El papel encarece la lista de la compra

Un 67% de los pedidos que efectúan las grandes compañías genera todavía facturas en papel, pese a que cualquier sistema de pago electrónico abarata los procesos de adquisición de bienes y servicios. Según un reciente informe, la 'mejor práctica' consiste en realizar las compras de empresa con tarjeta, lo que puede reducir el coste de la transacción de 97 euros a sólo 19.

La 'mejor práctica' es la de las tarjetas de crédito facilitadas por la empresa a sus empleados. Con ellas, el ahorro es de un 79%

Actualmente, el 35% de las transacciones empresariales requiere papel, y el 67% de los pedidos genera una factura física

El estudio Los procesos que van desde la compra al pago y el papel actual de las tarjetas de compras sigue el rastro a los circuitos de adquisición de bienes y servicios de 54 grandes empresas estadounidenses y europeas (entre ellas, Endesa e Iberdrola). EL PAÍS ha tenido acceso al texto, elaborado por American Express y Accenture. Sus conclusiones revelan ineficiencias en la cadena de suministro debidas, sobre todo, al uso persistente del papel.

Este soporte sigue dominando los procesos de compra, pese a que las compañías invierten ya millones de euros en comercio electrónico. Actualmente, el 35% de las transacciones empresariales requiere papel, y el 67% de los pedidos genera una factura física. Manuel Chaure, socio especialista en Gestión de Proveedores de Accenture, afirma que, en España, las tarjetas de compras están aún menos extendidas: "Los clientes que las utilizan se cuentan con los dedos de una mano", explica.

Cualquier plataforma electrónica de pago (las más conocidas son las de Enterprise Resource Planning, o ERP, y las de eProcurement) es más beneficiosa que una compra manual tradicional. Pero la mejor práctica recogida en el estudio es la de las tarjetas de compras, tarjetas de crédito facilitadas por la empresa a sus empleados. Con ellas, el ahorro es de un 79%: el coste de una transacción con el papel como vehículo es de 97 euros; con una tarjeta, de sólo 19.

El mayor beneficio se obtiene cuando la tarjeta se emplea para culminar un proceso de compra efectuado por vía electrónica. Chaure explica cómo funciona el circuito: "Un empleado que necesita un bote de lapiceros entra en una base de datos o página web. Para pagar el que elija, basta con que facilite el número de su tarjeta". Es el emisor de la tarjeta (American Express, Visa, etc.) quien se encarga de abonar el coste del producto al proveedor, lo que ahorra numerosos pasos a la empresa.

La firma compradora recibe a fin de mes un extracto que detalla las adquisiciones realizadas, su procedencia y las personas que las efectuaron. Muchos consideran esta transparencia la principal ventaja de las tarjetas. Los límites de gasto mensual y por transacción que se deben respetar ayudan también a controlar los hábitos de compra de los titulares y reducen la posibilidad de adquirir bienes y servicios no estratégicos.

Para Francisco Jaramillo, responsable de Tarjetas Corporativas de American Express, esta solución de pago es la mejor puesto que "no obliga a presentarse ante el Consejo de Administración para pedir una inversión de millones". La puesta en marcha de un sistema de compra basado en tarjeta no supera los 150.000 euros; implantar una base de datos electrónica de ERP o eProcurement es entre 10 y 100 veces más caro.

A pesar de todos estos supuestos beneficios, las tarjetas apenas representan el 5% del gasto indirecto de las empresas, algo que se debe, según Jaramillo, a que "se pasaron por alto de forma prematura durante los años de auge de las puntocom". Chaure opina que el rechazo puede estar motivado por la rigidez laboral: "Con este sistema de pago se puede reducir el departamento financiero, lo que implica prescindir de parte del personal. No todas las empresas quieren tomar esta decisión".

Hay otro factor que puede ser aún más importante. En cada transacción, el emisor de la tarjeta retiene una comisión variable que se acuerda con la empresa. Las firmas de mayor tamaño pueden negociarla a la baja por su importante volumen de compras. No obstante, para otras compañías, el beneficio neto puede no ser tan convincente.

Las comisiones de los emisores no han sido tenidas en cuenta en el informe. A pesar de este detalle, Chaure insiste en que los beneficios del sistema son obvios y su extensión, imparable: "Hace años tampoco usábamos tarjeta para ir de tiendas. Ahora se emplean en todos los comercios".