Aprende a ser más eficaz

A todos nos gustaría ser más eficaces en los objetivos que nos planteamos y las organizaciones se esfuerzan en buscar métodos para lograrlo. Existen diferentes teorías sobre ello pero si tuviéramos que destacar alguna, sería la propuesta por Peter F. Drucker, calificado por Businessweek como “el hombre que inventó el management” o la divulgación del mismo, podríamos añadir. Trabajó como consultor durante más de 65 años con líderes de empresas como General Electric, IBM, Procter & Gamble... y escribió cerca de 40 libros de muy fácil lectura, por cierto. Pues bien, según Drucker, lo que hace eficaz a un profesional es saber qué conocimiento necesita, convertirlo en acción y conseguir que las personas con las que trabaja se sientan responsables de lograrlo. Lógicamente, dicha definición es de mayor aplicación a los jefes, ya que sencillamente tienen más influencia o autoridad.

Drucker resume las siguientes prácticas para conseguir ser más eficaces en nuestro trabajo:

• Pregúntate ¿qué he de hacer? y ¿qué le conviene a la empresa?
• Desarrolla planes de acción
• Asume la responsabilidad de tus decisiones
• Céntrate en oportunidades en vez de en problemas
• Conduce reuniones productivas
• Piensa y di “nosotros” en vez de “yo”

Obtén el conocimiento necesario. Si en un día cotidiano nos preguntamos ¿qué tengo que hacer hoy? La respuesta, seguramente, contemple más de una tarea: responsabilidades, obligaciones, tareas pendientes… que nos piden a gritos tener que priorizar. Las personas eficaces saben hacerlo y se centran en una sola tarea. Según Drucker, centrarse en dos tareas impide ser efectivos. Y una vez que hemos finalizado, ¿debo pasar a la siguiente? Esto sería lo esperable, pero las prioridades pueden haber cambiado, por ello la eficacia requiere volver a analizar qué es lo prioritario. En el ámbito laboral las tareas a llevar a cabo suelen ser muchas y el tiempo escaso, así que las personas eficaces analizan qué tareas hacen especialmente bien porque será en esas en las que pongan su esfuerzo y si tienen equipos a su cargo, delegarán las demás en los miembros de su equipo.

¡Pasa a la acción! Para la gente eficaz el conocimiento no es útil hasta que no se convierte en hechos (eso deja a un lado a las personas que hablan mucho pero hacen poco…). Llegar a la acción exige planificar los resultados que se desean obtener, los obstáculos que pueden aparecer, cómo se gestionará el tiempo… Algunas de las preguntas que ayudan a trazar planes de acción eficaces son: ¿Qué espero de mí y qué esperan los demás? ¿A qué resultados me puedo comprometer? ¿Es compatible con mis valores? Tal y como señala Drucker:

“El plan de acción es una declaración de intenciones antes que un compromiso”

Llevar a cabo un seguimiento es requisito necesario en cualquier plan de acción porque es la forma de adaptarnos a circunstancias y cambios que no estuvieran contemplados al pensar en la estrategia. La flexibilidad es condición necesaria para alcanzar el éxito.

Además, para pasar a la acción hay que decidir y son raras las veces en las que una sola persona está implicada en la decisión, por lo que hay que preguntarse ¿quién tiene que decidir? ¿Cuándo? ¿Quiénes se verán afectados por las decisiones? ¿Quiénes tienen que estar informados de la decisión? Muchas veces no tomamos decisiones o no tienen las consecuencias que esperamos porque no nos planteamos estas sencillas preguntas o si nos las plateamos no las respondemos de forma concreta. Ya sabemos, a veces nos topamos con la dificultad de ser sinceros con nosotros mismos. Y al igual que anteriormente dijimos que el seguimiento es necesario para seguir la trayectoria de nuestras acciones, las consecuencias de las decisiones también deben ser revisadas.

El último principio que siguen las personas eficaces a la hora de transformar las acciones en una realidad es centrarse en las oportunidades en vez de en los problemas (ya hemos hablado en alguna ocasión sobre ello). Resolver problemas, aunque sea necesario, no produce resultados. Esto lo saben bien las compañías que ven las oportunidades como una forma de seguir siendo competitivas. Y, ¿dónde buscan estas oportunidades? En éxitos o fracasos inesperados de la empresa o de los competidores; en la brecha entre lo que se hace y lo que podría hacerse; en cambios en la estructura del sector y del mercado... Y asignan a los mejores profesionales allí donde ven oportunidades.

Para conseguir la eficacia empresarial también es necesario contagiar la responsabilidad en las personas de la organización. Una de las tareas donde urge ser responsable es en la gestión de las reuniones. Probablemente, siga siendo una de las asignaturas pendientes de las organizaciones. Las agendas están repletas de reuniones que muchas veces no logran el objetivo que persiguen (si es que tienen un objetivo claro), las personas que asisten no son las que deberían estar, no hay agenda, no se hace seguimiento…Como dice Drucker, una reunión productiva precisa de mucha autodisciplina, definir qué tipo de reunión es y respetar los tiempos, como hemos comentado en otra ocasión. En la gestión de reuniones no hay mucho espacio para los matices de grises, si no son productivas son una pérdida de tiempo.

La última práctica que hace más eficaz a un profesional es pensar y hablar de “nosotros” y no de sí mismo. Sobre todo, aquellas personas en las que la organización deposita su confianza, necesitan el respaldo de los demás para tener autoridad, y para conseguirlo deben pensar en la organización antes que en sus propias necesidades y oportunidades.

Y por último, Drucker nos deja una regla que considera imprescindible para alcanzar la eficacia:

“Escuche primero, hable el último”

Podemos aprender a ser más eficaces, si como para la mayoría de aprendizajes, somos constantes y reflexionamos sobre la forma en la que podemos incorporar estas técnicas en nuestro día a día para irnos entrenando en la consecución óptima de nuestros objetivos.

Drucker, P.F. (2004). What makes an effective executive. Harvard Business Review.

Imagen:JD Hancock. Licencia Creative Commons