Qué hacer para que Word se hable con Word

EL ESTÁNDAR OFFICE

La suite informática de Microsoft Office se ha convertido de hecho en el estándar de los programas de uso corriente en una oficina. Por ejemplo, todo el mundo dice: "mándamelo en Word", para expresar que le envíe un documento de texto, así, genéricamente. En realidad, daría igual con qué programa de edición de textos esté hecho el documento, sea de Microsoft o no. Ocurre lo mismo con el formato que tiene el mismo documento, identificado por su terminación, que en este caso sería ".doc"; también se ha convertido en un genérico, aunque el propio Word también puede guardar y leer en otros formatos.

NUEVAS VERSIONES

Pero ocurre que los genéricos a veces se convierten más en un problema que en una virtud. Por ejemplo, la última versión de la suite Office 2007. Al utilizar Word 2007 para escribir algún texto, cuando se guarda el documento lo hace en un nuevo formato llamado .docx, que sólo puede leer esta última versión. Es decir, que si se envía a alguien con una versión anterior de Word no lo podrá abrir sin más. Puede hacer la prueba con el Bloc de notas, o con WordPad (incluido en los Accesorios del propio sistema Windows) y descubrirá una serie inconexa de símbolos y letras que en nada recuerdan al texto original. Resulta que el nuevo formato .docx no es compatible más que con Word 2007. Eso sí, los documentos ocupan mucho menos espacio que los clásicos .doc., aunque el peso nunca ha sido un problema de textos, sino de las fotos o de los gráficos.

SOLUCIONES

Hay varios caminos para solucionar esa incompatibilidad. Empezaré por las que tiene el propio Word 2007. Si no se indica lo contrario, el programa siempre guarda por defecto los archivos en el nuevo formato. Pero esto se puede evitar para uno o para todos los archivos. Una vez acabado de escribir o de crear un documento nuevo hay que ir al símbolo de Office que hay en la esquina superior izquierda y, haciendo clic encima, abrir el menú. Si se escoje la opción Guardar -así, a secas, no Guardar como, que veremos a continuación-, el documento tendrá el formato y la terminación predeterminada por Word, que es .docx. Pero si se escoje la opción Guardar como, se abrirá un submenú lateral que muestra varias opciones de guardar el documento. La primera es idéntica a la anterior. La segunda opción utilizará el documento como una plantilla. La tercera es la más interesante, ya que permite que el documento resultante sea totalmente compatible con versiones anteriores de Word. La última opción también permite usar otros formatos.

COMPATIBLE SIEMPRE

Lo anterior habría que hacerlo con cada documento al guardarlo, algo engorroso. Lo mejor es automatizar esta opción y así todos los documentos que se creen serán siempre compatibles. Para ello, en el menú de Guardar como, ir a la parte inferior y hacer clic en el botón Opciones de Word. En la ventana que se abre, ir al apartado Guardar y en Guardar archivos en formato desplegar las opciones y escoger Documento de Word 97-2003 (*.doc). A partir de ese momento, esta acción será permanente para los documentos nuevos.

HERRAMIENTA DE COMPATIBILIDAD

La propia Microsoft, consciente de los problemas que está creando su nuevo formato .docx, ha puesto en Red una herramienta gratuita para que todos los que tengan versiones antiguas de Word, y reciban un documento con el nuevo formato, puedan acceder a abrirlo sin problemas. Eso sí, a costa de perder alguna de las ventajas que comporta. La herramienta se llama Paquete de compatibilidad de Microsoft Office para formatos de archivos de Word, Excel y PowerPoint 2007. Y se puede descargar de la página: www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang= es&FamilyID=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466.

El archivo de instalación ocupa 27,6 MB y está en prácticamente todos los idiomas. A todos los nuevos formatos de la suite Office 2007 les ocurre lo mismo que a los de Word 2007. Así que si quiere trabajar con ellos sin problemas, se les puede aplicar el mismo criterio expuesto aquí.