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El papeleo no debe frenar a una empresa

Las compañías deben equilibrar con sus empleados la tediosa pero necesaria labor administrativa

El papeleo no debe frenar a una empresa

El ingeniero mecánico y aeroespacial Wernher von Braun (1912-1977) está considerado como uno de los padres de la conquista del espacio. Contratado por la NASA tras la Segunda Guerra Mundial, fue el diseñador jefe del Saturno V, el cohete en el que viajaron los primeros seres humanos que pisaron la Luna. En cierta ocasión, unos periodistas le preguntaron por los avances del proyecto lunar. Con su sorna habitual, el alemán nacionalizado norteamericano les dijo: "Nuestros dos principales problemas son la gravedad y el papeleo. Podemos derrotar a la gravedad, pero a veces el papeleo es abrumador".

Von Braun no es el primero ni el último profesional competente o incluso brillante en su área de especialidad que se siente intimidado por esa faceta más burocrática de su trabajo. Y sin embargo, es una parte tan importante como inevitable. "No conozco ninguna función o puesto que no requiera alguna labor administrativa. Ni siquiera un director general se libra de tener que gestionar información y de trasladarla a algún soporte, ya sea en papel o en formato digital", señala Fernando Guijarro, director general de Gestión del Talento de Hudson.

Cumplimentar una hoja de gastos, despachar las horas de facturación a un cliente, meter datos en un CRM, un informe, un reporte... El día a día de un trabajador está cuajado de tareas administrativas que son imprescindibles para la buena marcha de la organización. Aunque quizá él no las viva ni como las más lucidas ni como las más apetecibles del mundo. "La percepción de que sustraerle dedicación a las labores nucleares para atender a la burocracia es hacer un mal uso de nuestro tiempo está muy extendida. Muchos profesionales piensan que el papeleo es algo que solo sirve para consumo interno, pero que, en realidad, no aporta valor a su trabajo", explica Juan San Andrés, consultor de organización y dirección.

Para María José Fraile, directora de Recursos Humanos de Meta4, detrás de esa alergia a la burocracia hay una pérdida de perspectiva por parte de muchos profesionales. "Olvidan el propósito de esa parte del trabajo, el para qué se hace", indica. Fernando Guijarro coincide y habla de la necesidad de emprender una ardua labor educativa. "Si cuando empezamos a trabajar alguien se tomara la molestia de explicarnos la importancia de contar con información fiable para la toma de decisiones, o nos advirtiera de las sanciones a las que se expone la empresa si se falla en una cuestión sometida a cumplimiento normativo, seguramente luego nos tomaríamos más en serio el papeleo", razona.

CONSEJOS

  • Planifique. El trabajo burocrático es importante. No lo deje para "cuando tenga un rato". Métalo en su agenda como una tarea más a realizar.
  • Mentalícese. No es una labor secundaria, sino que es fundamental para que otros compañeros y usted mismo puedan ser más eficientes en su trabajo.
  • Limpie. No acumule. Mantenga su mesa de trabajo libre de papeles y su ordenador sin documentos ni archivos pendientes.
  • Madrugue. No procrastine. Quítese el trabajo más tedioso lo antes posible, preferiblemente al inicio de la jornada, cuando todavía tenga la mente despejada.
  • ¡Relájese! No olvide que esa media hora diaria de trabajo mecánico y poco absorbente le puede servir para evadirse de esos otros asuntos que le preocupan y le apremian.

Puestas una al lado de la otra, entre una hora de un comercial experimentado o de un socio de consultoría dedicada a trabajo administrativo o la misma hora facturada a un cliente, se diría que no hay color en términos de rentabilidad. Sin embargo, reflexiona Juan San Andrés, se trata de una comparación engañosa. "Porque sin las tareas administrativas la máquina empresarial pronto empezará a dar problemas, no se sabrá qué se ha facturado y qué no, cuánto tiempo se invierte en cada actividad, la planificación se hará imposible, no se podrán dimensionar bien los equipos ni presupuestar... ¿Y cuánto vale eso? ¿Más o menos que la hora de trabajo de ese profesional?".

Aun así, en las empresas no faltan "estrellas" que piensan que ellos ya se han comido suficientes celdas de Excel en esta vida y que ya no están para "cuestiones menores", así que tratarán de endosárselas a otros. San Andrés cree que su ejemplo es nocivo, ya que perpetúa un esquema muy peligroso. "Cuando un profesional sénior descarga en otro más joven todo o parte de su trabajo administrativo, le está enviando un mensaje muy claro: 'Esto es poco importante, así que, cuando seas tú el veterano, búscate un pardillo que te lo haga".

Hay quien alega razones productivas para defender esa práctica. Y algunas veces, con razón. La frontera entre "delegar" y "encasquetar" es, a veces, difusa. "No se trata de pasar marrones, sino de ser más eficaz. Habrá tareas administrativas que se podrán delegar en otras personas, pero algunas no queda más remedio que hacerlas uno mismo, porque de lo contrario se puede perder información importante por el camino", advierte Guijarro.

En el extremo opuesto, Alberto Blanco, director general de Grupo Actual, recuerda que también hay empleados que se esconden detrás de mover papeles, olvidando que el trabajo burocrático se realiza para servir a otros y a la organización. "Llegan a creer que el papeleo es un fin en sí mismo, que su propósito es justificar su puesto de trabajo".

Según Blanco, cada cual tiende a darle importancia a una función o responsabilidad en la medida en la que depende de él. "Si yo estoy trayendo continuamente ingresos a la empresa, no me vengas con temas administrativos porque creeré que es un trabajo que aporta poco. En cambio, un auditor o alguien de compliance se llevará las manos a la cabeza si ve un impreso mal cumplimentado. No se trata ni de una cosa ni de la otra. Hay que buscar un tipo de burocracia ágil, que sea una herramienta de apoyo, que esté bien armada pero que no frene el talento ni el desempeño de las personas".

La tecnología puede contribuir a racionalizar los procesos burocráticos. "Porque te permite agilizar y automatizar tareas. Te ayuda a gestionar los datos, a manejar variables. Así, tú puedes centrarte en el análisis y en la parte de ese informe en la que realmente puedes aportar valor", destaca Fraile. Eso sí, puntualiza Fernando Guijarro, la digitalización es un aliado extraordinario, pero no la panacea. "El big data no va a librarnos de meter datos. Al contrario, más que nunca, se necesitará a alguien que alimente a la bestia".