Maravillas y límites de la indexación

EN LA ECONOMÍA del conocimiento, localizar la información cuenta casi tanto como el propio saber. Sin embargo, contamos con mejores herramientas para encontrar datos en la Red que en el ordenador: los documentos más útiles están a mano pero son más difíciles de encontrar ya que, con el tiempo, la cantidad de archivos presentes en un ordenador personal alcanza cifras sorprendentes. Para que se hagan una idea, tengo 103.000 archivos en la carpeta Mis Documentos; mis artículos ocupan 730 MB y la documentación relacionada, 431 MB. Outlook contiene 20.000 correos (aunque limpio a menudo) y mis contactos se acercan a los 2.000 (1,3 GB).

Mantener orden en la clasificación de los documentos es una cuestión de tiempo. La verdadera solución para encontrar algo rápido requiere registrar automáticamente su contenido en una base de datos. La indexación es el secreto de la velocidad en que operan los motores de búsqueda y puede ser la respuesta al problema del exceso de correo electrónico. No es casualidad que el primer ejemplo sea el correo Gmail de Google, que, por cierto, reside en la web y no en el PC.

Otro es Lookout, un pequeño programa comprado por Microsoft que cualquier usuario de Outlook puede descargar gratuitamente. Permite encontrar de manera casi instantánea citas, contactos e e-mails. Su más seria limitación es que no permite ver sino las primeras líneas de los documentos encontrados cuando se pasa el cursor.

X1 es más ambicioso. Indexa el contenido de varios programas de gestión de la información personal (Outlook, Eudora...) y todos los archivos del disco duro. Reconoce 255 terminaciones de archivos diferentes (Word, Acrobat, Excel, WinZip...) y se pueden agregar otras. Basta con seleccionar uno de ellos de la lista para ver su contenido desplegado en una ventana adyacente. El formato original se mantiene y el documento puede verse aunque el usuario no tenga el programa. Cuesta 75 dólares y hay versión de prueba gratuita durante 15 días.

Mientras la mayoría de estos programas implican teclear una o varias palabras, activar un botón y esperar, X1 parte de la lista de todos los documentos presentes y los elimina a medida que el usuario teclea. "No importa cómo o dónde guardó los datos. X1 ofrece una interfaz única para encontrar, utilizar y manejar toda la información", asegura Mark Goldstein, fundador de la compañía, start up de la incubadora Idealab de Bill Gross.

Un programa así puede modificar el método de trabajo. "Hemos descubierto que ciertos usuarios dejan de invertir su tiempo en el mantenimiento de una estructura de organización compleja de expedientes. La gente deja que su Bandeja de entrada crezca hasta tener miles de mensajes, cuando antes de utilizar X1 los clasificaban para mantener cierto orden. Ahora ya no se preocupan de la pérdida o extravío de un archivo determinado", añade.

La tentación es real pero la indexación, hoy en día, tiene sus límites. No es asociativa: no permite vincular un documento con otro que no tuviera necesariamente la misma palabra, pero que pudiera tener una relación considerable. Materializada por enlaces, la asociación es el secreto de la web, la que le da su fuerza y su encanto. Otras herramientas sí permiten crearlas en su ordenador. Continuará...

LOOKOUT: http://sandbox.msn.com/

X1: www.x1.com