Cómo solucionar un asunto notarial a golpe de clic

Un notario fue el que autorizó la escritura pública de la hipoteca de su casa, le asesoró y constituyó en su nombre la sociedad mercantil familiar o quizás autorizó su testamento tras prestarle asesoramiento. Estos y otros servicios, necesarios a lo largo de la vida, implicaban hacer hueco en el día a día con cierta antelación. Hoy ya se pueden iniciar online gracias al Portal Notarial del Ciudadano.

La principal ventaja de este portal es que particulares y empresas pueden elegir al notario que quieran, concertar una cita con él y realizar de forma telemática diversas gestiones. Todo con la misma seguridad y garantía que en las notarías, pero con la agilidad y facilidades propias de las operaciones digitales.

Así, el notario que designemos podrá ser el encargado de formalizar un préstamo, iniciar la preparación de un testamento o realizar en nuestro nombre las gestiones necesarias para constituir una sociedad.

El portal es una apuesta decidida por ofrecer nuevas facilidades y prestaciones digitales a ciudadanos y empresas. Estos servicios son solo el principio

José Ángel Martínez Sanchiz, presidente del Consejo General del Notariado

Asimismo, permite saber qué notario tiene los originales de los documentos notariales a nuestro nombre y pedirle que nos suba las copias electrónicas simples a un espacio privado y seguro, de forma que siempre las tengamos a mano. Un servicio muy útil, ya que muchas veces no somos capaces de recordar con exactitud qué notario autorizó la escritura, o incluso hemos olvidado, por ejemplo, los poderes notariales que hemos otorgado en los últimos años. A través del portal podemos solicitar copias de documentos notariales de los últimos 18 años. Además, se puede disponer de estas copias siempre que las necesitemos para enviarlas a terceros.

“Estos servicios en línea son solo el principio de todos los que podremos ir añadiendo, a expensas de que se aborden las reformas legislativas necesarias para ello. El portal es una apuesta decidida de los notarios por ofrecer nuevas facilidades y prestaciones digitales a ciudadanos y empresas, con la seguridad y garantías propias de nuestra función”, explica José Ángel Martínez Sanchiz, presidente del Consejo General del Notariado.

Pasos a seguir

Dependiendo de la gestión a realizar, será suficiente con registrarse en el Portal Notarial del Ciudadano con una contraseña, o bien habrá que tener un certificado cualificado (cualquiera de los 24 españoles existentes o los autorizados por el reglamento EIDAS) o acreditarse gratuitamente en una notaría. De hecho, es posible que, si hace poco tuvo que acudir a alguna de ellas, le ofrecieran acreditarse en el Portal para tener acceso desde ese momento a los servicios en línea.

Desde el Portal es posible elegir notario y ponerse en contacto con la notaría que se desee. De hecho, el portal propone, al inicio de la navegación, las más cercanas a su domicilio. Una vez que se esté en contacto, se puede iniciar la preparación del testamento o realizar los trámites de constitución de una sociedad. Incluso es posible recibir asesoramiento notarial siempre que el notario lo considere conveniente en un entorno absolutamente seguro, ya que el portal da acceso a la sede electrónica notarial. Luego, solo habrá que personarse el día acordado para la autorización y firma del documento.

Además, en breve deberá haberse transpuesto la directiva europea que va a permitir que la constitución de sociedades limitadas pueda hacerse totalmente en línea, algo para lo que los notarios ya están preparados tecnológicamente. Y muy pronto, también, se podrá tramitar ante notario telemáticamente el certificado matrimonial necesario para casarse.

Preparados tecnológicamente

Conviene recordar que los notarios son funcionarios públicos que dependen del Ministerio de Justicia. Hay cerca de 3.000, distribuidos, según criterios económicos y sociales, por toda España, tanto en las principales ciudades como en poblaciones más pequeñas.

Pese a lo que pueda aparentar una institución tan tradicional, hablamos de uno de los colectivos públicos más avanzados tecnológicamente, con firma electrónica desde el año 2000. Desde entonces se relacionan telemáticamente con todo tipo de administraciones públicas para realizar millones de trámites, que indirectamente también benefician a los particulares. A este respecto no hay que olvidar que todas las notarías tienen el mismo nivel tecnológico, desde las de las grandes ciudades hasta las de los pueblos más pequeños, garantizando la misma calidad de servicio también a nivel técnico.

Millones de trámites realizados

El Portal Notarial del Ciudadano permite acceder a la sede que desde hace mucho tiempo utilizan las notarías para relacionarse entre sí y con diversos organismos públicos. En palabras de Luis Fernández-Bravo, delegado de nuevas tecnologías del Notariado, “supone abrir a particulares y empresas el potencial tecnológico del que disponemos los notarios desde hace 20 años: la sede electrónica notarial desde la que realizamos anualmente millones de trámites con las Administraciones Públicas”.

En concreto, la Sede Electrónica Notarial permitió, sólo en 2020, el envío de ocho millones de copias electrónicas de documentos notariales a las Administraciones, cerca de 2,5 millones a los registros y al catastro, y cientos de miles de liquidaciones telemáticas, certificaciones o remisiones de datos, que supusieron un volumen de firmas notariales superior a los 20 millones.

Un año facilitando gestiones

Toda la experiencia de la Sede Electrónica Notarial se acercó a los ciudadanos en 2020, en los meses más duros de la pandemia. Una etapa en la que se facilitó diversas gestiones y servicios a los particulares. De hecho, se realizó un gran esfuerzo por acelerar la puesta en marcha del Portal Notarial del Ciudadano para ayudar en la tramitación, por ejemplo, de las moratorias hipotecarias que muchas personas tuvieron que solicitar. Tras un año de funcionamiento, ahora se da a conocer de forma masiva para que cada vez más personas puedan beneficiarse de las facilidades que ofrece. Ya hay registrados más de 93.000 usuarios.