En esta oficina no se puede trabajar

La década de los 60 también supuso una revolución para las oficinas. Las paredes de los despachos ocupados por un solo trabajador se vinieron abajo y dieron lugar a salas abiertas con mesas compartidas. Es lo que se llamó Open Plan, que supuso el comienzo del trabajo colaborativo. El cambio también trajo beneficios económicos para las empresas, que pasaron de destinar 15 metros cuadrados por trabajador a cinco; ya no necesitaban tanta superficie para alojar a sus empleados. Las críticas llegan con fuerza estos días: la falta de concentración y de privacidad afecta al bienestar de los trabajadores. Merma su productividad.

La magnitud del debate es tal que en 2014 Harvard Business Review dedicó cuatro de sus 12 portadas al asunto, entre ellas la de octubre, que abría con el artículo Why we hate our offices (por qué odiamos nuestras oficinas). “Se está hablando mucho del espacio de trabajo. En San Francisco todos los consejeros delegados de las grandes corporaciones están transformando sus plantas para adaptarlas a las nuevas necesidades”, señala Guzmán de Yarza, director del Máster in Design for Work, Retail and Learning Environments de IE University. Esos nuevos requerimientos son, esencialmente, intimidad y flexibilidad para los miembros de la plantilla.

Lo confirma Primo Orpilla, cofundador del estudio de arquitectura O+A, responsable del diseño de las oficinas de gigantes de Silicon Valley como Facebook, Microsoft o AOL, pioneras en la transformación de los espacios de trabajo "Lo mejor es el resultado, cuando los trabajadores se dan cuenta de cómo mejora su día a día en entornos humanizados, con nuevos espacios que antes solo encontraban al terminar la jornada laboral. La fusión entre la tecnología y los entornos amigables es lo que atrae a estas compañías". 

El estudio de arquitectura estadounidense Gensler, el de mayor dimensión internacional según la revista Fortune y responsable de la Shanghai Tower, la segunda más alta del mundo después de la Burj Khalifa de Dubái, realizó una encuesta en 2012 a 90.000 empleados de 155 compañías para medir cómo influía el espacio de trabajo en su actividad diaria. La conclusión fue inesperada: el factor determinante para incrementar su efectividad no era el trabajo en equipo, sino la concentración individual, perjudicada por las continuas interrupciones de los compañeros, las distracciones visuales de las oficinas diáfanas y el uso de smartphones, tabletas, Twitter y Facebook.

El resultado eran jornadas laborales más largas y trabajadores frustrados con pocas ganas de socializar, de aprender y de ser productivos. Un estado anímico que, según el informe, se contagia con facilidad por el efecto dominó. La solución -indica Gensler- son las oficinas híbridas que, además de mantener los espacios compartidos, disponen de nuevas salas para alojar diferentes actividades: reuniones internas y externas, llamadas de teléfono, lectura, brain storming (lluvia de ideas) o descanso.

“La sociedad ha generado nuevos modelos de negocio que ya no reclaman jornadas de nueve de la mañana a cinco de la tarde. La eficacia de los trabajadores ya no se mide por el número de horas que pasan en la oficina”, destaca Francisco Vázquez, fundador de 3g office, empresa de consultoría especializada en el diseño de espacios corporativos. Los empleados ya no tienen un puesto fijo asignado, llegan y se sientan donde hay hueco y cuando necesitan desconectar del ruido de la oficina, disponen de habitaciones habilitadas. “Es un cambio de cultura y los edificios deben adaptarse a las nuevas dinámicas de trabajo”, señala.

Con la revolución industrial el trabajador quedó ligado a una máquina, que más tarde fue sustituida por un ordenador. Ahora esa máquina es móvil y muchos empleados no acuden con la misma asiduidad a sus oficinas. Prueba de ello es el análisis que 3g office realizó a 130 empresas del sector financiero, farmacéutico, energético y de telecomunicaciones, que concluyó que el 50% de los puestos de trabajo estaban permanentemente vacíos. “No es que las empresas hubiesen recortado la plantilla, sino que los empleados pasan más tiempo reunidos, trabajan desde casa o desde una cafetería después de reunirse con algún cliente. Es un cambio de paradigma en el que desaparece la propiedad del puesto de trabajo”, destaca el director de la consultora, con presencia en 10 países.

Cualquier empresa interesada en transformar su espacio de trabajo tendrá que pagar a 3g office entre 300 y 400 euros por metro cuadrado, lo que incluye un análisis de las necesidades de los empleados y el diseño de la nueva sede, una cantidad que se auto financia en un año. “Puesto que el 50% de las superficies están sin uso, nuestros planes de remodelación suponen un ahorro medio del 30% en costes operativos”, explica Francisco Vázquez.

Entre las renovaciones que ha acometido esta compañía está la de la sede de Microsoft en Madrid, una superficie de 9.000 metros cuadrados en la que 3.000 se han destinado a la construcción de nuevas salas destinadas a diferentes usos. “Este tipo de distribución es la que demandan las nuevas generaciones, es la persona la que se mueve y diseña su método de trabajo”, asegura Velázquez. Son los llamados millennials (los que ahora tienen entre 18 y 33 años), un grupo de 80 millones de personas en Estados Unidos y algo más de ocho millones en España, y que en 2025 supondrán, vaticina la consultora Deloitte, el 75% de la fuerza laboral del mundo. Los también llamados generación Y se mueven antes por el prestigio y la innovación de una empresa que por el dinero que paga, no les gusta pisar las oficinas y prefieren operar con smartphones, iPads y ordenadores.

Durante muchos años hubo una correlación entre los patrones de trabajo y el diseño de los edificios; en la actualidad las dinámicas de trabajo cambian a gran velocidad y los espacios no están preparados para amoldarse a esos cambios, no son permeables, asegura el informe Living Workplace elaborado por la consultora internacional de diseñadores e ingenieros Arup en 2011. La creatividad y el trabajo colaborativo deben ser centrales en el diseño de las plantas, incide.

“Un cambio tan sencillo como incluir pequeños espacios similares a las tradicionales cabinas de teléfono, aisladas acústicamente, supone un gran cambio en una oficina abierta”, señala el director del máster en diseño de IE University Guzmán de Yarza. El hecho de que los trabajadores socialicen también es de vital importancia, destaca, y más allá de las “minúsculas” salas de máquinas expendedoras con mesas altas y taburetes que no invitan al descanso, un sofá permite que se relajen en determinados momentos del día. Leer un informe tranquilamente o echarse una siesta. Así es el concepto de la nueva oficina.