Todos los proveedores en orden

Sacar fuera de la empresa todo lo que no es determinante parael negocio principal. Es la máxima que han decidido seguir muchas empresas españolas para abaratar costes y ganar flexibilidad. En algunos casos los proyectos de subcontratación son tantos y tan complejos que conviene crear una oficina específica, interna o externa, para gestionarlos y evitar que pierdan eficacia.

Una oficina de proyectos tiene entre dos y seis empleados y su coste anual oscila entre 200.000 y 400.000 euros, estima Profit

El mercado español movió 1.562 millones de euros en 2003, un 18% más que el año anterior, según un informe de la consultora DBK

Externalizar, lo que los anglosajones llaman outsourcing, es una moda en medio mundo. ¿Para que invertir en grandes infraestructuras tecnológicas y en personal que asegure su funcionamiento si se puede dejar todo en manos de otra empresa, con la consiguiente reducción de costes y mayor flexibilidad? En los últimos años son muchas las compañías españolas que han externalizado sus sistemas tecnológicos o parte de ellos, sin duda la función que más compañías deciden dejar en manos ajenas.

Este mercado movió el año pasado 1.562 millones de euros, según un informe de la consultora DBK, lo que supone un crecimiento anual del 18%. El de Asociación Española de Empresas de Consultoría, asegura que éstos proyectos suponen el 30% del mercado español y es la línea que más crece.

La consultora Gartner calcula que el 90% de las grandes y medianas empresas del mundo han puesto en manos de terceros algunas áreas, procesos o funciones de tecnologías de la información. Son estas empresas en las que el proceso de externalización resulta más complejo, pues suelen tener varios proveedores, en ocasiones hasta una decena, lo que multiplica el número de contratos. Para poner orden en todo el proceso algunas compañías deciden crear una oficina específica que se encarga de gestionar los contratos y coordinar a todos los proveedores, así como de identificar los posibles riesgos que aparezcan en un proceso que puede alargarse muchos meses.

Esta oficina puede estar fuera de la empresa -ICEX, Abertis o Banco Espirito Santo, por ejemplo, la han dejado en manos de los consultores de Profit- o integrarse en la dirección de sistemas informáticos de la compañía. Para Tomás Contreras, director de Servicios de Outsourcingt de Indra, la segunda compañía en España por ingresos, ésta última opción es la más adecuada pues sus funciones son estratégicas para la compañía: "Una organización puede externalizar todo menos la estrategia, las funciones de control y dirección", resume.

El modelo propuesto por Profit es diferente. "Cada vez hay más necesidad de asesores expertos", subraya Alfredo González, director de Consultoría de la firma, quien subraya que muchos proyectos de externalización no cumplen los objetivos previstos en costes, plazos o de control sobre el proveedor. Para evitarlo está lo que ellos llaman la Oficina Técnica de Proyectos, que está formada por entre dos y seis profesionales de áreas diferentes, en función de las necesidades de cada firma. Por supuesto debe haber expertos informáticos y en telecomunicaciones, pero también licenciados en Económicas y Administración de Empresas y en materia laboral, pues muchos procesos de externalización implican la transferencia de trabajadores. Para Contreras es fundamental que los encargados de asegurar la coordinación de todos los proyectos de outsourcing sean responsables informáticos con un amplio conocimiento del negocio de la compañía.

El coste de esta estructura está de la oficina de Profit está entre 200.000 euros y 400.000 euros anuales. Las estructuras internas también son costosas, pero los consultores coinciden en que es la manera de evitar costes adicionales.

Al margen del modelo elegido, no todas las compañías pueden beneficiarse de una oficina de este tipo. Para los expertos de Profit, la oficina es rentable sobre todo para aquellas compañías que utilizan de manera extensiva tecnologías de la información y cuyo entorno cambia rápidamente. Es el caso de la Administración Pública, telecomunicaciones y energía.