Informáticos para servirle

Los departamentos informáticos o de sistemas cada vez tienen más importancia en determinadas empresas. Penteo, una compañía española especializada en el mercado de las nuevas tecnologías, asegura que éste 'debe gestionarse como si fuera una microempresa dentro de la empresa', cuyos clientes son el resto de empleados. Y ha desarrollado un modelo propio para conseguirlo.

La firma propone un proceso de mejora continua de las herramientas de gestión 'para sacarle el mayor partido a la tecnología'

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Los modelos de gestión empresarial han atravesado numerosas modas, cuando no vicisitudes. En estos momentos, por ejemplo, se impone el protagonismo de los departamentos de infrmática o de sistemas. Así, un grupo de 14 grandes empresas europeas crearon en 1988 la Fundación Europea para Gestión de la Calidad.

Las siglas en inglés de esta fundación, EFQM, han dado nombre a un modelo de gestión cuyos dictados siguen hoy miles de compañías. La base de este modelo de mejora continua consiste en desmenuzar, evaluar y proponer cambios sobre aspectos que inciden en el rendimiento de una empresa: liderazgo, procesos y resultados.

El Grupo Penteo, especializado en tecnologías de la información, ha ido un paso más allá y ha decidido trasladar este modelo de excelencia a la gestión del departamento de sistemas. 'Las nuevas tecnologías tienen cada vez un papel más importante en la empresa', asegura su director, Antonio Maciá. Para él, la clave consiste en entender que estos deben funcionar como una empresa cuyos clientes son el resto de los departamentos de la compañía y que tiene sus propios proveedores.

Herramientas de gestión

Las herramientas de gestión son poco utilizadas por estos departamentos, si bien se extienden cada vez más (véase cuadro). Lo que propone Penteo es un proceso de mejora continua de este área de la empresa 'para sacarle el máximo partido a la tecnología'. El primer paso es evaluar el funcionamiento del departamento. No se trata de medir su encaje en la empresa, sino los procesos que permiten saber si está cumpliendo lo que se espera de él.

En este sentido, los analistas de Penteo, con ayuda del director del departamento y sus empleados de confianza, evalúan nueve criterios relacionados con los procesos y los resultados: desde el liderazgo y el conocimiento, hasta la satisfacción de los usuarios-empleados.

Es común, por ejemplo, que no esté definido un sistema de reuniones, que no halla planes de desarrollo, que no esté consolidado un sistema de comunicación con los usuarios o que no se mida su satisfacción.

Una vez hecha la autoevaluación, se contrasta y consensua con el resto de los trabajadores del departamento; se compara con las mejores prácticas de otras empresas (la técnica denominada benchmarking), lo que es relativamente fácil para Penteo, ya que cuenta con una base de datos producto de su trabajo de analista de mercado, y se establece un plan de mejora. Entre las mejoras más fáciles y que están implantadas con éxito, siempre según la experiencia de Penteo, está el establecimiento de un sistema de reuniones y otro de incidencias. 'Hay que hacer planes realistas', subraya Maciá, quien asegura que el planteamiento debe hacerse a medio y largo plazo. Las mejoras se evalúan cada año.

Según la práctica de Penteo, que ofrece este servicio desde hace cuatro años, lo prioritario es definir una estrategia, algo que hacen pocas empresas según experiencia, y 'lo más complicado', identificar los procesos.

Este servicio está en la cartera de Penteo desde hace cuatro años, explica Antonio Maciá, que cita entre los clientes que lo aplican a Danone, Nutrexpa, la Autoridad Portuaria de Barcelona, el laboratorio Almirall Prodesfarma, Casbega y Cobega, entre otras.