La Red se pone al servicio de la plantilla

La gran mayoría de las grandes empresas españolas cuenta ya con un portal para empleados. Una página web que agrupa información, servicios de lo más variado y aplicaciones cuyo objetivo es hacer la vida más fácil a la plantilla. Tanto la profesional como la personal. Un análisis del Centro de Recursos Humanos del Instituto de Empresa (IE) sobre las páginas de 21 de estas firmas, que suelen realizar inversiones importantes en tecnología, revela algunas de las limitaciones actuales de esta herramienta: la sobrecarga de información; la escasa personalización y la falta de integración de sus aplicaciones. Las empresas están empezando también a medir el uso que la plantilla hace de los portales.

La vía más utilizada para medir el uso que los trabajadores hacen de esta herramienta es el índice de visitas de la página

El 40% de las empresas actualiza el contenido según las necesidades y un porcentaje similar tarda en hacerlo al menos un mes

Los 12.000 empleados de Caja Madrid pueden calcular el sueldo que recibirían si redujeran su jornada, acceder a un curso on-line u obtener respuesta a una solicitud de un préstamo en menos de 48 horas a través de ePersonas. Éste es el nombre del portal del empleado, una página web a la que sólo accede la plantilla de la entidad financiera. Según la consultora Penteo, el 72% de las compañías españolas cuenta con esta herramienta. La de Caja Madrid empezó a ser realidad hace tres años y tras sumar un buen número de servicios y aplicaciones, es considerada una de las mejores de España.

El portal ganó el premio que el IE, la agencia Inforpress y la revista Capital Humano dieron en 2003, al que aspiraron 21 firmas. Todas eran grandes empresas, orgullosas de la plataforma que habían puesto a disposición de su plantilla y en la que habían invertido cantidades importantes, asegura Custodia Cabanas, directora del Observatorio de Comunicación Interna del Instituto de Empresa.Eran empresas como la consultora Accenture, BBVA, Hewlett-Packard, Repsol YPF, Telefónica Móviles o PriceWaterhouseCoopers.

El Centro de Recursos Humanos de esta escuela de negocios ha analizado en detalle esos 21 portales para darse cuenta de que a las empresas españolas, incluso a las más grandes, aún les queda mucho por hacer en este terreno. El análisis señala tres amenazas fundamentales a la eficacia de estos portales. La primera es la avalancha de información. "Hay que tener mucho cuidado con el síndrome 'todo está en la Intranet", dice la experta del IE, para quien uno de los defectos comunes es no ordenar los contenidos o que para acceder a ellos el empleado deba pasar por un montón de páginas.

En Caja Madrid, para evitar estos problemas han creado cinco canales diferentes. Tres de ellos tienen que ver con el entorno familiar de los empleados: canal comunidad, que ofrece información y servicios relacionados con el ocio (prensa, agencia de viajes, etcétera); didáctico, que se centra en la formación en materia de nuevas tecnologías para que la plantilla saque el mayor partido al portal; y el temático, dedicado a otros servicios.

Los otros dos canales tienen que ver con el entorno profesional: un autoservicio donde el empleado puede gestionar su nómina, cambiar datos de su currículo o pedir un préstamo, y un aula virtual donde se cuelga el plan de formación personalizado (on-line y presencial) y servicios asociados a él. Si el empleado debe desplazarse hasta Madrid, por ejemplo, puede reservar el billete desde el portal, explica Juan Manuel Casco, del Ddepartamento de Formación, quien resume: "la idea es que todo sea útil y muy personalizado".

La falta de personalización es precisamente otra limitación de algunos de los mejores portales españoles. "Éste quizá es el campo donde más queda por hacer", dice Cabanas. También es conveniente que los portales integren las aplicaciones que necesita el trabajador, concluye el estudio. No todas las empresas piensan así. Por seguir con el ejemplo, Caja Madrid ha decidido separar lo que son servicios, que cuelgan de ePersonas, de los programas para el trabajo diario,que están en otra Intranet.

Además las empresas deben preocuparse por actualizar más las secciones (véase cuadro), porque aunque el 40% lo hace "según las necesidades", un porcentaje similar pone al día la información mensualmente o, incluso a más largo plazo. En lo que sí avanzan es en medir el uso que de los portales hacen sus empleados. Para ello las vías más utilizadas son el índice de visitas -número de veces que los usuarios acceden-, por un 75% de las firmas; el número de usuarios y encuestas, por ejemplo de satisfacción, ambas con un 70%.

En Caja Madrid, donde todo empezó en 2001 con un programa de entrega de ordenadores y conexión con líneas de alta velocidad ADSL gratuitos, están satisfechos de la experiencia. Nueve de cada 10 empleados se apuntaron a esa primera iniciativa. Luego vino el portal. Hoy se visitan 80.000 páginas diarias y la media son 17 minutos diarios por usuario.