Un juego para dejar de temer las omnipresentes e inevitables reuniones

Son las 9:45 y un aviso en el calendario te sacude de tu somnolencia matutina: en 15 minutos hay reunión. Y de las gordas. Vienen los clientes, los jefes se ponen de largo y hay que sacar ideas decisivas en una mañana que no pinta divertida. En tu cabeza ya visualizas quién hablará primero, quién no hablará nada y quién probablemente acabe convenciendo a todos. Esa misma tarde durante el café, te enterarás de las ideas brillantes que se quedaron por el camino porque algunos de sus autores prefirieron no compartirlas, ya fuera por vergüenza, falta de seguridad o imposibilidad de turno de palabra.

“A menudo, en las sesiones de brainstorming tradicionales o en los talleres creativos la persona que habla más alto o la más senior suele ser quien al final se hace notar más”. Joachim Box, responsable global de co-creación en Fujitsu, conoce bastante bien lo que sucede en estas reuniones (y lo que no sucede): “Lo realmente importante es oír a todo el mundo y conocer sus necesidades, escuchar las ideas de todos”.

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A lo largo de las últimas décadas, especialmente con el desarrollo de la industria del software, hemos visto proliferar diversas metodologías de trabajo para optimizar los procesos productivos, como las conocidas metodologías agile de las que se derivan otras tan extendidas como Scrum o Kanban.

Sin embargo, la desarrollada por Fujitsu en este caso no se centra tanto en la forma de organizar los sistemas de trabajo o de tiempo como en facilitar algo tan fundamental como la comunicación dentro del equipo. “Desarrollamos metodologías muy específicas para abordar los retos de la transformación digital y asegurarnos de que todo el mundo en la sala participa”, explica Box. Para ello, no solo han creado un sistema, sino que lo han materializado en forma de salas destinadas a la co-creación. Actualmente existen cinco de estos centros que se denominan Fujitsu Digital Transformation Center (DTC): dos en Japón, dos en Europa y uno en EEUU.

“Tenemos una variedad de técnicas que manejamos para asegurarnos de que todo el mundo es escuchado y que abordamos los diferentes modos de pensar. Por ejemplo, algunas personas son brillantes comunicando con palabras, pero otras son mejores comunicando mediante dibujos”, explica Box. En estas salas no faltan rotuladores, cuadernos e incluso chocolatinas y gominolas; ya sea para dar energía al cerebro o hacernos regresar al aula de nuestro colegio, donde solíamos ser creativos sin proponérnoslo.

Tampoco falta todo un despliegue de tecnología audiovisual que nos devuelve al siglo XXI: pizarras digitales, escáneres portátiles, pantallas táctiles… todo está orientado a crear un ambiente lúdico, lejos de los fríos despachos y la colocación estratégica de sillas. La luz y los muebles tienen un color cálido, las mesas ovaladas están formadas por grupos pequeños y heterogéneos en los que todos tienen que participar y opinar. “Intercambiamos ideas de una forma interactiva e informal. Utilizamos un formato estructurado que nos permite desarrollar conceptos muy rápidamente”, continúa Box.

El sistema parece requerir de un maestro de ceremonias. En este caso, es el propio Box quien  orienta las dinámicas grupales y resuelve las dudas de los participantes. Se proponen los retos a resolver, que suelen implicar aspectos tecnológicos o de negocio. Clientes y técnicos se mezclan por grupos y proponen ideas que van dibujando, describiendo, ordenando… todo de una forma lúdica y distendida. Lejos de que pueda aparentar improvisación, hay una estructura guionizada que conduce el juego hacia a un punto común. 

Aunque este es un sistema que les proporciona varias alegrías, no parece algo que se planteen comercializar, al menos de momento. “Hemos creado esta metodología en Fujitsu específicamente para trabajar internamente y con nuestros partners y clientes. No es algo que vendamos, es parte de nuestra inversión en su viaje hacia la transformación digital. Lo que esperamos a cambio es que nos dediquen el tiempo y las personas adecuadas con las que podamos conseguir un progreso rápido. Y desarrollar así los conceptos que finalmente se puedan poner en práctica”.

Sin embargo, no todo el mundo es igual de receptivo ante un escenario como este. La cultura, el carácter o los prejuicios pueden suponer una resistencia al proceso. Hay quienes no confían en estas nuevas técnicas o prefieren sentarse a solucionar el problema como se ha hecho “toda la vida”, considerando que lo resuelven mucho más rápido a su manera. “Aunque algunos son más resistentes, siempre se expresan, disfrutan y resuelven de la forma adecuada el proyecto. Sí, la gente a veces pone resistencias, pero al final siempre acaban sumándose al proceso”.