Notaría digital: servicios disponibles para ciudadanos mediante un acceso seguro

Desde el pasado 9 de noviembre los ciudadanos pueden tramitar ciertos documentos en la notaría de forma online permitiendo agilizar el intercambio de información de forma casi inmediata. La Ley 11/2023 de digitalización de actuaciones notariales y registrales permite que los ciudadanos y las empresas puedan gestionar sus citas y dispongan por primera vez, entre otras escrituras, de las copias electrónicas de sus documentos notariales. Este será el principal servicio que obtendrán online los usuarios, pero no el único. Hay otros documentos y actuaciones notariales que podrán ser tramitados de forma electrónica.

¿Cómo se puede acceder a este servicio?

Lo primero es acreditarse en el Portal Notarial del Ciudadano mediante el sistema Cl@ve PIN, los certificados digitales autorizados por organismos oficiales (como puede ser el de la Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre FNMT), los emitidos por empresas de certificación (carnés digitales de abogados, médicos o registradores) o el certificado europeo eIDAS (servicios electrónicos de identificación, autenticación y confianza).

También se puede registrar gratuitamente en una notaría o en la propia web.

¿Cómo se puede pedir telemáticamente copia de una escritura?

Los ciudadanos podrán elegir por vía online al notario que prefieran, pero sobre todo, localizar al que tenga los originales de sus escrituras y pedirle copias. El Consejo General del Notariado calcula que las copias electrónicas que solicitarán ciudadanos y empresas podrían superar fácilmente las 13 millones al año.

Después de acreditarse, se accede al servicio de solicitud de copias, en el que deberá seleccionar el nombre del notario que autorizó esa escritura, el número y tipo de copias que necesitará y adjuntar la documentación que sea requerida para legitimar la acción. El notario depositará duplicado de la escritura en el Portal, previo abono del correspondiente arancel.

¿Se podrá hacer testamento de forma telemática?

“Solo se podrá hacer testamento de forma telemática si se diese una situación de epidemia declarada y mientras durase la obligación de confinamiento”, aclara María Teresa Barea, portavoz del Consejo General del Notariado.

Desde el Portal Notarial sólo se podrán gestionar las solicitudes que el ciudadano haya iniciado por vía telemática, mantenerse informado de su estado, realizar los pasos necesarios hasta su firma que deberá realizarse en presencia del notario y disponer de un repositorio de las solicitudes ya firmadas.

Una vez el notario elegido haya recibido la petición de testamento, contactará con el ciudadano para elaborar el documento bajo sus requerimientos, facilitando el borrador para que lo revise y confirme.

El ciudadano deberá personarse en la notaría para proceder a la autorización y firma del testamento y el notario depositará una copia electrónica simple en el espacio privado de la web.

¿Se podrán firmar poderes de forma online?

Se podrá solicitar al notario elegido que gestione de forma telemática la firma de poderes para actos concretos y de representación procesal para la actuación ante las Administraciones Públicas, otorgando facultades a quien el ciudadano designe para que pueda intervenir en su nombre y representación.

Este servicio también permite al ciudadano enviar y firmar la revocación de poderes, excepto los preventivos (otorgados en caso de perder la capacidad para manifestar la voluntad), cancelando así las facultades concedidas a las personas designadas en su nombre y representación.

¿Las hipotecas se podrán firmar telemáticamente?

No. Una vez elegido el préstamo hipotecario, el ciudadano podrá elegir notario de forma telemática para que compruebe la documentación facilitada por la entidad financiera y prestar un asesoramiento imparcial y gratuito.

El ciudadano deberá personarse en la notaria seleccionada para concertar una cita y que el notario elegido autorice la firma de la operación financiera.

¿Qué otros documentos se pueden firmar telemáticamente?

El servicio online sí permite a los ciudadanos enviar y firmar digitalmente la cancelación de garantías cuando la Administración considere que se ha cumplido la obligación garantizada. El notario validará la información facilitada y gestionará el documento que se firmará el día de la cita.

