¿Por qué tienes el correo saturado de solicitudes de cambios en las políticas de privacidad?

A partir de hoy la nueva normativa sobre protección de datos es obligatoria en toda la Unión Europea. Es posible que tengas el buzón de correo lleno de mails en los que comercios, bancos, y demás compañías piden que gastes un poco de tu tiempo para ponerte al día sobre los cambios incorporados en la política de privacidad. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exige a las empresas y organismos que estén en contacto con datos personales, bajo amenaza de cuantiosas sanciones, que recaben tu consentimiento expreso para seguir conservando esta información. Además, si van a hacer uso de los datos de sus clientes, deben conseguir la conformidad por cada una de las acciones para las que los utilicen.

Por este motivo, y más allá del engorro que pueda suponer gestionar tal cantidad de mensajes, es fundamental conocer los nuevos derechos otorga el RGPD. ¿Cuáles son estos derechos?

Quién trata tus datos y por qué

La nueva normativa obliga a las empresas a recabar tu consentimiento expreso para guardar tus datos, y a informarte, con un lenguaje claro y sencillo, de para qué fines se utilizarán, el fundamento jurídico para el tratamiento, y si serán transferidos fuera de la UE.

Además tienen que informarte de durante cuánto tiempo se conservarán tus datos, con quién se compartirán y tus derechos fundamentales de protección de datos, cómo presentar una reclamación, cómo retirar tu consentimiento y los datos de contacto de la organización responsable del tratamiento y de su delegado de protección de datos, en caso de haberlo.

Las empresas necesitan recabar nuestro consentimiento expreso para mantener nuestros datos y así poder seguir utilizándolos, el poder del ciudadano es el de decidir quién puede disponer de ellos y para qué. Si decides no renovar tu consentimiento, las compañías deben eliminar tus datos personales de sus bases de datos y, por supuesto, no utilizarlos.

Hay que comprobar que en el mail o mensaje que recibes se explica claramente qué tipo de datos se guardan y para qué fines específicos se utilizarán. No te pueden pedir una autorización general, y tampoco solicitarla a través de formularios con casillas pre marcadas.

Al facilitar datos personales a las compañías, estas deben informarte y recabar tu autorización sobre las posibles transferencias de información a países fuera del Espacio Económico Europeo o que no ofrecen un nivel de seguridad equivalente al español.

Además, debe quedar claro por cuánto tiempo pueden conservar tu información personal. El RGPD limita el tiempo de conservación de los datos personales, que no podrán guardarse más allá del tiempo necesario para los fines para los que se cedieron. Por tanto, el plazo dependerá del tipo de dato y su finalidad. Si los datos son solicitados para fines comerciales, las compañías podrán conservarlos y usarlos mientras el usuario no pida la baja. Una vez finalizada la relación contractual, y debido a distintas exigencias legales (como la conservación de las facturas) las compañías pueden mantener los datos de sus antiguos clientes, pero siempre informando del plazo máximo.

Derecho de acceso

Permite al interesado saber si alguien trata sus datos personales, para qué fines y cómo los trata. Tienes derecho a solicitar el acceso a los datos personales que la compañía tenga sobre tí y a obtener una copia en un formato accesible.

Hay que aclarar que un dato personal es cualquier información, referida a una persona física, que permita identificarte o hacerte identificable. Hay datos que solo son personales si van asociados a un nombre o al DNI, como, por ejemplo, la edad. Una fotografía, al ser la imagen de una persona, es un dato personal. No son datos personales los profesionales, como, por ejemplo el NIF de un autónomo.

Derecho de rectificación

Permite al interesado exigir la corrección de datos inexactos o a completar los datos personales incompletos.

Las empresas, a través del responsable asignado, tienen la obligación de rectificar o completar los datos y de comunicar esta rectificación a los responsables del tratamiento a los que se hubiera comunicado esta información personal.

Derecho al olvido

Permite al interesado pedir la supresión de sus datos personales si considera que ya no son relevantes, son erróneos o fueron obtenidos de manera ilícita. Si han sido publicados en un entorno electrónico, puede pedir que se supriman los enlaces, copias o réplicas de los mismos.

Existen unos supuestos especiales en los que no podrás ejercer tu derecho al olvido, específicamente, cuando prevalezca el derecho a la libertad de expresión e información.

Derecho a la limitación del tratamiento

Permite al interesado suspender el tratamiento o uso de sus datos personales cuando, por ejemplo, se impugne la exactitud de la información, o se borren cuando se ha producido un uso ilícito.

Cuando los datos son ilícitos pero no deseas cancelarlos puedes pedir que la compañía los conserve pero limitando su uso a unas determinadas finalidades.

Existe otro supuesto específico en el que también puedes ejercitar este derecho. En el caso de haber formulado una reclamación, y para poder defenderla, puedes pedir a la compañía que siga conservando los datos aunque ya no sean necarios para la finalidada para la que fueron recabados.

Derecho de oposición

Permite al interesado oponerse al tratatamiento o uso de sus datos cuando sea necesario por motivos relacionados con su situación personal o cuando se utilicen para fines de marketing.

En el caso de que te opongas por motivos personales, la compañía puede alegar un interés legítimo o que los datos son necesarios para ejercitar una reclamación.

Derecho a trasladar los datos

Permite al interesado solicitar a la compañía que traslade los dstos personales a otra empresa cuyos servicios quiere utlizar. También es conocido como derecho a la portabilidad de los datos.

Si quires cambiar de compañía porque, por ejemplo, has encontrado un provedor más barato, puedes pedir que se remitan directamente tus datos, o que te sean enviados en un formato de uso común (como Word o pdf) para hacer más fácil el traslado.

Salvo que la petición sea "manifiestamente infundada o excesiva" las empresas no pueden cobrarnos por este servicio.

Derecho a opinar (elaboración de perfiles)

Permite al interesado impugnar o pedir que se revisen las decisiones que las compañías toman en base a un tratamiento automatizado de los datos personales que poseen, y que pueden afectarle e incluso producir efectos jurídicos.

Algunas empresas, como, por ejemplo, un banco al solicitar un crédito, utilizan algoritmos sobre tus datos personales para tomar decisiones que te pueden afectar. En estos casos, deben informarte adecuadamente y podrás pedir que se revise la decisión o impugnarla, salvo que este tratamiento esté avalado por ley, haya sido consentido o sea necesario para ejecutar el contrato.

Consigue aquí una guía, gratuita hasta el 31 de mayo, con los conceptos clave que has de dominar para proteger tus derechos de privacidad con el nuevo reglamento, de aplicación a partir del 25 de mayo.