La apoyo del jefe gana peso

Las secretarias no son lo que eran. En los últimos años estas profesionales han ido abandonando su actitud sumisa para ejercer funciones de responsabilidad. Los directivos delegan cada vez más en su mano derecha y ésta se involucra en los objetivos de la empresa. Un estudio reciente asegura que su capacidad de organización es lo más valorado por sus jefes.

Casi la mitad de los jefes confiaría a su ayudante la asistencia a reuniones y el 34% le dejaría gestionar y supervisar algunos proyectos

En España existen 1,3 millones de administrativos, desde recepcionistas hasta secretarias de dirección. Estas últimas, junto a las secretarias ejecutivas, son las que más están notando el cambio hacia funciones de mayor responsabilidad que las tradicionalmente asociadas al puesto. "Antes la secretaria recibía órdenes y se limitaba a cumplirlas y ahora, cada vez más, los directivos delegan en ellas", subraya Mireia Ranera, responsable de Formación y Selección de Secretariaplus, una empresa especializada en dar servicios de formación, búsqueda de empleo y otros a este colectivo profesional que cuenta con 60.000 afiliadas.

El último estudio de esta organización, presentado esta semana en Madrid en el marco del tercer Congreso Nacional de Secretarias y Ayudantes de Dirección, destaca que casi la mitad de los directivos (49%) estaría dispuesto a delegar en su secretaria la asistencia a determinadas reuniones. Otro 34% le confiaría la gestión de proyectos y el 17%, tareas comerciales. La confianza es recíproca, pues un 73% de los administrativos -cada vez más hombres-, estaría dispuesto a asumir más retos y responsabilidades en su puesto.

A pesar de esta muestra de confianza, la mayoría de las secretarias siente que su trabajo no es lo suficientemente reconocido. Sus mayores responsabilidades no han ido aparejadas con una incremento en la retribución, "aunque hay grandes diferencias", se lamenta Ranera. Las que más parecen valorar a estas profesionales son las grandes empresas, tanto españolas como multinacionales.

Secretariaplus estima que el sueldo de una secretaria de dirección y ejecutiva varía entre los 18.030 euros y los 36.060 euros. A este puesto suelen aspirar profesionales con más de 30 años de edad; al menos tres de experiencia laboral; dominio de determinadas herramientas informáticas; y bilingües al menos español-inglés. Eso sin contar algunos rasgos de carácter como la responsabilidad, la facilidad para ser resolutivos, la capacidad para comunicarse y relacionarse y total disponibilidad horaria. El 70% de las secretarias de grandes compañías cobran menos de 24.000 euros y los ingresos de la mitad de las que trabajan en pequeñas empresas están entre los 12.000 euros y la citada cantidad.

La función más valorada por los directivos en su secretaria es la capacidad para organizar la oficina. El 24% de los responsables encuestados señala que no podría prescindir de su asistente por esta razón, mientras que el 23% hace hincapié en el efecto barrera, la capacidad para filtrar las llamadas. Otras funciones valoradas son la habilidad para organizar reuniones y viajes, la recepción de visitas y la gestión de la agenda del ejecutivo.

Al otro lado de la mesa, las secretarias dan importancia a las mismas cuestiones, si bien el 44% reconoce que hace para su jefe gestiones personales, como organizarle viajes de placer, les arreglan asuntos familiares o hacen compras particulares (25%)

La secretaria ideal

Desde otro punto de vista la secretaria ideal para su jefe es la que es sobre todo una persona de confianza y absolutamente discreta, en opinión del 43% de los encuestados.

La muestra que ha permitido llegar a estas conclusiones la forman 847 directivos y 1.483 secretarias, buena parte de ellas de los perfiles más cualificados.

Para alcanzar los puestos de mayor responsabilidad, muchas altas secretarias han tenido que aprender por su cuenta. "No existe una carrera universitaria y, aunque sí existen escuelas de secretariado, los jóvenes suelen preferir ir a la universidad", reconoce la responsable de Secretariaplus.

Lo que sí se da es el camino inverso: jóvenes que tras licenciarse, empiezan a trabajar como administrativo y desarrollan su carrera profesional en este ámbito profesional. Incluso, asegura Mireia Ranera, "algunas empresas ofrecen a sus secretarias planes formativos específicos de carácter anual". Sin citar ejemplos concretos, Ranera pone como ejemplo al sector farmacéutico y al de medios de comunicación.

La demanda existe también entre los directivos. Una mayoría aplastante de jefes (98%) considera interesante que sus asistentes reciban formación complementaria para mejorar sus habilidades, tanto profesionales como personales, siempre según el estudio citada.

La selección de estos profesionales también se ha hecho más exhaustiva y exigente, concluye Ranera, aunque todavía es fácil encontrar trabajo.