Todo organizado: ‘apps’ y procedimientos para tener las tareas bajo control

El confinamiento ha puesto patas arriba las agendas de todos y de pronto uno se encuentra con un montón de tareas a desempeñar en unos plazos que parecen cada vez más menguantes. La sensación de ahogo que produce no poder llegar a todos los compromisos puede resultar extenuadora, pero como suele ser habitual, la tecnología propone soluciones útiles que permitirán a los más estresados tener todo a raya. Las aplicaciones y servicios de gestión de tareas y organización personal son de las más exitosas en las tiendas de aplicaciones. Pero ¿son suficientes para no dejarse nada por el camino e incluso recuperar tiempo para uno mismo? Los expertos sugieren que además de las apps, resulta fundamental establecer un método o alguna sistemática a la que disciplinarse para no perder los papeles. Es precisamente la combinación de ambas herramientas, método y software, lo que permitirá tener todo bajo control y no trabajar con esa sensación de dejarse algo por hacer.

Todo por escrito y no confiar en la memoria

David Allen, creador del conocido método Getting Things Done (GTD), insiste en la importancia de apuntar absolutamente todo y no confiar nada en la memoria; este popular principio se basa en la posibilidad de crear una acción para cada elemento que entre en el calendario y el grueso de las aplicaciones se basan en este hecho. Es fundamental no confiar en la memoria ni en post-it aislados las tareas o gestiones que deben desempeñarse e idealmente poder acostarse con la cabeza en blanco.

La mejor receta para verse desbordado y con esa extraña sensación de dejarse algo por el camino es apuntar de víspera lo que hay que hacer para la jornada siguiente. Despertarse fresco por la mañana y consultar el gestor de tareas con lo pendiente para el día es la mejor estrategia para abordar la jornada laboral. A continuación repasamos una selección de las más populares aplicaciones y servicios para la organización personal y en equipos del trabajo.

Todoist, el gestor personal de tareas más completo

Todoist es una de las aplicaciones de productividad más descargada y que cuenta con valoraciones más elevadas de todas las tiendas de aplicaciones y que puede ser utilizada también en su versión web. Aunque no lo menciona abiertamente, este sistema se basa en parte del método GTD, en especial en la primera etapa de recolección de datos.

Esta potente herramienta emplea el lenguaje natural en este proceso con lo que se puede añadir un quehacer o tarea simplemente escribiendo el nombre del elemento y añadir “mañana” o “el martes” y el sistema lo añadirá con el correspondiente vencimiento. Todoist es, por otro lado, multi plataforma, con lo que se puede utilizar indistintamente y de forma sincronizada desde el móvil, tableta o computadora y en su versión de pago permite adjuntar documentos a una tarea, o crear un proyecto reenviando un correo electrónico.

Forest, o cómo evitar la tentación del móvil

Uno de los principales problemas a la hora de trabajar se encuentra en el móvil; resistirse a comprobar que no hay ninguna nueva notificación o echar un rápido vistazo a Instagram puede resultar muy complicado, y es precisamente esto lo que soluciona Forest. Esta simple aplicación móvil se mantiene tozudamente como la más descargada en productividad en la App Store y propone algo bien sencillo: no tocar el móvil durante unos treinta minutos.

Se trata, en realidad, de aplicar la conocida técnica de Pomodoro, consistente en dedicar en exclusiva porciones de tiempo de 25 minutos al desempeño de una sola tarea y nada más, pero haciéndolo de una forma lúdica.En el caso de Forest, el usuario “planta” un árbol virtual con cada 25 minutos de trabajo sin tocar el móvil y entra en juego el fenómeno de la gamificación, pudiendo compartir el bosque virtual con los contactos. Los creadores de Forest han ido un paso más allá plantando árboles literalmente con las recompensas obtenidas por los usuarios más disciplinados, gracias a un acuerdo firmado con la organización no gubernamental Trees for the Future.

ASANA, productividad en equipo

Cuando el trabajo es en equipo (incluso cuando se trata de llevar un control de los quehaceres del hogar), la mejor opción es recurrir a una herramienta colaborativa como ASANA. Esta potente aplicación multiplataforma permite al usuario la organización de sus tareas mediante tarjetas que pueden ser compartidos con los distintos miembros de un equipo. Las tarjetas permiten añadir vencimientos, documentos adjuntos y evolución del proyecto, y lo más importante, comprobar de un vistazo cómo va el desempeño de ese trabajo en concreto.

ASANA combina hábilmente la potencia de una herramienta que da servicios a grandes organizaciones con la sencillez de su interfaz que permite a cualquier usuario comenzar a utilizar la herramienta incluso para uso personal. Su panel de control ofrece una interesante vista de calendario en la que puede comprobarse en la agenda cuál es el vencimiento de cada tarea y cómo va su evolución.

Evernote, la veterana solución para la captura de datos

Evernote es uno de los proyectos más veteranos y conocidos en lo que respecta a la productividad y pese a que se nota el paso de los años, sigue siendo una excelente herramienta para la captura de datos. Como hemos apuntado al inicio, lo más importante para no perder el control es apuntar bien todo y no confiar nada en la memoria. Evernote se presentó en su momento como “un bloc de notas infinito” y es que, incluso en su plan gratuito, permite un número al efecto prácticamente ilimitado. Con el transcurso de los años, la app ha sido criticada por las pocas mejoras en su interfaz y se vio envuelta en una polémica por un cambio en su política de privacidad que tuvo que retirar y pedir disculpas. Con todo, Evernote cubre de forma brillante la captura de notas permitiendo la entrada de texto, locuciones de voz, fotos y disfrutando de una elevada integración con otras soluciones que disparan sus posibilidades de uso.

Los expertos hablan: lo importante es apuntar todo y establecer prioridades

Abrir el correo un lunes por la mañana y desazonarse al comprobar que está desbordado puede con la moral de cualquier empleado, aunque no es la sobrecarga de trabajo la que tensiona, frente a lo que inicialmente se podría deducir. “Tener mucho trabajo no necesariamente lleva a sufrir estrés”, explica Ricard Serlavós, profesor del Departamento de Dirección de Personas y Organización en ESADE, “el estrés lo experimentamos cuando el trabajo nos viene impuesto, no tenemos control sobre el mismo, y no es el tipo de trabajo que nos gusta y disfrutamos haciéndolo”. Este experto destaca la importancia de “establecer prioridades, evitar adquirir nuevos compromisos que sabemos que no podremos cumplir a tiempo y aprender a optimizar el uso de nuestro tiempo”.

Según Serlavós, resulta fundamental esquivar en lo posible lo que él califica como “ladrones de tiempo”. Decir ‘no’ a un nuevo compromiso de trabajo que nos va a poner contra las cuerdas resulta determinante, como también aplicar el flujo de registrar las nuevas tareas y asignarles una prioridad. Amir Salihefendic, creador de Todoist, explica las claves de su productividad: “tengo todo disponible en cualquier sitio, es decir tanto en Web como en móvil; registro todo, es decir que todo lo que creo que es una tarea lo anoto y posteriormente lo organizo y asigno prioridad a cada tarea”. Este emprendedor destaca también la importancia de trocear las tareas y hacerlas más pequeñas para que no resulten abrumadoras: “creo que son más accionables que si te pones una tarea muy general”.

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