¿Cuántas fotos y aplicaciones tienes en el móvil? Trucos para acabar con el desorden digital

Decenas de apps en las que nunca se inicia sesión, miles de fotos desordenadas en la galería y una bandeja de entrada atiborrada de correos electrónicos. ¿Este escenario le resulta familiar? El desorden digital puede colapsar un dispositivo y crear estrés psicológico en las personas y riesgos de seguridad cibernética para las empresas, según algunas investigaciones. Estos son algunos consejos para mitigarlo en el móvil y el ordenador.

“El desorden digital es estresante”, asegura Cal Newport. Este profesor de ciencia computacional en la Universidad de Georgetown (Washington) defiende que “los clics y desplazamientos incesantes generan un zumbido de ansiedad de fondo”. Además de recuperar el control de las notificaciones, poner orden en la vida digital es un gran desafío en un mundo en el que cada vez se generan y almacenan más fotos, vídeos, documentos y emails.

Amanda Jefferson, propietaria de Indigo Organizing, explica que “a menudo hacemos que nuestro problema de desorden digital sea más grande de lo que es”. “Antes de empezar a buscar desesperadamente en Google cómo organizar tu vida, es útil dar un paso atrás y preguntarte si realmente son todas las cosas digitales las que te estresan. ¿O son solo una o dos áreas, como las fotos y los archivos?”, pregunta. La clave, según la experta, está en concentrarse en aquello que cause más malestar.

Gestionar miles de fotos

“En lugar de arrancarte el pelo mientras limpias fotos o lidias con un montón de imágenes desordenadas, intenta utilizar algunas de las funciones sofisticadas de muchas aplicaciones de fotografía, como el reconocimiento facial y las etiquetas de fecha y hora”, afirma Jefferson. En los iPhone, la app Fotos reconoce las caras en las imágenes y las ordena en el álbum “Personas”. “Si añades nombres a las caras, podrás buscar fotos por el nombre de una persona”, indica la compañía de Cupertino.

Además, Apple permite encontrar imágenes por fecha, lugares, eventos o categorías (como “playa”, “puesta de sol” o “comida”). Estas funciones también suelen estar disponibles en las galerías de los móviles con Android y en algunas aplicaciones como Google Fotos, que permite encontrar recuerdos de “una boda a la que fuiste el verano pasado, a tu mejor amigo, una mascota o tu ciudad favorita”.

Para ahorrar espacio y poner orden, también es aconsejable eliminar las fotos borrosas o duplicadas. Google Fotos tiene una función para revisar y eliminar las fotos borrosas en cuestión de segundos y Remo Duplicate Photos Remover es una app para deshacerse de las duplicadas. Esto último también se puede hacer fácilmente en la aplicación Fotos del iPhone pulsando en “álbumes”, en “duplicados” y en “fusionar”.

Organizar los archivos digitales

Para encontrar documentos en el ordenador o en plataformas como Google Drive o Dropbox, es importante la forma de nombrarlos. A Jefferson le gusta comenzar con la fecha —el año, seguido del mes y del día— y añadir algunas palabras descriptivas sobre el archivo: “Si estás guardando copias de las calificaciones de tus hijos, puedes usar su nombre y el semestre”. La experta también aconseja agrupar los archivos en carpetas. En vez de “crear una arquitectura de carpetas grande y complicada”, sugiere comenzar “con algunas carpetas simples, como ‘registros médicos’, ‘escuela’ o ‘automóviles’. “Coloca archivos en ellas y agrega más cuando sea necesario”, indica.

Crear copias de seguridad

Para “ordenar la vida digital y proteger tus datos en el proceso”, desde la Universidad Carnegie Mellon aconsejan “crear una copia de seguridad en la nube o copiar esta información en una unidad externa para almacenarla de forma segura en caso de que pierda, le roben o incluso pirateen su dispositivo”. Algo que no resulta fácil para todo el mundo, según la compañía de ciberseguridad ESET. Entre los errores más comunes a la hora de realizar esta copia, la empresa destaca hacerla en el mismo dispositivo o equipo en el que está la información original y no clasificar la información.

Una alternativa es la regla del 3-2-1. “Consiste en tener tres copias, en dos tipos de soporte diferentes [por ejemplo dos en sendos ordenadores y otra en la nube] y almacenar una de ellas en lugar físico distinto a nuestra casa o lugar de trabajo. De esta manera, nos aseguramos disponer de una copia de respaldo de nuestra información ante imprevistos no deseados”, explica a EL PAÍS Ángela G. Valdés, técnico de Ciberseguridad para Ciudadanos del Instituto Nacional de Ciberseguridad de España (INCIBE).

Gestionar la sobrecarga de emails

Si en 2022 se enviaron y recibieron aproximadamente 333.200 millones de correos electrónicos al día, se prevé que esta cifra aumente a 376.400 millones para 2025, según Statista. Ante tal avalancha de emails, las etiquetas pueden ser muy útiles para poner un poco de orden. Se trata de una especie de marcadores que permiten clasificar los mensajes. Por ejemplo, los de “trabajo”, de “facturas” o de “viajes”. Para usarlas en Gmail, hay que pulsar en el ícono de menú en la esquina superior izquierda de la pantalla y elegir la opción de crear etiqueta. De esta forma, es posible agrupar los emails y tenerlos ordenados en una especie de carpetas para localizarlos más fácilmente.

Este es solo uno de los trucos para gestionar la sobrecarga de correos electrónicos. Jefferson también sugiere usar “aplicaciones más sofisticadas para limpiar el correo electrónico” como Superhuman. Este servicio, que cuesta 30 dólares —unos 27 euros— al mes, se puso de moda hace unos años en Silicon Valley al permitir controlar los mensajes solo con atajos de teclado.

Eliminar ‘apps’ sin uso

Como destaca Jefferson, “ninguna limpieza digital estaría completa sin limpiar tu teléfono”. La experta recomienda deshacerse de las apps no utilizadas que, además de ocupar espacio de almacenamiento, saturan la pantalla de inicio y pueden gastar batería. Estas aplicaciones se pueden desinstalar una a una de forma manual desde la pantalla de inicio. Para eliminar varias apps a la vez en un móvil con Android, hay que entrar en la opción “gestionar apps y dispositivos” de la Play Store y seleccionar todas las que se quieren eliminar.

En los móviles de Apple, basta con entrar en “almacenamiento del iPhone” dentro de los ajustes del teléfono y seleccionar qué apps o borrar de una lista en la que se indica cuánto ocupa cada una de ellas. Además, los iPhone tienen una función para deshacerse automáticamente de las apps que no se usan. Para activarla, hay que entrar en ajustes y pulsar en “App Store” y en “desinstalar apps no utilizadas”. “Si reinstalas una app, sus datos se restablecerán, siempre que siga disponible en App Store”, indica Apple, que no detalla cuánto tiempo debe ignorar una aplicación el usuario para que se elimine.

Puedes seguir a EL PAÍS Tecnología en Facebook y Twitter o apuntarte aquí para recibir nuestra newsletter semanal.