Autoformatos y estilos (6)

AUTOFORMATO

Dentro del mismo menú Formato (Ctrl + 1), existe un apartado llamado Autoformato..., que permite cambiar el aspecto de una hoja de cálculo con una serie de formatos predefinidos. Simplemente hay que elegir uno de ellos y la hoja lo adoptará. Si lo desea, podrá usar esta opción a modo de plantilla, pues, una vez aplicado el autoformato, puede cambiar sus características, desde el color al tamaño de las celdas, por ejemplo.

El proceso es el siguiente: primero se seleccionan todas las celdas que componen la hoja de cálculo que está elaborando y, a continuación, se va al menú Formato y se escoge el apartado Autoformato. En la nueva ventana que se abrirá, hay una serie de modelos para elegir el que mejor se adapte a sus necesidades. Si activa el botón Opciones, la ventana se amplía, mostrando en la parte de abajo, seis opciones suplementarias más, Número, Fuente, Alineación, Borde, Tramas, Ancho y Alto, que se aplicarán o no junto con el Autoformato dependiendo de si deja marcada la casilla correspondiente que acompaña a cada uno de estos apartados.

Una vez aplicado el autoformato elegido, se puede volver a intervenir en todos los elementos, tanto en los que han variado como los que no. Por ejemplo, si el nuevo color de un grupo de celdas no le satisface, siempre podrá seleccionarlas y aplicarles uno nuevo (menú Formato, Tramas, Sombreado de celda).

ESTILO

El programa lleva, por defecto, una serie de Estilos preconfigurados que se pueden aplicar directamente a las celdas seleccionadas como se hacía en Autoformato. Con Estilo se puede combinar de una sola vez una combinación de características de formato, como fuente, tamaño, los bordes de las celdas o las tramas. Para aplicarlos basta con seleccionar las celdas y escoger uno de la lista que aparece en el submenú Nombre del estilo: El estilo Normal es el que adopta una hoja de cálculo nueva por defecto. El resto se refieren al formato de los números.

ESTILOS NUEVOS

Pero la gran ventaja de los estilos es que se pueden crear hasta 4.000 distintos, personalizándolos. Abra el menú Formato, Estilo... En el cuadro Nombre de estilo escriba el nuevo nombre que desee darle al nuevo estilo y haga clic en el botón Modificar... Se le abrirá la ventana de formatos, desde donde podrá cambiar todos los parámetros o alguno de ellos según sus necesidades. Una vez acabe con los cambios, haga clic en el botón Aceptar y después en el botón Agregar. El nuevo estilo quedará guardado y podrá utilizarlo a partir de ese momento.

FORMATO CONDICIONAL

Otra de las posibilidades que brindan los formatos en Excel es crear una serie de criterios que cuando se cumplen, asignan un formato especificado automáticamente. Por ejemplo, seleccione una o más celdas y abra el menú Formato, Formato condicional... En el primer apartado, Valor de la celda, seleccione la acción que desea comparar. Según el tipo de contenido de la celda, será un valor constante -un número fijo, un texto- o una fórmula.

Para utilizar una fórmula como criterio, hay que empezar por escribir el signo igual ("=") en el siguiente apartado y el cálculo o fórmula que desee y cuyo resultado sea un valor lógico de verdadero o falso.

En el caso de un valor constante, los siguientes apartados despliegan un submenú donde especificar los datos que debe cumplir.

Después haga clic en el botón Formato y seleccione el nuevo formato, que se aplicará cuando se cumplan los requisitos que establezca.

Puede agregar hasta tres condiciones. Si ninguna condición es verdadera, no se cambiarán los formatos. Pero si se cumple más de una condición, sólo se aplicarán los cambios de formatos de la primera condición verdadera, aunque haya varias que lo sean.