Enterrados bajo miles de mensajes

Dicen que Bill Gates recibe al día más de cuatro millones de mensajes. A Eduardo Sagüés, director de marketing de MSN-Microsoft en España, no le parece exagerado. A él, cuando vuelve de vacaciones, sin ir más lejos, le aguardan más de 1.500 sobrecitos amarillos en el buzón de su correo electrónico, una consecuencia lógica de la media diaria de mensajes que le llegan: más de 200. Su ordenador dispone de una configuración especial y está dotado de unos filtros personales potentísimos que impiden el paso de publicidad y que así esos 200 mensajes diarios no se conviertan en 2.000. Todo este dispositivo logra que Sagüés no se vuelva loco (e improductivo) dedicando más de tres horas al día sólo en ver, comprobar, archivar y responder -si procede- los mensajes electrónicos que le abordan.

Hay quien personaliza su buzón de tal manera que los mensajes de su jefe aparecen subrayados en rojo para que resalten entre los otros

La epidemia del correo inútil se ha desarrollado mucho debido al enfermizo sistema de adjuntar copia a todo el personal de la empresa

No le pasa sólo a él. El abuso de los mensajes, el crecimiento exponencial de esta relativamente nueva forma de ponerse en contacto, y la multiplicación y poder de penetración de inundadores de publicidad-basura (en inglés se denomina spam), ponen en peligro la utilidad del correo electrónico como herramienta de trabajo y casi como medio de comunicación.

El primer mensaje de correo electrónico se envió el 29 de octubre de 1969 entre dos universidades estadounidenses. Desde entonces, el fenómeno ha crecido a un ritmo mareante: en 2004 había 700 millones de cuentas de correo electrónico en el mundo; cuando termine 2005 se contarán 1.200 millones. En 2002 circularon por el ciberespacio 30.000 millones de mensajes. Esta cifra se habrá duplicado el año que viene. En España, según la Asociación Española de Comercio Electrónico, existen 12 millones de direcciones.

Este incremento galopante no sólo ha desbordado las previsiones, sino, en muchas ocasiones, la manera de funcionar de las empresas. Todas acogieron en su momento el correo electrónico con optimismo por sus indudables ventajas de rapidez, inmediatez, ductilidad y capacidad de comunicación interna.

La mayoría, después de unos años, ya ha elaborado normas e instrucciones más o menos estrictas para no inundar a los propios compañeros de mensajes que, aunque están relacionados con el trabajo, no son completamente pertinentes y lo único que acarrean es una importante pérdida de tiempo. En Estados Unidos ya hay hasta directivos que multan a los empleados que les remiten correos electrónicos que no son estrictamente necesarios. IBM-España, aunque no ha llegado al extremo de la multa, es una de estas empresas con decálogo-anticorreo electrónico improductivo. Éstas son algunas de las normas que todo empleado debe conocer y llevar a la práctica:

- Hay momentos para el correo electrónico y momentos para el teléfono.

- Todos los correos se deben etiquetar: urgente, normal o PSI (para su información).

- Las notas se deben enviar sólo a las personas a las que sea necesario.

- Utilice el campo "cc" (con copia) con mesura.

- No responda a un correo si está enojado, ya que se puede arrepentir más tarde.

- Escribirlo todo en mayúsculas es como gritarle a alguien en el oído.

- No tenga expectativas poco realistas sobre el tiempo de respuesta.

Daniel de la Fuente, director de Lotus para Europa del sur de IBM, asegura que una de las prioridades de su empresa es que cada vez se tienda menos al correo electrónico y se usen cada vez más los enclaves creados ex profeso en Internet para discutir entre varias personas un determinado asunto. "En vez de mandarse mensajes se queda a determinada hora en un determinado dominio de Internet y se chatea entre los implicados", añade De la Fuente. Esta manera no sólo ha servido para ahorrarse correos. También se han evitado desplazamientos y viajes. Sólo en esto último, gracias al nuevo sistema, la multinacional IBM se ha ahorrado 34 millones de dólares al año.

La epidemia del correo inútil se ha desarrollado bastante debido al enfermizo sistema que se practica en muchas empresas de adjuntar copia a todo el mundo de determinado comentario, progreso en el trabajo o documento que el remitente haya llevado a cabo. "La razón es sencilla: es muy fácil y muy barato", dice Ignacio Horcajo, responsable de estructuras tecnológicas de Accenture. Se mandan copias para que los demás sepan qué has hecho, para que los compañeros se den por enterados de un dato, para que tus jefes inmediatos (y no inmediatos) se enteren de lo que te traes entre manos. "Y sobre todo, para que, si pasa algo, uno tenga la excusa del 'ya te avisé", explica Eduardo Sagüés, de MSM.

Consecuencias

Consecuencia 1 de tal proliferación: los mensajes de correo interno se disparan.

Consecuencia 2: expertos como Sagüés, por ejemplo, han personalizado de tal manera su correo electrónico que le aparecen con una rayita roja los que son de sus jefes -"que leo inmediatamente, claro"-; con una rayita verde, los que sólo van dirigidos a él -"que también leo con rapidez"-, y con otra rayita, los que él ha incluido dentro de un conjunto de personas, esto es, en los que él va "de copia". "Éstos no los leo con tanta asiduidad, y en muchas ocasiones los borro", confiesa el directivo de MSM Microsoft.

Ni Horcajo, ni Sagüés, ni De la Fuente, a pesar del volumen de mensajes que están obligados a atender, no reciben spam gracias a los filtros que usan. El resto de las personas sí reciben. Mucha: vendedores de viagras, anunciadores de cirujanos falsos que alargan el pene, trabajos bicoca... Más del 70% de los mensajes electrónicos que circulan por el ciberespacio son mensajes-basura esperando alcanzar una dirección donde agarrarse. Los expertos bombardeadores de este género disponen de robots especializados que rastrean la Red buscando cualquier cosa que parezca una dirección de correo electrónico. De ahí que todo el que aparezca en blogs o en páginas muy visitadas -en una palabra, cuya dirección sea "visible", como dicen los iniciados- corre un gran riesgo de verse invadido por mensajes basura.

Horcajo recomienda para evitar esto que se disponga de dos direcciones de correo electrónico: "Una para la gente que te interesa y otra para que se vaya acumulando la basura", asegura. Así se gana tiempo mientras los robots cibernéticos se ensañan con la dirección que sirve de basurero. Es una forma de detener el avance y no acabar como Bill Gates: con cuatro millones de mensajes.