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Espacios de trabajo que motivan

Una oficina bien equipada y confortable contribuye al bienestar y la productividad de los empleados

Oficinas de Google en Madrid.
Oficinas de Google en Madrid.

Hamacas con masaje, salas de meditación, jardines verticales, espacios verdes, zonas de restauración, sofás, consolas de videojuegos, futbolines... No, no es el folleto promocional de un centro de vacaciones. Son algunos de los elementos que, con cada vez mayor frecuencia, pueden encontrarse en las dependencias de muchas empresas, especialmente de grandes multinacionales. Un equipamiento con el que tratan de crear espacios confortables e inspiradores para que sus empleados estén más a gusto, trabajen mejor y rindan más.

"El espacio físico de trabajo contribuye al bienestar y satisfacción de los empleados, mejora la productividad y disminuye la rotación o el absentismo", asegura Sonia de Mier, directora de Marketing y Comunicación de Great Place to Work España. De hecho, añade, muchas de las empresas reconocidas con esta acreditación están realizando fuertes inversiones en sus instalaciones. ¿Cómo repercute esto en los trabajadores? "Aumenta su concentración, facilita una cultura colaborativa y ayuda a que se sientan identificados con la misión, visión y valores de la organización", remarca De Mier.

Que el empleado deje de ver el lugar de trabajo como un sitio al que se va "por obligación" es uno de los principales objetivos que persiguen los diseños corporativos. "La oficina ha de configurarse como un destino, el entorno en el que el trabajador encuentra las mayores facilidades para realizar su actividad", explica Alejandro Pociña, presidente de Steelcase España y Portugal. Así, los nuevos diseños intentan responder a las distintas situaciones que vive el profesional, incluso dentro de una misma jornada laboral. "El diseño de los espacios debe realizarse en función de cómo queremos que trabajen y se relacionen entre sí los trabajadores en ese entorno", explica Félix Sanz, responsable de Seguridad, Salud y Bienestar de Vodafone. En la sede central de esta compañía en Madrid, los empleados cuentan con un completo menú de espacios que incluye la posibilidad de trabajar al aire libre, lugares de reunión, zonas abiertas para favorecer el trabajo en equipo y otras áreas más aisladas "para los momentos en los que nuestra cabeza necesita pensar con mayor tranquilidad o, simplemente, desconectar", comenta Sanz.

Factores como la sostenibilidad, a través de oficinas "sin papeles" o de la optimización energética que brindan los dispositivos LED, son muy tenidos en cuenta en los diseños actuales. La iluminación también adquiere gran protagonismo. "Lo adecuado es contar con luz natural y vistas al exterior, aunque serán necesarios elementos como persianas o estores que eviten los molestos reflejos en la pantalla", señalan desde Steelcase. Otro elemento importante es la acústica. Una persona consume hasta un 20% de su energía para concentrarse en un ambiente ruidoso. El espacio ideal, resumen estos especialistas en equipamiento y optimización de espacios de trabajo, sería "aquel que ofrezca al trabajador la posibilidad de aislarse acústicamente y en el que la confidencialidad, inteligibilidad y ruido ambiental estén equilibrados".

Ergonometría y seguridad

El diseño más vanguardista puede pecar de llamativos olvidos que lo hagan inseguro o ineficaz. Elisa Sánchez, psicóloga y profesora de prevención de Riesgos Laborales del Centro de Estudios Financieros (CEF), da algunas pautas a la hora de crear espacios de trabajo.

• Puntos de luz. La forma correcta de situarlos es encima de los puestos de trabajo y a ambos lados de la mesa para evitar reflejos y deslumbramientos. Es mejor que tengan pantallas mate, no tipo espejo.

• Fuente de aire acondicionado y calefacción. Si están mal distribuidas dejarán zonas de frío o de calor. Lo ideal es que cada empleado pueda regular la temperatura de su propio puesto de trabajo.

• Cromatismo. Cuidado con las paredes y suelos pitados con los colores corporativos. Hay tonalidades muy intensas y energéticas, como el rojo o el naranja, que producen fatiga visual.

• Materiales. Es recomendable usar aquellos que absorban los ruidos, especialmente en zonas donde se atiende a clientes o hay llamadas telefónicas.

• Mobiliario. Mesas en colores claros y mates y sillas regulables en altura, acolchadas, con apoyo lumbar y apoyabrazos.

Pero para cumplir su cometido los espacios profesionales no sólo deben responder a criterios estéticos o funcionales, también han de reflejar la identidad corporativa y la cultura organizacional de la empresa. "Más allá de logos y colores, el lugar de trabajo puede servir para mostrar qué es importante para la empresa y respaldar aquellos comportamientos necesarios para alcanzar su misión", indica Alejandro Pociña. Para José Manuel Sánchez, socio director del Centro de Estudios del Coaching (CEC), las oficinas son "el cuerpo" de las empresas. Y, al igual que sucede con las personas, con el cuerpo se dicen muchas cosas. A veces, contradiciendo el mensaje oficial. "Difícilmente se podrá hablar de estructuras planas, cooperación o transparencia si luego los jefes siguen marcando una diferencia jerárquica clara con sus enormes despachos en la planta noble. De palabra se afirma que los empleados son lo más importante, pero las oficinas lo desmienten", subraya Sánchez.

Uno de los estilos que más han proliferado entre los nuevos modelos de oficinas es el open space. Vastas praderas diáfanas que han desterrado la clásica división en despachos o cubícu­los en favor de un concepto abierto que potencie el trabajo colaborativo. Según Steelcase, este tipo de distribución puede incrementar hasta en un 30% la productividad. Eva Collado, consultora estratégica de capital humano, cree que los espacios abiertos proporcionan la libertad de acción que el talento de la compañía necesita para manifestarse. "Posibilitan que los profesionales muestren sus verdaderas habilidades, que aparezca su talento y se conecte con el de otras personas a través de proyectos conjuntos".

Falta de privacidad

Ahora bien, la moda de los espacios abiertos también puede tener su lado oscuro. Por ejemplo, recuerda el coach José Manuel Sánchez, si ese horizonte despejado se convierte en un pretexto para que el jefe pueda "fiscalizar de un solo vistazo quién está y quién no está en su puesto". La falta de privacidad, que hace difícil mantener una conversación telefónica delicada al saberse escuchado por toda la planta, o las distracciones que provocan el incesante ir y venir de gente y las conversaciones ajenas son otros de sus inconvenientes. Eva Collado también advierte del peligro de confundir colaboración con el abandono de las propias responsabilidades. "Yo he visto en una start up a alguien hacer una pregunta y cómo se levantaban 10 compañeros para ir a ayudarla".

Un paso más allá en este concepto de espacio colaborativo es el modelo en el que ningún empleado tiene asignado un lugar de trabajo fijo. Llegan con su portátil, buscan un sitio libre, entran en el sistema y se ponen a trabajar.

Un sistema, recalca José Manuel Sánchez, con pros y contras. A favor, que los empleados se mueven por la oficina y se relacionan con distintas personas, lo que "les sitúa en un plano más libre, les acerca a otros puntos de vista y les permite ver que la empresa es mucho más que su piso, su pasillo y su escritorio". En contra: "No tienen esa sensación, tan humana, de hacer del lugar de trabajo algo suyo, con sus plantas, las fotos de sus hijos o el regalo que le hicieron sus compañeros por su cumpleaños".