¿Emplea usted bien su tiempo?
Aunque la mayoría de los directivos comprenden que el tiempo es su recurso más escaso, pocos hacen el esfuerzo de analizar de modo estratégico cómo emplean sus horas. Y aún menos mantienen la práctica regular de hacer un seguimiento de si han dedicado adecuadamente su tiempo a las cuestiones prioritarias. Para aquellos en los que este talento no es innato, he aquí qué hacer con él.
1. Clasifique sus responsabilidades. Las categorías de éstas variarán en función de su trabajo, pero deben ser estratégicas y tácticas: no establezca más de seis categorías. Éstas pueden ser las siguientes:
Crecimiento y mejora. El reto es mantener el tiempo asignado a las actividades de gran peso y no permitir que necesidades acuciantes las releguen.
Gestión del personal. Los directivos son conscientes de que la formación y el seguimiento les permiten maximizar su influencia pero, especialmente en tiempos en los que hay que apretarse el cinturón, es útil recordar que no puede haber eficacia sin un alineamiento ascendente y horizontal.
Responsabilidades primarias cotidianas.
Administración. Incluye tareas necesarias, como responder el correo electrónico.
2. Pregúntese qué porcentaje de su tiempo debería dedicar a cada categoría. Una vez asignados los porcentajes, tradúzcalos a horas que debe dedicar a cada categoría. ¿Está considerando el número total de horas realistas y sostenibles? Para que sean útiles, tal vez necesite cambiar su distribución del tiempo trimestral, mensual o semanalmente.
3. Compruebe si coincide con sus superiores y compañeros. Compartir esta información con un equipo proporciona enfoque y cohesión y al grupo.
4. Organice su tiempo.
5. Haga una auditoría de su tiempo. Saque el calendario de la semana anterior y evalúelo usando la distribución del tiempo que acaba de establecer para cada categoría. Le dará una idea de cuántos ajustes necesita. Registre en una agenda cómo emplea su tiempo.
Las auditorías de tiempo, dice Blank, pueden "revelar cuándo y cómo se distrae usted de las cosas importantes". Por ejemplo, ¿realmente le resulta útil realizar múltiples tareas? Un estudio de 2001 de Joshua Rubinstein, David Meyer y Jeffrey Evans, indica que las personas experimentan algo similar al bloqueo del escritor cuando tienen que cambiar de tarea. Cuanto más complicada sea ésta, más tiempo necesitará.
6. Practique la acotación del tiempo. Hacer listas sólo será marginalmente útil si no establece además parámetros de cuánto tiempo dedica a cada tarea. Cuando haga su lista, calcule cuidadosamente el tiempo que le llevará cada una y anótelo en el calendario. El cálculo de ese tiempo no sólo le ayudará a terminar la lista, sino que también mejorará su capacidad para calcular el tiempo y abordar las expectativas de los que tiene a su alrededor. En especial si se encuentra en un nuevo cargo o se enfrenta a nuevas tareas, pida ayuda para calcular el tiempo que exige cada una; de lo contrario, corre el riesgo de no cumplir un plazo o de abordar mal las expectativas.
7. Preste atención a las áreas en las que muestra más debilidad. Si siempre delega las tareas que no hace bien, sus puntos débiles le perseguirán. Reconozca sus debilidades, pero use la estructura para reforzarlas.
Melissa Raffoni es presidenta de Raffoni CEO Consulting.
