Fórmulas, argumentos y resultados (9)

FUNCIONES

Como se vio la semana pasada, una hoja de cálculo está formada fundamentalmente por Fórmulas que realizan distintos cálculos dentro de la hoja. Estas fórmulas pueden ser muy sencillas, como sumas o restas, pero también pueden ser mucho más complejas para hacer cálculos matemáticos, estadísticos o fiancieros, por ejemplo. Para acelerar el proceso de cálculo, se pueden sustituir muchas de las Fórmulas por Funciones que hacen el mismo cálculo. La ventaja es que una función ocupa mucho menos espacio que varias fórmulas escritas una detrás de otra, son mucho más rápidas a la hora de calcular un valor y evitan más fácilmente los errores tipográficos.

Siempre se aplican las funciones a los datos que contiene una celda o un grupo de celdas, mientras que una fórmula sólo se aplica a una serie de números concretos. También se vio en el número anterior cómo las funciones tienen la posibilidad de aceptar Argumentos de muy distinto tipo que dan como resultado generalmente un valor numérico, pero que también pueden dar como resultado textos, referencias, valores lógicos, fechas, matrices, etcétera.

VARIOS ARGUMENTOS

Si la función que se crea tiene más de un argumento, cada uno de ellos ha de ir separado del siguiente por un punto y coma (;) obligatoriamente, y no puede haber ningún espacio en blanco, salvo que estén colocados entre comillas (" "). En el caso de tener que escribir palabras separadas -al ponerle un nombre o una definición personalizada, por ejemplo-, hay que colocar un guión (-) o subrallado (_) entre palabra y palabra, en lugar del espacio en blanco.

Al principio, puede parecer muy complicado aplicar todo tipo de fórmulas y funciones, con o sin argumentos, pero con un poco de práctica y con la ayuda que proporciona el propio programa, sobre todo a través del Asistente de funciones, se puede lograr lo que se desee.

EJEMPLO PRÁCTICO

Veamos un ejemplo un poco más complejo para familiarizarnos con Excel. Supongamos que un alumno cursa varias asignaturas. Cada mes se le hace una evaluación de cada

una de ellas, y al final del trimestre se le da una nota media. Al acabar el curso, obtiene una nota final para cada asignatura y, a su vez, una nota global, que es el promedio de las anteriores.

Empecemos por el primer trimestre. La columna de la izquierda serán las asignaturas, y así lo escribimos en la celda superior. A la derecha, en las sucesivas columnas, aparecerán las notas de cada asignatura y el mes y trimestre al que corresponden. Por último, se puede añadir una fila más en la que aparezcan los promedios de cada mes y trimestre. Los bordes, colores, tipos, alineación, etcétera, se aplicarán según las preferencias de cada autor.

APLICAR FUNCIONES

Una vez creado el cuadro, hay que introducir los datos -en el ejemplo, serían las distintas notas de cada asignatura-, y definir los cálculos (Funciones) que tienen que hacerse. Empecemos por las Matemáticas y supongamos que las notas de Octubre, Noviembre y Diciembre son, respectivamente, 3,2; 4,8 y 6,2. (Estos valores están dados al azar por lo que pueden ponerse los que deseen). Seleccionamos la siguiente celda, Nota primer trimestre, y hacemos clic en fx, para abrir Insertar función. Escoger la categoría Estadísticas, y dentro de ella, seleccionar PROMEDIO. Clic en Aceptar. En la nueva ventana de Argumentos, aparecerá ya escritas, por defecto, las celdas corrspondientes a las tres notas de matemáticas. Si no fuese así, o desee cambiarlas, sólo hay que borrar las que aparezcan y escribir las nuevas, teniendo en cuenta que hay que separar la primera y la última con dos puntos (:).

ATAJOS

No obstante, hay un método más sencillo y cómodo: seleccionar el apartado Número 1, resaltando todo lo que hay escrito (de esta forma borrará su contenido y escribirá el nuevo) y seleccionar directamente, en la hoja de cálculo, las celdas que contienen las notas. El programa interpretará que el promedio se desea hacer sobre esas celdas y lo escribirá automáticamente. El mismo proceso se puede repetir para cada asignatura pero, hay otra posibilidad más cómoda. Supongamos que ya se han introducido las notas de todas las asignaturas y se ha definido la primera función, la del promedio del primer trimestre en matemáticas en su celda correspondiente. Pues bien, seleccionemos esta última celda y desplacemos el cursor hasta su extremo derecho inferior, se transformará en una pequeña cruz en negrita, hacemos clic y, sin soltar el ratón, arrastramos hasta la última celda de esa columna, la correspodiente a Promedios. Excel copiará la misma función en todas las celdas seleccionadas y mostrará los resultados al hacer "intro". Ahora seleccionar la celda de Promedios y arrastrar la cruz hacia la izquierda hasta el mes de Octubre para copiar la misma función en cada uno de los meses.

Este atajo o comando se llama Rellenar y se puede localizar en el menú Edición. La forma más cómoda es utilizar el ratón, arrastrando la cruz negra desde la celda origen pero también se puede aplizar desde el menú. Tiene otras aplicaciones muy prácticas. Por ejemplo, se puede escribir el mes de Octubre en una celda y arrastrar la cruz hasta donde se desee escribir los siguientes meses. El comando rellenar escribirá automáticamente todos los meses consecutivos en las respectivas celdas. Lo mismo ocurre con una serie numérica, de fechas y otros elementos, incluso se puede crear una serie de relleno personalizada.