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Reportaje:

Profesionalizar el departamento de compras

Si se analizan y gestionan adecuadamente las inversiones, el ahorro anual de las empresas suele alcanzar el 11%

En mayor o menor medida, todas las empresas cuentan con una persona responsable de formalizar las compras proyectadas, como material de oficina, soporte tecnológico y cursos de formación, entre otras inversiones. Pero esto no quiere decir, ni mucho menos, que así se consiga la eficiencia deseada. Dado que las compañías destinan anualmente más del 65% de los ingresos a este fin, los expertos señalan la necesidad de profesionalizar este servicio. Y es que si se analizan y se gestionan adecuadamente las compras, el ahorro anual de las empresas suele alcanzar el 11%.

En caso de ahorrar un 1%, el beneficio de la empresa puede aumentar hasta un 5%, según un reciente estudio de la AERCE

Después de crear su propio departamento de compras con la ayuda de Fullstep, la entidad SabadellAtlántico ha ahorrado un 18%

La evolución del departamento de compras ha ido estrechamente ligada al aumento de la competitividad del mercado. Así, en sectores como el de los componentes para la automoción, la electrónica de consumo o el químico -donde los márgenes son mucho más pequeños-, la profesionalización de las inversiones hace mucho tiempo que dejó de ser una opción.

"Para sobrevivir como empresa, los departamentos de compras de los sectores más competitivos están obligados a reducir al máximo los costes de sus aprovisionamientos", explica Juan José Jiménez, vicepresidente de la asociación española de compras, contratación y aprovisionamientos (AERCE), que ya cuenta con más de 1.600 socios. "Si no ahorran comprando", añade, "no podrán ofrecer precios más competitivos y terminarán sepultados por la competencia". Lo cierto es que en subsectores como el del petróleo, la alimentación, las bebidas o el tabaco, el 80% de lo que se ingresa se destina a nuevas compras e inversiones.

Aunque en los últimos 20 años muchas compañías españolas se han visto forzadas a crear un departamento de compras, en gran parte de las pequeñas y medianas empresas (pymes) el gerente es quien sigue tomando las decisiones al respecto. Y éste, debido a sus otras responsabilidades, "no suele contar con la suficiente información para ejecutar las inversiones de manera eficiente", afirma el vicepresidente de la AERCE.

En su opinión, "lo ideal es contar con una o varias personas que se encarguen exclusivamente de llevar a cabo las compras". Y no es para menos: en caso de ahorrar un 1%, el beneficio de la empresa puede aumentar hasta un 5%, según un reciente estudio de esta asociación, que desde su fundación, hace ya 25 años, defiende la profesión del comprador como una medida imprescindible para incrementar la competitividad de las empresas españolas. Para ello, insiste Jiménez, "hace falta más y mejor formación para los futuros compradores", así como "mayor reconocimiento profesional".

Externalizar el servicio

Con el fin de profesionalizar sus compras, cada vez más empresas están optando por externalizar estos servicios. Ahora mismo, se estima que ocho de cada 10 compañías españolas tengan subcontratada alguna de sus actividades, según una encuesta de IBM. No en vano, entre 2002 y 2005 este negocio movió más de 1.000 millones de euros. En el caso concreto de la externalización de la gestión y la ejecución de las compras, una de las compañías pioneras es Fullstep, que cuenta con clientes de la talla de Ficosa Internacional, FCC Logística, Fagor, Seur, Unión Fenosa, Telepizza o Campofrío.

"Una vez nos dan permiso para entrar en los números de la empresa, evaluamos los recursos y los procesos empleados para llevar a cabo sus compras", explica José Valderrama, consejero delegado de Fullstep. "Luego les proponemos ciertos cambios y les cuantificamos cuánto ahorro podrían generar", añade. En su opinión, la profesionalización de este proceso se dará cuando las inversiones "se decidan de forma conjunta entre los usuarios que han solicitado cualquier tipo de producto o servicio y el responsable de compras de la empresa".

Después de seis años de actividad, Fullstep ha diseñado una plataforma tecnológica que los departamentos de compras pueden utilizar para controlar y seguir en tiempo real los procesos de negociación con sus proveedores, así como comparar las diversas ofertas on-line. Gracias a esta herramienta, los clientes de Fullstep han negociado más de 7.500 procesos de compra por un valor de 1.300 millones de euros. La media de ahorro generada ha superado el 11%.

Uno de sus clientes más activos es el SabadellAtlántico, perteneciente al Banco Sabadell. La irrupción en 2004 de Fullstep en esta entidad financiera marcó un punto de inflexión en su forma de gestionar las compras. Después de presentar un detallado estudio, en el que se demostraba el ahorro en potencia que podía llevar a cabo el banco, su consejero delegado, Juan María Nin, tomó la decisión de crear un departamento específico, que ahora mismo está compuesto por 18 personas.

En el último año y medio, SabadellAtlántico ha realizado unos 500 procesos de compra por un valor total de 100 millones de euros. Su ahorro se ha situado entorno al 18%. Su director de compras, Francisco López, asegura que este éxito se ha logrado gracias a "la profesionalización del departamento". En su opinión, "al producirse la división y especialización del proceso de compra, es mucho más fácil saber cuáles son las mejores ofertas que ofrecen los diversos proveedores".

* Este artículo apareció en la edición impresa del Domingo, 16 de julio de 2006