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Tribuna:COMUNICACIÓN INTERNA

Redes Intranet

Las redes 'Intranet' ayudan a resolver el rompecabezas del intercambio de información

¿Recuerdan la satisfacción que produce colocar la última pieza de un rompecabezas? El trabajo más duro ya está hecho y, por fin, se pueden ver los resultados.Ahora, las empresas de todo el mundo -después de haber pasado una década realizando grandes inversiones en ordenadores personales, redes y formación para poder intercambiar información con facilidad- están a punto de colocar una pieza que completará el rompecabezas, con resultados excelentes.

La pieza que falta tiene un nombre: intranet. Es la última palabra de moda en informática, y existen buenas razones para ello.

Una red intranet es una red interna de una empresa u organización que emplea tecnologías de Internet para que los empleados hojeen y compartan información electrónica de forma sorprendentemente fácil. Una red intranet es una versión privada de la red World Wide Web de Internet, pero sólo pueden acceder a ella las personas de la organización.

En una página de la Web, diferentes palabras, botones o imágenes actúan como vínculos con otras páginas. Por ejemplo, si la palabra "París" está subrayada en el texto de una página de la Web, al pulsar el ratón sobre dicha palabra se accede a información sobre la capital de Francia.

El uso de la Web es una forma sencilla, incluso divertida de moverse por la información.

El mayor impacto de la Web será su empleo por parte de las empresas para permanecer en estrecho contacto con sus clientes. También será, una forma cada vez más iimportante de comunicación entre las empresas y los inversores. Apple, Intel, JP Morgan, Microsoft y muchas otras empresas ya publican sus informes anuales en sus puntos de la Web.

Pero, a lo largo de los próximos 12 o 18 meses, la verdadera utilidad para las empresas típicas estará, en el uso de los puntos de la Web de una red intranet para dar a los empleados la información que necesitan para ser más eficaces.

En la actualidad, encontrar información electrónica dentro de una empresa u organización puede ser un auténtico rompecabezas. Irónicamente, muchas veces es más difícil navegar por la red propia que encontrar información sobre una organización externa en Internet.

Generalmente, para emplear una red empresarial convencional hay que saber el nombre del archivo que contiene la información. (Hasta hace poco, estos nombres sólo podían tener ocho caracteres, lo que hacía que no fueran muy explicativos).También hay que saber el nombre de la carpeta o directorio del archivo, así como su disco y servidor.

Para un experto informático, encontrar archivos y compartirlos a través de una red se convierte en algo casi automático. Pero la tarea puede ser complicada, incluso para un experto, cuando otra persona cambia el nombre o localización de un archivo o modifica su contenido. Y para los no expertos, encontrar una información perdida puede ser extremadamente difícil o incluso imposible.

Lo que realmente hace falta es una página de texto que escriba lo que está ocurriendo, de forma que al pasar de una localización a otra exista una guía del contenido y la localización de los archivos.

Un texto descriptivo que explica cómo está organizada la información: eso es precisamente le, que ofrece una red intranet. Una vez que vea una descripción de algo que desee mirar, basta pulsar el ratón encima de la descripción para seguir el vínculo. Yo me he vuelto un entusiasta a través de la experiencia. En Microsoft hemos publicado miles de páginas de información interna en nuestra red intranet empresarial.

Este es un ejemplo de lo útil que nos resulta: Una ejecutiva comercial interesada en las cifras de ventas pulsa el ratón en un vínculo de su ordenador de sobremesa, con lo que aparece en la pantalla una página que le recuerda las distintas formas de analizar las ventas. La página informa de lo actualizados que están los datos y recuerda las restricciones sobre la difusión de dicha información. Una pulsación más permite obtener la información propiamente dicha.

Me sorprendió descubrir que algunos datos de análisis de ventas están siendo consultados con una frecuencia cinco veces mayor desde que puede accederse a ellos a través de nuestra red intranet. Es un cambio notable, teniendo en, cuenta que los archivos no eran demasiado difíciles de encontrar antes y que los empleados que los utilizan son expertos en ordenadores y tienen una fuerte motivación para estudiar los datos.

Desde el punto de vista de un directivo, puede que el mejor argumento a favor de una red intranet es que no hace falta demasiado esfuerzo ni inversión para ponerla en marcha. Una empresa que disponga de una red informática ya tiene todo lo que necesita. El único gasto es hacer que un empleado que escriba las páginas y vínculos descriptivos.

La mayoría de los procesadores de texto y muchas otras aplicaciones informáticas de producción ya ofrecen la posibilidad de crear páginas de la Web con vínculos. Existen muchas fuentes de programas especializados para ayudar a crear y gestionar grandes cantidades de páginas vinculadas. Para leer las páginas, los empleados pueden emplear aplicaciones que ya conocen o uno de los paquetes informáticos gratuitos para "hojear".

Los ordenadores personales evolucionan rápidamente hacia una nomenclatura basada en la Web, en la que cualquier carpeta o directorio puede considerarse como una página de la Web. Cuando acceda a os contenidos de una carpeta, en lugar de ver sólo nombres de archivos o iconos, también verá textos descriptivos. Las descripciones pueden resultar tan útiles que, en un futuro próximo, es posible que se queje cuando una carpeta carezca de texto: "¡Eh!, añade alguna explicación ahí. Ayúdame a saber qué es esto y cómo funciona".

Cuando me preguntan si una empresa debería usar más los ordenadores, no siempre estoy seguro, puesto que depende de cada situación. Sin embargo, todas las empresas con ordenadores personales están ahora ante una gran oportunidad.

Así que probablemente mi consejo general más oportuno sea: instale una red intranet en su empresa. Es una magnífica herramienta, y ya la ha pagado.

* Este artículo apareció en la edición impresa del Lunes, 29 de abril de 1996

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