El empleado creativo es el rey de la oficina

Desde que las grandes compañías de Internet exhiben músculo, su manera de trabajar se extiende por todo el mundo y las firmas tradicionales están replicando su modelo, modificando su cultura empresarial para dejar de ser analógicas. Solo otras compañías más modernas, las start-up, les están enmendando la plana y ya suponen un foco de inspiración con sus metodologías ágiles para las demás, incluidas Google, Microsoft o Apple. Son las impulsoras de la revolución en las oficinas.

Los espacios de trabajo son el mayor aliado para la transformación interna de las compañías. Así lo cree Alejandro Pociña, presidente de Steelcase, un fabricante de mobiliario de oficina y diseñador de espacios, que se ha aplicado el cuento que vende a terceros y ha decidido cambiar su forma de trabajar reformando su sede. “Queremos centrarnos en la consultoría y ejecución de proyectos y que la producción solo suponga un 30% de la facturación. Para ello ahora trabajamos por proyectos, buscando la colaboración de los empleados y mejorando la productividad”, explica. Steelcase tiró tabiques, rompió silos y no dejó despachos, ni siquiera para Pociña. Más de 15 toneladas de papel se fueron al tiempo que llegaron las nuevas tecnologías, que dejaron menos puestos de trabajo que empleados, zonas comunes en las que tomar un café y charlar, espacios de reunión, de concentración, de innovación, para trabajar con las manos o para comunicarse en remoto. En la firma no hay sitios designados para cada trabajador, sino un abanico de zonas diferentes para que este elija dónde quiere ponerse. “Es un cambio de cultura que supone que el trabajador se responsabilice y se organice por su cuenta”, dice.

Hasta hace poco triunfaba la doctrina colaborativa, hoy se expande la ‘agile’

CLH es uno de sus clientes y donde esta nueva cultura también ha calado. “La reforma de nuestras oficinas se enmarcó dentro del plan de transformación cultural y está sirviendo de palanca para implementarlo. El objetivo principal era acercar a las 300 personas que trabajan en la sede y generar espacios colaborativos. Además de aplanar la estructura jerárquica, derribando barreras físicas; solo hay una sala de juntas y un despacho, el del presidente, y creando espacios flexibles para facilitar las reuniones. Compramos ordenadores portátiles y nos convertimos en una oficina sin papel”, indica Juan Rafael Bonilla, director de transformación de la compañía. La inversión en la obra y las nuevas tecnologías fue de 2,3 millones de euros.

Cambio de hábitos

Algo semejante a lo que hizo Cepsa en su sede de Madrid, que ahora está sirviendo de modelo para el resto de oficinas en el mundo y también para sus entornos industriales, asegura Marta Salcedo, responsable de diseño e implantación de nuevos espacios de trabajo. Su nueva forma de trabajar se basa en los principios de agilidad, transparencia, colaboración y trabajo en equipo, agrega. “El cambio del espacio ayuda al cambio de mentalidad, de hábitos y trae beneficios en la motivación del personal, que se autogestiona, y en su sentimiento de pertenencia”.

También Repsol está dando un vuelco a sus oficinas. Ha empezado por su centro tecnológico que sirve de banco de pruebas, según Verónica Pastor, gerente de innovación, para los cambios posteriores en su sede, donde ya se han habilitado varias plantas abiertas en las que la gente trabaja por proyectos en un entorno colaborativo, sin puestos fijos; el futuro que acabará extendiéndose al resto de la empresa, según Pastor. Además, hay zonas de concentración, de reuniones y áreas de descanso, donde tomar café en un corner de Starbucks o Mallorca. Porque las oficinas, dice, son ante todo el centro de interacción entre los empleados.

Las empresas ofrecen múltiples espacios para que el trabajador elija y zonas de concentración

Pero “hay mucho postureo en torno a los espacios de trabajo”, sostiene Francisco Vázquez, presidente de 3G Smart Group. “Modas como eliminar despachos o no asignar puestos que son muy peligrosas. Porque todo tiene que tener un por qué y un para qué y a menudo las empresas se quedan cortas o se pasan de frenada porque no están preparadas culturalmente para estos cambios”, explica. “Hasta hace algún tiempo estaba de moda fomentar la movilidad en la oficina para impulsar el trabajo colaborativo y ahora lo moderno es la metodología agile, que surge de lo colaborativo pero requiere mucho trabajo individual, lo que implica recuperar los espacios cerrados”, continúa Vázquez.

Las nuevas sedes necesitan muchas zonas flexibles, a las que puedan dárseles múltiples usos. Desaparecen las tecnologías visibles, las grandes salas de videoconferencias y vuelven los corchos y las paredes donde se pueda pintar. El reto principal de las organizaciones es la singularidad y la co-creación, que se trasladan a la cultura organizativa y se centran en que la persona esté a gusto, en que elija su forma y lugar de trabajo. Es un factor de atracción del talento que están aplicando las compañías tecnológicas, como Google y Oracle, y luego llegará al resto, indica Vázquez.

“Las tecnológicas han sido muy rápidas en captar que las oficinas van de dar servicios, tipo hoteles; están despertando sobre el éxito de los centros de coworking y sus servicios”, agrega Mónica Soto, de 3G Office. Ahora todas quieren ser creativas y, para conseguirlo, introducen ambientes que fomenten la creatividad, el pensamiento divergente, zonas para trabajar con las manos, hacer maquetas con impresoras 3D o donde desarrollar un producto. “Quieren que cada persona elija dónde trabajar. Si trabajas mejor en una biblioteca y no la tengo, te la doy para que crees”, dice esta experta en diseño de espacios de trabajo.