Inclusa. Son numerosísimas las concernientes al Instituto Municipal de la Vivienda (Ivima) y las que se refieren a instalaciones de calderas y ascensores de viviendas particulares para comunidades de vecinos. Es constante la exigencia de documentos sobre la Guerra Civil para acreditar grados militares, heridas de guerra o mutilaciones con miras a la recepción de pensiones. "Lo más importante es que el ciudadano sepa que los documentos y la documentación que aquí se guardan son precisamente para la ciudadanía, para su conocimiento, consulta, estudio y aprovechamiento gratuitos por los particulares", concluye Sobrino.