La clave está en compartir

La mayoría de las empresas españolas cuenta ya con un portal específico para empleados. Exactamente el 72% de ellas, según un estudio reciente de Grupo Penteo, que aseguraba que uno de los principales objetivos de las compañías para invertir en esta tecnología era facilitar el intercambio de conocimientos entre sus empleados. Al menos tres empresas españolas han acertado en este punto: Telefónica Móviles, Inditex y el despacho de abogados Uría & Menéndez han sido seleccionadas entre las 17 empresas europeas de la lista MAKE, que desde hace tres años reconoce de forma independiente a los mejores en este ámbito. Ninguna de ellas, sin embargo, quedó entre los cinco primeros.

Los expertos que toman parte en esta investigación propusieron una lista inicial de 76 compañías. Desde hace unos años, la gestión del conocimiento está en boca de los expertos como una forma de mejorar el rendimiento de las plantillas. Pero, ¿cómo lo hacen las mejores? Uría & Menéndez sirve de ejemplo, pues la base de su negocio está en la experiencia de sus más de 300 abogados, repartidos en 13 oficinas de 10 países diferentes.

La página de inicio es distinta para cada departamento e incluye las noticias de su sector, que se actualizan cada día a primera hora

Cuando Cristina Rodríguez, directora de Gestión del Conocimiento de Uría, llegó al despacho en 1996 no había correo electrónico y el archivo, con miles de documentos, era de papel. En 1997 se puso en marcha la Intranet, a la que sólo tienen acceso los empleados. Rellenarla con la información más útil para cada profesional era la dificultad.

Empezaron por informatizar alrededor de 20.000 documentos del archivo, un proceso que se alargó seis meses. Luego vino la selección de la aplicación informática más adecuada y, sobre todo, de las bases de datos y documentos propios del despacho. "Teníamos un montón de información y la gente se perdía", reconoce Cristina Rodríguez.

El resultado de un año de trabajo es una web más bien sosa -predomina el azul del despacho, no hay animaciones y sí mucha información- que funciona desde principios de 2002. Cada abogado tiene una página de inicio ajustada a su perfil profesional y que se actualiza cada día a primera hora de la mañana con las últimas noticias. Es lógico, pues la información y documentos que necesita un mercantilista, por ejemplo, tienen poco que ver con las de sus colegas del departamento de laboral.

Desde esa misma página, cada profesional puede gestionar "su día a día", asegura la responsable del portal. Para ello cuenta con dos aplicaciones fundamentales: una que permite gestionar más de 800 modelos -formularios jurídicos de casos concretos hechos por los socios y abogados de mayor experiencia, y que sirven de ejemplo para casos siguientes- y otra que permite gestionar la información por áreas de práctica. No se trata de un buscador, sino de una aplicación que permite acceder a todos los documentos ordenados. En el caso de los modelos, éstos generan una copia automática, lo que permite trabajar directamente sobre el documento con los datos del caso actual.

El cambio ha exigido un esfuerzo de formación, pues todos los abogados -unos 300 en plantilla- han tenido que pasar por un curso para aprender a utilizar las nuevas herramientas. Tal vez gracias a eso el despacho ha logrado evitar uno de los principales problemas que conllevan estos cambios tecnológicos: que sus destinatarios, abrumados por la avalancha de información, renuncien a utilizar las nuevas aplicaciones. "Se está utilizando mucho", asegura Cristina Rodríguez, quien reconoce que para los profesionales más jóvenes es más fácil. La responsable de Uría considera que la falta de tiempo de los profesionales es una barrera mayor.