Se pueden tramitar telemáticamente las cartas de pago, documento expedido por un acreedor en el que manifiesta haber recibido la cantidad de dinero debida por su deudor. O lo que es lo mismo, que el banco da un papel con un sello al ciudadano indicando que la deuda que tenía con ellos está saldada.

También se pueden enviar y firmar digitalmente conciliaciones para resolver los conflictos entre particulares y empresas mediante vías alternativas a la judicial. El acuerdo alcanzado tras un proceso de conciliación requiere un compromiso de cumplimiento entre las partes y se eleva a documento público para que tenga fuerza ejecutiva. Esto significa que, en caso de incumplimiento por una de las partes, se podrá pedir directamente al juez su ejecución inmediata.

Las actas notariales, que son la constatación de hechos o la percepción que de los mismos tenga el notario, se podrán tramitar telemáticamente siempre que por su índole no puedan calificarse de actos y contratos. Se limitan a dar fe de hechos que percibe el fedatario. Se pueden enviar y firmar telemáticamente para que el notario valide la información facilitada por tu parte y gestionará el documento que se firmará el día de la cita.

Mediante la legitimación de firma, los ciudadanos podrán enviar sus documentos para ser legitimados ante notario con todas las garantías de autenticidad para su presentación ante las Administraciones Públicas. En estos casos no se utiliza la videoconferencia pero si los documentos adjuntados no están firmados digitalmente, el usuario podrá firmarlos con su certificado electrónico antes de ser enviados al notario.

¿Quién utilizará principalmente la videoconferencia?

María Teresa Barea asegura que la videoconferencia notarial servirá sobre todo para agilizar trámites societarios de urgencia para las empresas o resolver situaciones societarias en las que es difícil reunir presencialmente a todas las personas implicadas.

Las ampliaciones de capital, el nombramiento de administradores, los cambios de domicilio de sociedades, las actas de junta general serán los principales servicios que se tramitarán por videoconferencia.

Los ciudadanos podrán firmar documentos mediante videoconferencia si previamente seleccionan esta opción recibiendo un enlace para acceder a la misma y contactar telemáticamente con el notario. Las escrituras y documentos que pueden realizar por videoconferencia son la firma de poderes concretos, la cancelación de garantías, las cartas de pago, las conciliaciones extrajudiciales y las actas notariales.

¿Se podrá crear una empresa de forma telemática?

La nueva normativa permite crear sociedades limitadas ante un notario de forma telemática de acuerdo con la normativa europea que exige que un ciudadano de la UE pueda constituir una empresa en otro país miembro sin la necesidad de presencia física de los administradores.

En la constitución telemática de sociedades limitadas no están permitidas las aportaciones no dinerarias, que se deben realizar mediante un instrumento de pago electrónico. Además se han habilitado unas escrituras y estatutos tipo para su constitución que permiten que el plazo para su calificación e inscripción por el registrador mercantil sea únicamente de seis horas, una de las principales novedades de la última reforma legislativa.

Además todos los actos societarios se podrán realizar por vía telemática, desde la constitución de sociedades, al nombramiento de cargos, ceses, apoderamientos mercantiles, ampliaciones y reducciones de capital, modificaciones de estatutos, cambios de domicilio, liquidaciones…

¿Es segura la utilización de este servicio?

La seguridad informática del proceso queda garantizada por el uso de la firma electrónica cualificada de los notarios, su sede electrónica y su red privada, todo ellos desarrollados por el centro tecnológico del Notariado, Ancert.

La prestación de este servicio telemático cuenta con las máximas garantías de seguridad y protección jurídica. Se prestará en la Sede Electrónica Notarial, creada en 2004. Desde el Notariado, aseguran que es un espacio dotado de las mayores medidas de seguridad tras obtener el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), nivel alto, del que solo disponen contadísimos organismos.

Pero como recuerda José Ángel Martínez Sanchiz, presidente del Consejo General del Notariado “los notarios seguirán prestando mayoritariamente sus servicios en persona en las casi 3.000 notarías que tienen repartidas por todo el país, evitando cualquier brecha digital”.