La agenda electrónica de Manolo

Magallanes se ha hecho la cirugía completa. Esta compañía familiar lleva más de cuarenta años vendiendo material de oficina y algunos libros en las dos papelerías que tiene en Madrid, además de distribuir a los grandes clientes que consiguen (y mantienen) sus ocho comerciales. Pero desde que en 1995 se jubiló el patriarca de la compañía, Víctor Sáez, la facturación de Magallanes se ha estancado (vende unos 650 millones de pesetas al año) y sus competidores han comido mucho de su terreno. Después de hablar con los expertos de la consultora Tatum, la solución estaba clara: un cambio de gestor (se nombró a un director general ajeno a la familia) y un cambio en la mentalidad: la tecnología implicaría a toda la empresa, de la cabeza a los pies, desde la gestión de los gastos a la venta de los productos por Internet.

Pero poco a poco, aclaran en la compañía. 'No compremos un Rolls cuando basta un utilitario', aconsejó Daniel Primo, el consultor de Tatum que trabaja con Magallanes. 'Se trata de aprovechar la capacidad que te da la tecnología, como ahorrar tiempo, disminuir gastos y mejorar el servicio, para mejorar tu negocio tradicional', explica.

Magallanes comenzó su proceso de tecnologización hace dos o tres meses, pero sus gestores podrían pasar horas contando cómo está cambiando la compañía. Una de las partes más vistosas es la venta de productos por Internet. 'Antes', explica el director general, Juan Antonio Martínez, 'teníamos muchos fallos, porque no puedes tener a una teleoperadora cogiendo un pedido de 50 referencias'.

Tatum ha desarrollado una aplicación por la que los clientes pueden realizar sus pedidos por Internet de entre más de 11.000 referencias, personificando incluso sus páginas web, con los productos más frecuentes. Muchos de estos clientes son grandes multinacionales que no entienden cómo este proceso de compra puede ahorrarle tiempo y dinero. 'Somos una pyme que empuja a grandes compañías a comprar por Internet', resume Martínez.

Otra de las ventajas de gestionar automáticamente los pedidos de los clientes es que los comerciales pueden dedicarse a su trabajo auténtico, 'buscar negocio', dice Martínez. Está siendo complicado. Algunos empleados consideran que la tecnología les roba trabajo, 'cuando en realidad lo mejora; la tecnología no es una amenaza, sino que te permitirá conocer mejor a tu cliente, optimizar tu tiempo de trabajo y, al final, facturar más'. Otra de las aplicaciones desarrolladas para Magallanes ha permitido, por ejemplo, que los comerciales vean en un mapa dónde están sus clientes presentes y presumiblemente futuros, y redistribuyan su trabajo en función de esta localización geográfica. Pronto los comerciales saldrán a la calle con agendas electrónicas que les contarán quién de sus clientes compra lo que compra, y cómo, por qué y dónde.

Por ahora, Magallanes ya ha conseguido facturar este mes un 25% más que en marzo del año anterior de una inversión 'mínima', aunque reconoce que las ventajas de su transformismo tecnológico son sobre todo 'emocionales'. 'El cliente que quiere seguir tratando con Manolo sigue haciénndolo, y Manolo tiene herramientas para conocerlo mejor', concluye Martínez.