9 consejos para hacer una reunión de trabajo por Skype

Las reuniones de trabajo online eran antes de esta etapa de confinamiento cada vez más habituales: ahora mismo son, simplemente inevitables. Para las empresas eran una forma de reducir costes y desplazamientos innecesarios, y también una buena forma de poner en común aspectos de un proyecto en marcha sin perder las ventajas de una reunión presencial. Ahora siguen siento todo eso, con la presión añadida del nuevo panorama laboral. Pero precisamente por eso, respetar algunas normas puede ser importantes para continuar con la rutina con cierta normalidad. Estos son algunos consejos para realizar las reuniones en condiciones que reproduzcan con la mayor fidelidad posible las condiciones (protocolaria y operativas) que se producirían en un entorno real.

Revisa los aspectos técnicos

Actualiza la aplicación de Skype a su última versión, asegúrate de que el micrófono y la cámara funciona, prueba que tu ordenador y tu conexión a Internet soportarán una videollamada, cierra el resto de herramientas (Whatsapp Web, Slack, correo), cuyas notificaciones podrían aparecer de sopetón y desequilibrar la conversación. Parecen obviedades pero preparar el entorno digital te generará una sensación de seguridad y un quebradero menos de cabeza.

Controla los planos

Si no te gustan las fotos en contrapicado (a nadie le gustan), tampoco coloques la cámara inclinada por encima de tus ojos en esta ocasión. Lo ideal es que puedas conversar mirando a los ojos a tu interlocutor, y viceversa. Si necesitas elevar el ordenador o la pantalla para que tu mirada se enmarque en un ámgulo más real, hazlo.

Recuerda, también, mirar a la pantalla y no a a la cámara. El plano ideal debería enmarcar tu cara y los primeros botones de la camisa. La altura es más relevante de lo que parece.

Cuida tu imagen

No hace falta que te plantes delante de la cámara con un traje o un vestido de noche, pero tampoco es aconsejable parecer sin afeitar o con ropa de estar por casa. Piensa con qué look recibirías al entrevistador en tu casa y voilá.

Evita estampados, colores flúor o grandes pendientes que distraerían la atención y podrían generar brillos en la cámara. Y si te planteas el maquillaje, el efecto cara lavada con un pequeño toque de color en pómulos o labios puede ser un gran aliado para ofrecer esa imagen cuidada y a la vez natural.

Vigila el decorado

Si tienes acceso a un escritorio con fondo suave, esa es tu mejor opción. Si el único sitio donde puedes realizar la videollamada es delante de una estanterías, customiza su parte visible para convertirlas en un fondo que no te robe protagonismo. Es decir: retira figuras, muñecos y decoración excesiva y deja simplemente una hilera de libros o alguna planta a la vista.

Si el único fondo disponible no tiene posibilidad de cambio, otra opción sería desenfocarlo en un par de sencillos pasos. Cuando inicies la llamada, pulsa en el icono de la cámara de Skype. Se abrirá una nueva ventana con los ajustes de vídeos y podrás seleccionar la opción ‘Desenfocar mi fondo’. Esta herramienta se implementó en 2019 y en 2020 está ayudando a hacer más llevaderas muchas vidas laborales.

Aísla los posibles ruidos o presencias espontáneas

Puede pasar que durante una video llamada aparezca un niño o una mascota cruzando por delante de la cámara. Y si no que se lo digan al profesor Robert Kelly, cuyo vídeo con sus hijos irrumpiendo en medio de una entrevista en directo se hizo viral y ahora, en tiempos de confinamiento, ya en todo un clásico. Para evitar estos sobresaltos (a veces simpáticos, pero o siempre oportunos), cierra ventanas, desconecta teléfonos y enciérrate solo en la habitación a puerta cerrada.

Ilumínate

No te pongas de espaldas a una fuente de luz como si fuera un interrogatorio, y si viene de arriba intenta que las sombras no distorsionen tus facciones. Si a la hora de la reunión no hay luz natural o tu casa es muy oscura, lo ideal es colocar un foco detrás de la cámara que unifique tu piel y deje ver tu rostro sin tinieblas fantasmagóricas.

Corrige tu postura

Que la comodidad de tu hogar no se convierta en una dejadez extrema. Por supuesto que hay que mostrarse relajado pero eso no puede traducirse en una espalda arqueada o una mano tapanado la cara. Intenta mantenerte erguido e intenta que las manos solo entren en el plano de forma ocasional.

Utiliza los puntos ciegos del plano a tu favor

Las reuniones siempre generan cierto estrés. Además del apoyo de tu entorno, una pequeña «trampa» que podría ofrecer tranquilidad es la de utilizar los puntos ciegos de la cámara para disponer un par de post-its con datos importantes que temes que se te puedan olvidar.

Graba la reunión si lo consideras importante

Para que posteriormente puedas echarle un vistazo y analizar qué ha ido mal (o bien) o incluso para recabar datos que se te han podido pasar por alto siempre puedes grabar la reunión. Vamos a pasar por muchas reuniones en esta etapa, así que podemos intentar cerciorarnos de cómo evoluciona el proyecto que tenemos en marcha. Eso sí, no te obsesiones con la grabación: su único cometido debería ser tranquilizarte y evitarte lagunas de conocimiento.