Sumas con resultado negativo

Las hojas de cálculo, un programa informático que permite controlar el presupuesto de una compañía, son un coladero de errores, según los estudios de varias consultoras. PricewaterhouseCoopers estima que hasta el 90% de estos documentos contiene errores y un trabajo similar de KPMG eleva ese porcentaje hasta el 95%. Desde pequeñas faltas a errores de grueso calibre que pueden costar a las empresas entre 10.000 y 100.000 dólares mensuales por cada decisión errónea derivada de los datos incorrectos de las hojas de cálculo.

"No importa la popularidad que tengan las hojas de cálculo. Usadas de manera incorrecta o inapropiadamente, o sin suficiente control, suponen una amenaza mayor para su negocio que cualquier otra cosa que se pueda imaginar", advierte en tono apocalíptico Philiph Howard en un análisis publicado por Bloor Research en abril.

Uno de esos fallos le costó a una importante institución financiera una incorrección bursátil de 1.000 millones de dólares

Quizás no le falta razón. Un estudio publicado a mediados de 2004 por PricewaterhouseCoopers constataba la importancia de las hojas de cálculo como "parte integral de los procesos de toma de decisiones de las compañías", para después hacer una recopilación de algunos casos en los que sus errores tuvieron unos costes considerables para algunas empresas.

A una importante institución financiera uno de esos errores le costó una incorrección bursátil de 1.000 millones de dólares. En otra ocasión, "una compañía de serivicios cargó 24 millones de dólares a las ganancias debido a un error en una hoja de cálculo, un simple error de corta y pega". lo que le obligó a pagar una cantidad considerablemente mayor de la deseada por unos contratos, según el informe de Price.

La razón de esta situación es que las empresas no son conscientes de que las hojas de cálculo son "vitales para las organizaciones", señala el informe de Bloor Research. "Si se acepta que las hojas de cálculo son una fuente de recursos para la compañía, entonces todas aquellas que sirven para algo más que informar deberían estas sujetas a procesos de control de la calidad para asegurar su exactitud".

Los problemas principales de los que adolecen son los errores en los datos, falta de seguridad y carecen en general de opciones de auditoría (conocer quién hace qué cambios).

Pese a ser un instrumento de uso cotidiano y esencial en las compañías, las hojas de cálculo (desde el Excell de Microsoft o Lotus 1-2-3) se encuentran plagadas de errores básicos, derivados de la introducción de datos incorrectos de entrada, especificaciones erróneas en los conceptos, definiciones incorrectas, situación incorrecta de los datos o transformaciones automáticas erróneas.

Philiph Howard resume una posible solución en su informe: "Tratar las hojas de cálculo como una fuente de recursos de la compañía", y "usar herramientas que simplifiquen el entorno de las hojas de cálculo". "La reducción en la complejidad", continúa, "debería reducir automáticamente el porcentaje de errores".